Aquisições
O que pedir num concurso de software de horários
A maioria dos concursos de planeamento de horários pergunta exaustivamente sobre funcionalidades e quase nada sobre aquilo que determina se a implementação tem êxito. Eis uma lista de verificação que abrange ambos os aspetos.
Capacidade de planeamento
- É possível definir separadamente restrições rígidas e preferências flexíveis, e as preferências flexíveis são genuinamente otimizadas e não apenas toleradas?
- É possível bloquear sessões para que a geração automática funcione em torno de compromissos fixos?
- O que acontece quando o conjunto de restrições não admite uma solução completa — o sistema indica as sessões não atribuídas ou falha?
- Quanto tempo demora a regeneração para um horário do tamanho do nosso? Peça um valor, não um adjetivo.
- É possível gerar e comparar várias variantes antes de se optar por uma?
- O tempo de deslocação entre edifícios e campus é uma restrição real?
- A deteção de conflitos é feita ao nível do estudante individual ou apenas ao nível do grupo? Pergunte especificamente sobre os exames.
Dados e integração
- Que formatos de importação são suportados, e é possível combinar a importação automática com o ajuste manual?
- Existe uma API REST documentada para ligações de entrada e de saída? Peça para ver a documentação, não uma descrição dela.
- O fornecedor já fez a integração com o nosso sistema de informação de estudantes específico? Se não, qual é o processo de delimitação?
- O início de sessão único é suportado através do nosso fornecedor de identidade?
- Os nossos próprios sistemas podem ler os dados do horário em tempo real ou apenas através de exportação agendada?
A pergunta que a maioria dos concursos ignora
É aqui que as implementações consomem efetivamente tempo de calendário, e a maioria das matrizes de requisitos nem sequer a menciona.
- Os docentes podem introduzir diretamente a sua própria disponibilidade, através de um navegador, sem instalar nada?
- Essa disponibilidade submetida alimenta diretamente a geração, ou existe uma etapa de transcrição manual?
- Os administradores conseguem ver as taxas de preenchimento e enviar lembretes automáticos a quem não respondeu?
- Os docentes podem verificar o seu próprio horário antes de ser publicado?
Publicação e comunicação
- Que canais são suportados — web, iOS, Android, sinalética digital, feeds de calendário, PDF, Excel, email?
- Todos os canais leem de uma única fonte, ou existe uma etapa de sincronização que pode deixar um deles desatualizado?
- As aplicações móveis estão incluídas na licença e são gratuitas para um número ilimitado de estudantes?
- As páginas publicadas podem ostentar a nossa identidade visual, e isso está incluído ou é cobrado?
- As notificações de alterações são dirigidas às pessoas afetadas ou enviadas a todos?
Questões comerciais e de apoio que os concursos muitas vezes omitem
- Qual é a unidade de licenciamento — por utilizador, por estudante, por horário ou por módulo? Modele o custo à dimensão prevista para dentro de cinco anos, não à de hoje.
- Que módulos estão incluídos e quais são extensões pagas? Pergunte explicitamente sobre o planeamento de exames, a reserva de salas, as aplicações móveis e a API.
- O apoio está incluído na licença ou é um escalão à parte? Qual é o objetivo de tempo de resposta e existe um gestor de conta nomeado?
- Quem responde às questões técnicas de segunda linha — um serviço de apoio ou a equipa de desenvolvimento?
- As atualizações estão incluídas durante toda a vigência da licença?
- Qual é o encargo interno contínuo de TI após a entrada em funcionamento? Peça um cliente de referência de dimensão comparável e pergunte-lhe diretamente.
- Quais são as condições de saída — podemos exportar o nosso conjunto de dados completo num formato utilizável e a que custo?
Segurança e conformidade
- O fornecedor possui a certificação ISO/IEC 27001 ou equivalente para a gestão da segurança da informação?
- Os dados são cifrados em repouso e em trânsito, e qual é o regime de cópias de segurança?
- Está disponível a instalação local completa (on-premises) se os dados não puderem sair da nossa rede?
- Onde são alojados os dados, e podemos especificar uma região?
- O fornecedor preencherá o nosso questionário de segurança da informação e em que prazo?
Como utilizar isto
Pode transpor estas perguntas diretamente para a sua própria documentação de concurso. Responderemos a todas elas, para o Wise Timetable, por escrito, incluindo as incómodas, e preferimos que faça as mesmas perguntas a todos os fornecedores que estiver a considerar.
Marque uma chamada se quiser que percorramos a lista com base nos seus requisitos específicos.
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