Begleitprodukt
Wise Event Planner
Für Einrichtungen, die Konferenzen ausrichten und ihre Veranstaltungsorte vermieten, wo eine Anfrage durch mehrere Personen laufen muss, bevor daraus eine bestätigte Buchung mit angehängter Rechnung wird.
Eine Veranstaltung ist ein Prozess, keine Reservierung
Eine Raumbuchung ist ein einzelner Vorgang. Eine externe Konferenz auszurichten ist es nicht: Jemand fragt an, Unterlagen werden eingereicht, ein Ausschuss prüft sie, die Finanzabteilung kalkuliert den Preis, und erst dann wird daraus eine bestätigte Veranstaltung. Per E-Mail abgewickelt, verliert dieser Prozess Dinge.
Wise Event Planner bildet ihn ausdrücklich ab. Eine Veranstaltung durchläuft elf definierte Phasen — New, Requested, Initialized, Documents Submitted, Documents in Review, Accepted, Accepted in Review, Confirmed, Pending, Rejected, Cancelled —, jede mit eigener Farbe, sodass eine Liste von fünfzig Veranstaltungen auf einen Blick lesbar ist und niemand fragen muss, wo etwas steht.
Sechs Rollen, jede sieht, was sie braucht
Die drei Teile — Verwaltung und Genehmigung durch den Gastgeber, die Kundenoberfläche und die Teilnehmeroberfläche — teilen sich eine Datenbank, sodass der Status überall stimmt und frühere Veranstaltungen als Verlauf erhalten bleiben, statt in eine Tabellenkalkulation ausgelagert zu werden.
- Administrator — Personal, Kunden, Teilnehmende, Veranstaltungsräume, Dokumente, Konfiguration und die Protokolle
- Veranstaltungsplaner — die tägliche Bearbeitung von Raumbuchungen und offenen Veranstaltungen
- Wissenschaftlicher Ausschuss — prüft eingereichte Unterlagen und nimmt sie aus akademischen Gründen an oder lehnt sie ab
- Finanzen — die Geldseite: Mietpreise, Rabatte und was jede Veranstaltung wert ist
- Kunden — die externen Veranstaltenden, die Räume buchen und ihre eigenen Veranstaltungen verwalten, ohne freien Zugang zum System zu erhalten
- Teilnehmende — die sich für eine Veranstaltung anmelden und ihren eigenen Kalender sehen
Veranstaltungsräume als verkaufbarer Bestand
Veranstaltungsräume tragen die Merkmale, nach denen ein Mieter tatsächlich fragt: Fläche, maximale Kapazität, Mietpreis, Rabattsatz, Bestuhlungsoptionen — Theaterbestuhlung, Klassenraum und so weiter —, die enthaltene Ausstattung wie Mikrofone und Videokonferenz sowie ein Foto. Externe Kunden stöbern darin, bevor sie anfragen, was eine Runde E-Mails erspart, bevor sie beginnt.
Registrierte Lieferanten, Benutzerkategorien, Benutzergruppen, Staatsangehörigkeit, Land und Beruf werden zentral gepflegt, und jede Änderung wird in einem Benutzerprotokoll und einem Ereignisprotokoll festgehalten.
Wise Event Planner selbst ansehen
Sagen Sie uns, wie Ihre Organisation heute plant, und wir zeigen Ihnen Wise Event Planner genau damit im Einsatz, statt eines Demodatensatzes, der so gewählt ist, dass die Software gut aussieht.