Prodotto complementare
Wise Event Planner
Per le istituzioni che ospitano convegni e affittano le proprie sedi, dove una richiesta deve passare per più persone prima di diventare una prenotazione confermata con una fattura allegata.
Un evento è un processo, non una prenotazione
La prenotazione di un’aula è un singolo atto. Ospitare un convegno esterno non lo è: qualcuno fa una richiesta, vengono presentati documenti, un comitato li esamina, l’ufficio finanziario formula il prezzo e solo allora diventa un evento confermato. Gestito per e-mail, questo processo perde dei pezzi.
Wise Event Planner lo modella in modo esplicito. Un evento attraversa undici fasi definite — New, Requested, Initialized, Documents Submitted, Documents in Review, Accepted, Accepted in Review, Confirmed, Pending, Rejected, Cancelled — ciascuna con un proprio colore, così un elenco di cinquanta eventi si legge a colpo d’occhio e nessuno deve chiedere a che punto sia qualcosa.
Sei ruoli, ciascuno vede ciò che gli serve
Le tre parti — amministrazione e approvazione dell’ente ospitante, interfaccia per i clienti e interfaccia per i partecipanti — condividono un unico database, quindi lo stato è accurato ovunque e gli eventi precedenti restano come storico anziché essere archiviati in un foglio di calcolo.
- Amministratore — personale, clienti, partecipanti, sedi, documenti, configurazione e registri
- Organizzatori di eventi — la gestione quotidiana delle prenotazioni di sedi e degli eventi aperti
- Comitato scientifico — esamina la documentazione presentata e accetta o respinge per motivi accademici
- Ufficio finanziario — il lato economico: tariffe di affitto, sconti e che cosa vale ciascun evento
- Clienti — gli organizzatori esterni, che prenotano sedi e gestiscono i propri eventi senza avere libero accesso al sistema
- Partecipanti — che si iscrivono a un evento e vedono il proprio calendario
Sedi come inventario vendibile
Le sedi riportano gli attributi che chi affitta chiede davvero: superficie, capienza massima, tariffa di affitto, tariffa di sconto, opzioni di allestimento — a teatro, ad aula e così via — le dotazioni incluse, come microfoni e videoconferenza, e una fotografia. I clienti esterni le consultano prima di fare richiesta, il che elimina un giro di e-mail prima ancora che inizi.
Fornitori registrati, categorie di utenti, gruppi di utenti, nazionalità, paese e professione sono tutti gestiti centralmente, e ogni modifica viene registrata in un registro utenti e in un registro eventi.
Vedete Wise Event Planner con i Vostri occhi
Diteci come pianifica oggi la Vostra organizzazione e Vi mostreremo Wise Event Planner in funzione su quei dati, anziché su un set di dati dimostrativo scelto per far apparire il software sotto la luce migliore.