Finansijska pomoć
Popusti i stipendije kao pravila, oslobađanja od naknada uz četiri oka, povrati i pomoć isplaćena putem SEPA.
Novac i osoblje
Finansije
Wise Ed sam izdaje račune, usklađuje uplate s njima i svako razdoblje predaje računovođi ustanove. Zaduženja nastaju iz onoga što se desilo — upis, plaćen ispitni pokušaj, potvrda, zahtjev — a popusti, stipendije, povrati i isplaćena pomoć stoje pored njih pod istim pravilima.
- Brojevi računa bez praznina
- QR kod za uplatu na svakom računu
- Uplate se same pronalaze u bankovnom izvodu
Šta radi
- Zaduženja iz onoga što se desilo. Godišnja školarina u ratama, iz upisa i godišnjeg cjenika; plaćen ispitni pokušaj, podignut kada modul ispita to zatraži; potvrda; naknada zahtjeva; ili ručno unesen redak.
- Cjenik po godini, u kojem je cijena studenta redak koji mu najtačnije odgovara — prvo program, zatim godina, oblik i vrsta studija — i planovi rata čiji se udjeli zbrajaju na 100 %.
- Zaduživanje cijele godine odjednom, prethodno s pregledom, a računi za rate koje su dospjele izdaju se u jednom koraku: jedan račun po platitelju.
- Firma može platiti za svoje studente. Poslodavac, sponzor ili ministarstvo se postavlja jednom i bira na računu studenta. Sa stranice platitelja služba izdaje jedan račun za sva otvorena zaduženja njegovih studenata za razdoblje — prvo se kaže koliko ih je i koliko iznose, zatim se izdaje.
- Račun jednog studenta na jednoj stranici: zaduženja, računi, uplate i stanje.
- Valuta, PDV i načini plaćanja po ustanovi. Valuta dolazi iz države ustanove i ostaje na svakom izdatom računu. Ustanova kaže je li obveznik PDV-a, koje stope nudi i koja se klauzula o oslobođenju štampa, riječima svog računovođe.
Računi koji ostaju onakvi kakvi su izdati
Račun može čitati inspektor godinama kasnije, pa se izdaje jednom i nikada ne prepisuje.
- Brojevi bez praznina. Nacrt nema broja. Broj se daje kada se račun izda, pa dva referenta koja pritisnu Izdaj u istoj sekundi dobijaju uzastopne brojeve, a korak koji propadne na pola puta ne ostavlja prazninu.
- Izdan račun se nikada ne briše niti mijenja. Greška se ispravlja odobrenjem (knjižnom obavijesti), koje ima vlastitu seriju i umanjuje ili poništava račun koji imenuje.
- Jedna serija računa, jedan izdavatelj i jedan IBAN po ustanovi, koliko god kampusa imala.
- QR kod za uplatu na svakom računu. Uplatnica države ustanove, s QR kodom i punim štampanim obrascem; za ustanovu u eurozoni EPC QR koji čita svaka SEPA bankarska aplikacija; u Srbiji IPS QR. Bankarska aplikacija platitelja ga čita, pa se poziv na broj ne može pogrešno upisati.
- HUB-3 za hrvatsku ustanovu. Njeni računi nose HUB-3 uplatnicu s PDF417 barkodom — obrazac HUB 3A štampan na računu, ili samo barkod — koji skeniraju hrvatske bankarske aplikacije; umjesto toga se može izabrati EPC QR.
- E-račun u nacionalnom formatu za firme i javna tijela, elektronski potpisan (XAdES-BES) vlastitim kvalificiranim certifikatom ustanove — učitanim jednom u postavkama financija, s upozorenjem 30 dana prije isteka — zatim preuzet kao XML i proslijeđen od službe.
Od bankovnog izvoda do računovođe
Izvod stiže
Preuzet iz e-bankarstva kao camt.053 (ISO 20022). Transakcija koja je već uvezena se prepoznaje i ne dodaje dvaput.
Uplate pronalaze svoje račune
Prema pozivu na broj, zatim prema broju računa u tekstu, zatim prema iznosu i imenu. Uplata koja odgovara nekoliko računa, ili nijednom, čeka u radnoj listi; preplata se čuva kao kredit za sljedeći račun.
Što je dospjelo, navedeno je
Najduže dospjelo prvo, s opomenama pripremljenim kao jedan PDF za označene račune, svaka opomena s vlastitim kôdom za uplatu. Služba ih štampa ili šalje; iz Wise Ed se ništa ne šalje.
Razdoblje ide računovođi
Računi, stavke računa i uplate razdoblja kao CSV ili Excel, te datoteke za računovodstveni program ustanove (ERP) s njegovim kontima i mjestima troška. Izvoz lista u datoteke je posebno pravo u ulogama ustanove, a svaki izvoz se bilježi.
Finansijska pomoć
Popusti, stipendije, oslobođenja od naknada i isplate su poseban modul, pored Financija.
- Popusti i stipendije dodaju svoje umanjenje kao zaseban redak na računu; oslobođenja od naknada smanjuju dugovano, uz odobrenje na izdanom računu; isplate vraćaju studentu kredit ili pomoć putem SEPA datoteke. Nijedno od toga ne dotiče izdan račun. Vidi Finansijska pomoć.
Ko šta duguje, po studentu i po kohorti
- Stanja godine, jedan redak po upisanom studentu: dugovano po njegovim računima, od toga dospjelo, zaduženo ali još nefakturisano, njegov kredit i stanje — sužena po programu, godini, obliku, kohorti, upisnom roku i kampusu, s ukupnim iznosima cijelog filtera i tabelom po programu i kohorti.
- Godina u brojkama: zaduženo, popusti i stipendije, oslobođeno, fakturisano, odobreno, primljeno, još otvoreno i dospjelo — mjesec po mjesec.
- Ono što firma ili sponzor duguje za studenta je dug firme, računa se odvojeno, nikada u stanju studenta.
- Zaduženja po upisnom roku i kohorti. Zaduživanje cijele godine odjednom može se suziti na jedan upisni rok ili jednu kohortu, a cjenik se može razlikovati po upisnom roku.
Ko šta vidi
- Studenti vide svoje račune na studentskom portalu, s QR kodom za plaćanje.
- Firma koja plaća vidi račune adresirane na nju, s kôdom za uplatu i opomenama, putem pristupa trećih strana.
- Više kampusa. U ustanovi s dva kampusa ili više, svaka lista financija i ekran ERP-a mogu se suziti na kampus, a ukupni iznosi slijede. Referent čija je uloga ograničena na kampus vidi i radi samo sa studentima tog kampusa — provjereno na serveru, a ne samo na ekranu.
- Svaka izmjena je zabilježena: svaki račun, uplata i zaduženje čuva vlastitu historiju.
Postavljanje sa Vašom školom
- Plaćanje karticom online i fiskalno verifikovana kasa uređuju se s vlastitim pružateljem usluga plaćanja i kasom ustanove. Wise Ed bilježi svaku uplatu primljenu gotovinom ili karticom, a ekran kaže kada je za gotovinsku uplatu potrebna kasa.
- Slanje e-računa ide preko banke ustanove ili pružatelja e-računa: služba preuzima potpisani XML. Certifikat je datoteka .p12 ili .pfx.
- Uplatnica i format e-računa vaše države dio su postavljanja Wise Ed u vašoj ustanovi: prilagođava se formatima svake države u kojoj je integrisan. Vidi postavljanje s vašom ustanovom.
Pitanja o financijama
Izdaje li račune, ili ih samo prati?
Izdaje ih: vlastita numeracija bez praznina, PDF s QR kodom za uplatu, uplate usklađene iz bankovnog izvoda, odobrenja za greške, te računi i uplate razdoblja izvezeni za računovođu.
Može li firma dobiti jedan račun za sve svoje studente?
Može. Firma se postavlja jednom kao platitelj i bira na računima svojih studenata; njihova zaduženja se tada fakturišu njoj, a služba izdaje jedan račun za razdoblje, jedan redak po zaduženju s imenom studenta.
Šta se dešava s uplatom koju niko ne može uskladiti?
Čeka u radnoj listi. Služba vidi račune kojima bi mogla pripadati — isti iznos, ili kupac čije ime dijeli riječ s imenom platitelja — i usklađuje je ručno.
Mogu li studenti platiti karticom?
Mogu, online, putem vlastitog pružatelja usluga plaćanja ustanove, dogovorenog pri uvođenju Wise Ed. Mogu platiti i bankovnim prijenosom, s QR koda na računu, koji popunjava cijelu uplatu.
Radi zajedno sa
Svaki modul radi samostalno. Ovo su oni s kojima radi više.
Prijem i upis
Konkursi, prijave, rangiranje, online obrazac za upis i potvrde.
Ispiti i ocjene
Ispitni zapisnici, online unos ocjena, pravila koja kažu zašto, potpisivanje i prijepis ocjena.
Pristup trećih strana
Roditelji, platitelji i sponzori, svako vidi samo ono što student dopusti.
Zahtjevi i odluke
Zahtjevi studenata s prilozima, na koje se odgovara numeriranim odlukama.
Kampusi
Više lokacija u jednoj školi: studenti, studijski programi, dokumenti i prava po kampusu.
Pogledajte Wise Ed na Vašoj školi
Rezervirajte online prezentaciju. Proći ćemo kroz to kako Vaša studentska služba radi danas i pokazati isti posao u Wise Ed — s Vašim studijskim programima, a ne s demonstracijskim skupom podataka.