Producto complementario
Wise Event Planner
Para instituciones que acogen conferencias y alquilan sus recintos, donde una consulta tiene que pasar por varias personas antes de convertirse en una reserva confirmada con una factura adjunta.
Un evento es un proceso, no una reserva
Reservar un aula es un solo acto. Acoger una conferencia externa no: alguien consulta, se presentan documentos, un comité los revisa, finanzas lo presupuesta y solo entonces se convierte en un evento confirmado. Manejado por correo, ese proceso pierde cosas.
Wise Event Planner lo modela de forma explícita. Un evento pasa por once etapas definidas — Nuevo, Solicitado, Iniciado, Documentos presentados, Documentos en revisión, Aceptado, Aceptado en revisión, Confirmado, Pendiente, Rechazado, Cancelado — cada una con su propio color, de modo que una lista de cincuenta eventos se lee de un vistazo y nadie tiene que preguntar en qué punto está algo.
Seis roles, cada uno ve lo que necesita
Las tres partes — administración y aprobación del anfitrión, interfaz del cliente e interfaz del participante — comparten una base de datos, de modo que el estado es exacto en todas partes y los eventos anteriores quedan como historial y no archivados en una hoja de cálculo.
- Administrador — personal, clientes, participantes, recintos, documentos, configuración y los registros
- Planificadores de eventos — el manejo diario de reservas de recintos y eventos abiertos
- Comité científico — revisa la documentación presentada y acepta o rechaza por razones académicas
- Finanzas — el lado del dinero: tarifas de alquiler, descuentos y cuánto vale cada evento
- Clientes — los organizadores externos, que reservan recintos y gestionan sus propios eventos sin tener la llave de todo el sistema
- Participantes — quienes se inscriben en un evento y ven su propio calendario
Recintos como inventario vendible
Los recintos llevan los atributos que realmente pregunta quien alquila: superficie, capacidad máxima, tarifa de alquiler, tarifa de descuento, opciones de montaje — estilo teatro, aula, etc. — las instalaciones incluidas, como micrófonos y videoconferencia, y una fotografía. Los clientes externos los consultan antes de preguntar, lo que elimina una ronda de correos antes de empezar.
Los proveedores registrados, las categorías de usuario, los grupos de usuarios, la nacionalidad, el país y la profesión se mantienen de forma central, y cada cambio queda registrado en un registro de usuarios y en un registro de eventos.
Vea Wise Event Planner por sí mismo
Cuéntenos cómo programa hoy su organización y le mostraremos Wise Event Planner funcionando sobre eso, y no un conjunto de datos de demostración elegido para que el software luzca bien.