Produs complementar
Wise Event Planner
Pentru instituții care găzduiesc conferințe și își închiriază spațiile, unde o solicitare trebuie să treacă prin mai multe persoane înainte de a deveni o rezervare confirmată cu factură atașată.
Un eveniment este un proces, nu o rezervare
O rezervare de sală este un singur act. Găzduirea unei conferințe externe nu este: cineva face o solicitare, se depun documente, o comisie le analizează, finanțele stabilesc prețul și abia apoi devine un eveniment confirmat. Tratat prin e-mail, acest proces pierde lucruri.
Wise Event Planner îl modelează explicit. Un eveniment trece prin unsprezece etape definite — New, Requested, Initialized, Documents Submitted, Documents in Review, Accepted, Accepted in Review, Confirmed, Pending, Rejected, Cancelled — fiecare cu propria culoare, astfel încât o listă de cincizeci de evenimente se citește dintr-o privire și nimeni nu trebuie să întrebe unde se află ceva.
Șase roluri, fiecare vede ce îi trebuie
Cele trei părți — administrarea și aprobarea de către gazdă, interfața pentru clienți și interfața pentru participanți — folosesc o singură bază de date, deci starea este corectă peste tot, iar evenimentele anterioare rămân ca istoric, nu arhivate într-o foaie de calcul.
- Administrator — personal, clienți, participanți, spații, documente, configurare și jurnale
- Planificatori de evenimente — gestionarea zilnică a rezervărilor de spații și a evenimentelor deschise
- Comitet științific — analizează documentația depusă și acceptă sau respinge pe criterii academice
- Finanțe — partea de bani: tarife de închiriere, reduceri și cât valorează fiecare eveniment
- Clienți — organizatorii externi, care rezervă spații și își gestionează propriile evenimente fără a li se da libertate în tot sistemul
- Participanți — care se înscriu la un eveniment și își văd propriul calendar
Spațiile ca inventar vandabil
Spațiile poartă atributele despre care întreabă de fapt cel care închiriază: suprafață, capacitate maximă, tarif de închiriere, tarif de reducere, opțiuni de amenajare — stil teatru, sală de clasă și așa mai departe — dotările incluse, precum microfoane și videoconferință, și o fotografie. Clienții externi le răsfoiesc înainte de a face o solicitare, ceea ce elimină o rundă de e-mailuri înainte să înceapă.
Furnizorii înregistrați, categoriile de utilizatori, grupurile de utilizatori, naționalitatea, țara și profesia sunt toate întreținute central, iar fiecare modificare este înregistrată într-un jurnal de utilizatori și într-un jurnal de evenimente.
Vedeți Wise Event Planner cu ochii dumneavoastră
Spuneți-ne cum planifică organizația dumneavoastră astăzi și vă vom arăta Wise Event Planner rulând pe acel caz, nu un set de date de demonstrație ales ca software-ul să arate bine.