Kompletterande produkt
Wise Event Planner
För lärosäten som är värdar för konferenser och hyr ut sina lokaler, där en förfrågan måste passera flera personer innan den blir en bekräftad bokning med en faktura bifogad.
Ett evenemang är en process, inte en reservation
En salsbokning är en enda handling. Att vara värd för en extern konferens är det inte: någon frågar, dokument lämnas in, en kommitté granskar dem, ekonomi sätter pris, och först därefter blir det ett bekräftat evenemang. Hanteras det i e-post tappar processen saker.
Wise Event Planner modellerar det uttryckligen. Ett evenemang går igenom elva definierade steg — Nytt, Begärt, Initierat, Dokument inlämnade, Dokument under granskning, Godkänt, Godkänt under granskning, Bekräftat, Väntande, Avslaget, Avbokat — vart och ett med sin egen färg, så att en lista med femtio evenemang går att läsa med en blick och ingen behöver fråga var något står.
Sex roller, var och en ser det den behöver
De tre delarna — värdens administration och godkännande, kundgränssnittet och deltagargränssnittet — delar en databas, så att status är korrekt överallt och tidigare evenemang finns kvar som historik i stället för att arkiveras bort i ett kalkylblad.
- Administratör — personal, kunder, deltagare, lokaler, dokument, konfiguration och loggarna
- Evenemangsplanerare — den dagliga hanteringen av lokalbokningar och pågående evenemang
- Vetenskaplig kommitté — granskar inlämnad dokumentation och godkänner eller avslår på akademiska grunder
- Ekonomi — den ekonomiska sidan: hyressatser, rabatter och vad varje evenemang är värt
- Kunder — de externa arrangörerna, som bokar lokaler och hanterar sina egna evenemang utan att få fritt tillträde till systemet
- Deltagare — som anmäler sig till ett evenemang och ser sin egen kalender
Lokaler som säljbart lager
Lokaler har de egenskaper som en hyresgäst faktiskt frågar efter: golvyta, maximal kapacitet, hyressats, rabattsats, uppställningsalternativ — teaterstil, klassrum och så vidare — de ingående faciliteterna, såsom mikrofoner och videokonferens, och ett fotografi. Externa kunder bläddrar bland dem innan de hör av sig, vilket tar bort en omgång e-post innan den ens börjar.
Registrerade leverantörer, användarkategorier, användargrupper, nationalitet, land och yrke underhålls centralt, och varje ändring registreras i en användarlogg och en händelselogg.
Se Wise Event Planner själva
Berätta hur er organisation schemalägger i dag så visar vi Wise Event Planner i drift mot just det, i stället för ett demonstrationsdataset som valts för att få programvaran att se bra ut.