Produto complementar
Wise Event Planner
Para instituições que acolhem conferências e alugam os seus espaços, onde um pedido tem de passar por várias pessoas antes de se tornar uma reserva confirmada com uma fatura anexada.
Um evento é um processo, não uma reserva
Uma reserva de sala é um único ato. Acolher uma conferência externa não é: alguém pede informações, são submetidos documentos, uma comissão revê-os, as finanças calculam o preço e só então se torna um evento confirmado. Tratado por email, esse processo perde coisas.
O Wise Event Planner modela-o explicitamente. Um evento passa por onze fases definidas — New, Requested, Initialized, Documents Submitted, Documents in Review, Accepted, Accepted in Review, Confirmed, Pending, Rejected, Cancelled — cada uma com a sua própria cor, de modo que uma lista de cinquenta eventos se lê de relance e ninguém tem de perguntar em que ponto algo se encontra.
Seis funções, cada uma vendo o que precisa
As três partes — administração e aprovação da instituição anfitriã, a interface do cliente e a interface do participante — partilham uma só base de dados, pelo que o estado é exato em todo o lado e os eventos anteriores ficam como histórico em vez de serem arquivados numa folha de cálculo.
- Administrador — pessoal, clientes, participantes, espaços, documentos, configuração e registos
- Planeadores de eventos — o tratamento diário das reservas de espaços e dos eventos em aberto
- Comissão científica — revê a documentação submetida e aceita ou rejeita por razões académicas
- Finanças — o lado do dinheiro: tarifas de aluguer, descontos e o valor de cada evento
- Clientes — os organizadores externos, que reservam espaços e gerem os seus próprios eventos sem lhes ser dado livre acesso ao sistema
- Participantes — que se inscrevem num evento e veem o seu próprio calendário
Espaços como inventário vendável
Os espaços têm os atributos sobre os quais quem aluga realmente pergunta: área, capacidade máxima, tarifa de aluguer, tarifa de desconto, opções de montagem — estilo teatro, sala de aula, etc. — as instalações incluídas, como microfones e videoconferência, e uma fotografia. Os clientes externos consultam-nos antes de pedir informações, o que elimina uma ronda de emails antes de ela começar.
Fornecedores registados, categorias de utilizadores, grupos de utilizadores, nacionalidade, país e profissão são todos mantidos centralmente, e cada alteração é registada num registo de utilizadores e num registo de eventos.
Veja o Wise Event Planner por si mesmo
Diga-nos como a sua organização planeia hoje e mostraremos o Wise Event Planner a funcionar sobre isso, e não um conjunto de dados de demonstração escolhido para fazer o software parecer bom.