Apoio financeiro
Descontos e bolsas como regras, isenções de propinas com dupla validação, reembolsos e apoios pagos por SEPA.
Finanças e pessoal
Finanças
O Wise Ed emite ele próprio as faturas, associa-lhes os pagamentos e entrega cada período ao contabilista da instituição. Os encargos resultam do que aconteceu — uma matrícula, uma tentativa de exame paga, um certificado, um pedido — e descontos, bolsas, reembolsos e apoios pagos ficam ao lado deles, com as mesmas regras.
- Números de fatura sem lacunas
- Um código QR de pagamento em cada fatura
- Pagamentos encontrados sozinhos no extrato bancário
O que faz
- Encargos a partir do que aconteceu. As propinas do ano em prestações, a partir das matrículas e da tabela de preços do ano; uma tentativa de exame paga, lançada quando o módulo de exames o pede; um certificado; a taxa de um pedido; ou uma linha escrita à mão.
- Uma tabela de preços por ano, em que o preço de um estudante é a linha que melhor lhe corresponde — primeiro o curso, depois o ano, o regime e o tipo de estudos — e planos de prestações cujas parcelas somam 100 %.
- Cobrar um ano de uma só vez, com uma pré-visualização primeiro, e as faturas das prestações já vencidas emitidas num só passo: uma fatura por pagador.
- Uma empresa pode pagar pelos seus estudantes. Uma entidade patronal, um patrocinador ou um ministério é configurado uma vez e escolhido na conta de um estudante. A partir da página do pagador, a secretaria emite uma única fatura com todos os encargos em aberto dos seus estudantes num período — informada primeiro de quantos e de quanto, e depois emitida.
- A conta de um estudante numa só página: encargos, faturas, pagamentos e o saldo.
- Moeda, IVA e formas de pagamento por instituição. A moeda vem do país da instituição e permanece em cada fatura emitida. A instituição indica se é sujeito passivo de IVA, que taxas oferece e que cláusula de isenção é impressa, nas palavras do seu contabilista.
Faturas que ficam como foram emitidas
Uma fatura pode ser lida por um inspetor anos mais tarde, pelo que é emitida uma vez e nunca reescrita.
- Números sem lacunas. Um rascunho não tem número. O número é atribuído quando a fatura é emitida, pelo que dois funcionários que carreguem em Emitir no mesmo segundo recebem números consecutivos, e um passo que falhe a meio não deixa lacuna.
- Uma fatura emitida nunca é apagada nem alterada. Um erro corrige-se com uma nota de crédito, que tem a sua própria série e reduz ou anula a fatura que nomeia.
- Uma série de faturas, um emitente e um IBAN por instituição, por muitos campus que tenha.
- Um código QR de pagamento em cada fatura. O talão de pagamento do país da instituição, com o seu código QR e o formulário impresso completo; para uma instituição na zona euro, o EPC QR que qualquer aplicação bancária SEPA lê; na Sérvia, o IPS QR. A aplicação bancária do pagador lê-o, pelo que a referência não pode ser escrita mal.
- HUB-3 para uma instituição croata. As suas faturas levam o talão de pagamento HUB-3 com o seu código de barras PDF417 — o formulário HUB 3A impresso na fatura, ou apenas o código de barras — que as aplicações bancárias croatas leem; pode escolher-se o EPC QR em alternativa.
- Uma fatura eletrónica no formato nacional para empresas e entidades públicas, assinada eletronicamente (XAdES-BES) com o certificado qualificado da própria instituição — carregado uma vez nas definições de finanças, com um aviso 30 dias antes de expirar — e depois descarregada como XML e transmitida pela secretaria.
Do extrato bancário ao contabilista
O extrato chega
Descarregado do e-banking como camt.053 (ISO 20022). Uma transação já importada é reconhecida e não é acrescentada duas vezes.
Os pagamentos encontram as suas faturas
Pela referência, depois por um número de fatura no texto, depois pelo montante e pelo nome. Um pagamento que corresponda a várias faturas, ou a nenhuma, aguarda na fila de trabalho; um pagamento a mais é mantido como crédito para a fatura seguinte.
O que está em atraso é listado
Primeiro o que está em atraso há mais tempo, com cartas de lembrete preparadas num único PDF para as faturas selecionadas, cada carta com o seu próprio código de pagamento. A secretaria imprime-as ou envia-as; o Wise Ed não envia nada.
O período vai para o contabilista
Faturas, linhas de faturas e pagamentos de um período em CSV ou Excel, e ficheiros para o programa de contabilidade (ERP) da instituição com as suas contas e centros de custo. Extrair listas sob a forma de ficheiros é um direito próprio dos perfis da instituição, e cada exportação fica registada.
Apoio financeiro
Descontos, bolsas, dispensas de taxas e pagamentos a estudantes são um módulo próprio, ao lado de Finanças.
- Descontos e bolsas acrescentam a sua redução como linha própria na fatura; as dispensas de taxas reduzem o que é devido, com uma nota de crédito numa fatura emitida; os pagamentos a estudantes devolvem um crédito ou um apoio ao estudante através de um ficheiro SEPA. Nenhum deles toca numa fatura emitida. Ver Apoios financeiros.
Quem deve o quê, por estudante e por coorte
- Saldos do ano, uma linha por estudante matriculado: o que deve nas suas faturas, do qual em atraso, o que está cobrado mas ainda não faturado, o seu crédito e o saldo — filtrados por curso, ano, regime, coorte, admissão e campus, com os totais de todo o filtro e uma tabela por curso e coorte.
- O ano em números: cobrado, descontos e bolsas, dispensado, faturado, creditado, recebido, ainda em aberto e em atraso — mês a mês.
- O que uma empresa ou patrocinador deve por um estudante é dívida da empresa, contada à parte, nunca no saldo do estudante.
- Encargos por admissão e coorte. Cobrar um ano de uma só vez pode restringir-se a uma admissão ou a uma coorte, e uma tabela de preços pode diferir por admissão.
Quem vê o quê
- Os estudantes veem as suas faturas no portal do estudante, com o código QR de pagamento para pagar.
- Uma empresa que paga vê as faturas que lhe são dirigidas, com o código de pagamento e os lembretes, através do acesso de terceiros.
- Vários campus. Numa instituição com dois ou mais campus, todas as listas de finanças e o ecrã do ERP podem ser restringidos a um campus, e os totais acompanham. Um funcionário cujo perfil está limitado a um campus vê e trabalha apenas com os estudantes desse campus — verificado no servidor, não apenas no ecrã.
- Cada alteração fica registada: cada fatura, pagamento e encargo mantém o seu próprio histórico.
Configuração com a sua escola
- O pagamento por cartão em linha e uma caixa registadora fiscalmente verificada são tratados com o prestador de pagamentos e a caixa da própria instituição. O Wise Ed regista cada pagamento recebido em numerário ou por cartão, e o ecrã indica quando um recibo em numerário precisa da caixa registadora.
- O envio de faturas eletrónicas faz-se através do banco da instituição ou do prestador de faturação eletrónica: a secretaria descarrega o XML assinado. O certificado é um ficheiro .p12 ou .pfx.
- O talão de pagamento e o formato de fatura eletrónica do seu país fazem parte da configuração do Wise Ed na sua instituição: adapta-se aos formatos de todos os países onde está integrado. Ver configurar com a sua instituição.
Perguntas sobre finanças
Emite faturas, ou apenas as acompanha?
Emite-as: com numeração própria sem lacunas, um PDF com código QR de pagamento, os pagamentos conciliados a partir do extrato bancário, notas de crédito para os erros, e as faturas e os pagamentos de um período exportados para o contabilista.
Uma empresa pode receber uma só fatura por todos os seus estudantes?
Sim. A empresa é configurada uma vez como pagador e escolhida nas contas dos seus estudantes; os encargos destes são então faturados a ela, e a secretaria emite uma fatura por período, uma linha por encargo com o nome do estudante.
O que acontece a um pagamento que ninguém consegue associar?
Aguarda na fila de trabalho. A secretaria vê as faturas a que poderá pertencer — o mesmo montante, ou um comprador cujo nome partilha uma palavra com o do pagador — e associa-o manualmente.
Os estudantes podem pagar com cartão?
Sim, em linha, através do prestador de pagamentos da própria instituição, acordado quando o Wise Ed é introduzido. Podem também pagar por transferência bancária, a partir do código QR da fatura, que preenche todo o pagamento.
Funciona com
Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.
Admissão e matrícula
Concursos, candidaturas, seriação, formulário de matrícula online e certificados.
Exames e notas
Registos de exames, lançamento de notas online, regras que explicam o porquê, validação e histórico académico.
Acesso de terceiros
Pais, pagadores e patrocinadores, cada um vendo apenas o que o estudante permite.
Pedidos e decisões
Pedidos dos estudantes com anexos, respondidos com decisões numeradas.
Campi
Vários locais numa só escola: estudantes, programas, documentos e direitos por campus.
Veja o Wise Ed na sua escola
Marque uma apresentação online. Mostramos como funciona hoje a sua secretaria académica e o mesmo trabalho no Wise Ed, com os seus programas, não com dados de demonstração.