Produit complémentaire
Wise Event Planner
Pour les établissements qui accueillent des congrès et louent leurs lieux, où une demande doit passer par plusieurs personnes avant de devenir une réservation confirmée avec une facture jointe.
Un événement est un processus, pas une réservation
Une réservation de salle est un acte unique. Accueillir un congrès externe ne l'est pas : quelqu'un se renseigne, des documents sont soumis, un comité les examine, la finance le chiffre, et ce n'est qu'alors qu'il devient un événement confirmé. Géré par e-mail, ce processus perd des choses.
Wise Event Planner le modélise explicitement. Un événement passe par onze étapes définies — New, Requested, Initialized, Documents Submitted, Documents in Review, Accepted, Accepted in Review, Confirmed, Pending, Rejected, Cancelled — chacune avec sa propre couleur, de sorte qu'une liste de cinquante événements se lit d'un coup d'œil et que personne n'a à demander où en est quelque chose.
Six rôles, chacun voyant ce dont il a besoin
Les trois parties — administration et approbation côté hôte, interface client et interface participant — partagent une seule base de données, de sorte que le statut est exact partout et que les événements passés restent comme historique plutôt que d'être archivés dans un tableur.
- Administrateur — personnel, clients, participants, lieux, documents, configuration et journaux
- Organisateurs d'événements — la gestion quotidienne des réservations de lieux et des événements ouverts
- Comité scientifique — examine la documentation soumise et accepte ou rejette sur des critères académiques
- Finance — le côté argent : tarifs de location, remises et ce que vaut chaque événement
- Clients — les organisateurs externes, qui réservent des lieux et gèrent leurs propres événements sans qu'on leur donne libre accès au système
- Participants — qui s'inscrivent à un événement et voient leur propre calendrier
Les lieux comme inventaire vendable
Les lieux portent les attributs sur lesquels un locataire pose réellement des questions : surface, capacité maximale, tarif de location, taux de remise, options d'aménagement — style théâtre, salle de classe, etc. — les équipements inclus, tels que microphones et visioconférence, et une photographie. Les clients externes les parcourent avant de se renseigner, ce qui supprime un échange d'e-mails avant qu'il ne commence.
Fournisseurs enregistrés, catégories d'utilisateurs, groupes d'utilisateurs, nationalité, pays et profession sont tous gérés de manière centralisée, et chaque modification est consignée dans un journal des utilisateurs et un journal des événements.
Voir Wise Event Planner par vous-même
Dites-nous comment votre organisation planifie aujourd'hui et nous vous montrerons Wise Event Planner fonctionner sur cette base, plutôt qu'un jeu de données de démonstration choisi pour mettre le logiciel en valeur.