Ajutor financiar
Reduceri și burse sub formă de reguli, scutiri de taxe cu dublă aprobare, rambursări și ajutor plătit prin SEPA.
Bani și personal
Finanțe
Wise Ed emite singur facturile, potrivește plățile cu ele și predă fiecare perioadă contabilului școlii. Taxele provin din ce s-a întâmplat — o înscriere, un examen plătit, un certificat, o cerere — iar reducerile, bursele, scutirile, rambursările și ajutoarele plătite stau alături, sub aceleași reguli.
- Numere de factură fără goluri
- Cod QR de plată pe fiecare factură
- Plăți găsite singure în extrasul de cont
Ce face
- Taxe din ce s-a întâmplat. Taxa de școlarizare a anului în rate, din înscrieri și din lista de prețuri a anului; un examen plătit, generat când o cere modulul de examene; un certificat; taxa unei cereri; sau o linie scrisă manual.
- O listă de prețuri pe an, în care prețul unui student este linia care i se potrivește cel mai exact — mai întâi programul de studii, apoi anul, forma și felul studiilor — și planuri de rate ale căror părți însumează 100 %.
- Taxarea unui an dintr-o dată, mai întâi cu previzualizare, iar facturile pentru ratele scadente sunt emise într-un singur pas: o factură pe plătitor.
- O firmă poate plăti pentru studenții ei. Un angajator, un sponsor sau un minister se configurează o dată și se alege în contul unui student. Din pagina plătitorului secretariatul emite o singură factură pentru toate taxele deschise ale studenților lui dintr-o perioadă — mai întâi i se spune câte și cât, apoi se emite.
- Contul unui student pe o singură pagină: taxe, facturi, plăți și sold.
- Moneda, TVA-ul și modurile de plată pe școală. Moneda provine din țara școlii și rămâne pe fiecare factură emisă. Școala spune dacă este plătitoare de TVA, ce cote oferă și ce clauză de scutire se tipărește, în cuvintele contabilului ei.
Facturi care rămân așa cum au fost emise
O factură poate fi citită de un inspector peste ani, deci este emisă o singură dată și nu se rescrie niciodată.
- Numere fără goluri. O ciornă nu are număr. Numărul se dă la emiterea facturii, astfel că doi funcționari care apasă Emite în aceeași secundă primesc numere consecutive, iar un pas care eșuează pe jumătate nu lasă niciun gol.
- O factură emisă nu se șterge și nu se modifică niciodată. O greșeală se corectează cu o notă de credit, care are propria serie și reduce sau anulează factura pe care o numește.
- O serie de facturi, un emitent și un IBAN pe școală, oricâte campusuri are.
- Un cod QR de plată pe fiecare factură. Formularul de plată al țării școlii, cu codul QR și forma tipărită completă; pentru o școală din zona euro, EPC QR pe care îl citește orice aplicație bancară SEPA; în Serbia, IPS QR. Aplicația bancară a plătitorului îl citește, deci referința nu poate fi scrisă greșit.
- HUB-3 pentru o școală din Croația. Facturile ei poartă formularul de plată HUB-3 cu codul de bare PDF417 — formularul HUB 3A tipărit pe factură sau doar codul de bare — pe care îl scanează aplicațiile bancare croate; poate fi ales în schimb EPC QR.
- O factură electronică în formatul național pentru firme și organisme publice, semnată electronic (XAdES-BES) cu certificatul calificat propriu al școlii — încărcat o dată în setările de finanțe, cu un avertisment cu 30 de zile înainte de expirare — apoi descărcată ca XML și transmisă de secretariat.
De la extrasul de cont la contabil
Extrasul sosește
Descărcat din e-banking ca camt.053 (ISO 20022). O tranzacție deja importată este recunoscută și nu este adăugată de două ori.
Plățile își găsesc facturile
După referință, apoi după un număr de factură din text, apoi după sumă și nume. O plată care se potrivește mai multor facturi sau niciuneia așteaptă în coada de lucru; o plată în plus este păstrată ca credit pentru factura următoare.
Ce este restant este listat
Mai întâi cele cu cea mai mare întârziere, cu scrisori de reamintire redactate într-un singur PDF pentru facturile bifate, fiecare scrisoare cu propriul cod de plată. Secretariatul le tipărește sau le trimite; din Wise Ed nu se trimite nimic.
Perioada ajunge la contabil
Facturile, liniile de factură și plățile unei perioade ca CSV sau Excel, precum și fișiere pentru programul de contabilitate al școlii (ERP) cu conturile și centrele de cost ale acestuia. Scoaterea listelor ca fișiere este un drept propriu al rolurilor școlii, iar fiecare export este înregistrat.
Ajutor financiar
Reducerile, bursele, scutirile de taxe și plățile sunt un modul separat, alături de Finanțe.
- Reducerile și bursele își adaugă reducerea ca linie proprie pe factură; scutirile de taxe reduc ce se datorează, cu o notă de credit pe o factură emisă; plățile returnează unui student un credit sau un ajutor printr-un fișier SEPA. Niciuna nu atinge o factură emisă. Vezi Ajutor financiar.
Cine ce datorează, pe student și pe promoție
- Soldurile anului, un rând pe student înscris: datorat pe facturile lui, din care restant, taxat dar încă nefacturat, creditul și soldul — restrânse pe program de studii, an, formă, promoție, serie de admitere și campus, cu totalurile întregului filtru și un tabel pe program de studii și promoție.
- Anul în cifre: taxat, reduceri și burse, scutit, facturat, creditat, încasat, încă deschis și restant — lună de lună.
- Ce datorează o firmă sau un sponsor pentru un student este datoria firmei, numărată separat, niciodată în soldul studentului.
- Taxe pe serie de admitere și promoție. Taxarea unui an dintr-o dată poate fi restrânsă la o serie de admitere sau la o promoție, iar o listă de prețuri poate diferi în funcție de seria de admitere.
Cine ce vede
- Studenții își văd facturile în portalul studentului, cu codul QR de plată cu care pot plăti.
- O firmă care plătește vede facturile adresate ei, cu codul de plată și reamintirile, prin accesul terților.
- Mai multe campusuri. La o școală cu două campusuri sau mai multe, fiecare listă de finanțe și ecranul ERP pot fi restrânse la un campus, iar totalurile urmează. Un funcționar al cărui rol este limitat la un campus vede și lucrează numai cu studenții acelui campus — verificat pe server, nu doar pe ecran.
- Fiecare modificare este consemnată: fiecare factură, plată și taxă își păstrează propriul istoric.
Configurare împreună cu instituția dumneavoastră
- Plata cu cardul online și o casă de marcat verificată fiscal se stabilesc cu furnizorul de plăți și cu casa de marcat proprii ale școlii. Wise Ed înregistrează fiecare plată încasată în numerar sau cu cardul, iar ecranul spune când o chitanță în numerar necesită casa de marcat.
- Trimiterea facturilor electronice se face prin banca școlii sau prin furnizorul de facturi electronice: secretariatul descarcă XML-ul semnat. Certificatul este un fișier .p12 sau .pfx.
- Formularul de plată și formatul de factură electronică ale țării dumneavoastră fac parte din configurarea Wise Ed la școala dumneavoastră: se adaptează la formatele fiecărei țări în care este integrat. Vezi configurare împreună cu școala dumneavoastră.
Întrebări despre finanțe
Emite facturi sau doar le urmărește?
Le emite: numerotare proprie fără goluri, un PDF cu cod QR de plată, plăți potrivite din extrasul de cont, note de credit pentru greșeli și facturile și plățile unei perioade exportate pentru contabil.
Poate o firmă primi o singură factură pentru toți studenții ei?
Da. Firma se configurează o dată ca plătitor și se alege în conturile studenților ei; taxele lor sunt apoi facturate pe numele ei, iar secretariatul emite o singură factură pentru o perioadă, o linie pe taxă, cu numele studentului pe ea.
Ce se întâmplă cu o plată pe care nimeni nu o poate potrivi?
Așteaptă în coada de lucru. Secretariatul vede facturile cărora le-ar putea aparține — aceeași sumă sau un cumpărător al cărui nume are un cuvânt comun cu cel al plătitorului — și o potrivește manual.
Pot studenții plăti cu cardul?
Da, online, prin furnizorul de plăți propriu al școlii, stabilit la introducerea Wise Ed. Pot plăti și prin transfer bancar, din codul QR de pe factură, care completează întreaga plată.
Funcționează împreună cu
Fiecare modul funcționează de sine stătător. Acestea sunt modulele cu care face mai mult.
Admitere și înmatriculare
Sesiuni de admitere, candidaturi, clasificare, formularul online de înmatriculare și adeverințe.
Examene și note
Procese-verbale de examen, introducerea online a notelor, reguli care spun de ce, semnare și foaia matricolă.
Acces pentru terți
Părinți, plătitori și sponsori, fiecare văzând doar ceea ce permite studentul.
Cereri și decizii
Cererile studenților cu anexe, soluționate prin decizii numerotate.
Campusuri
Mai multe locații într-o singură instituție: studenți, programe de studii, documente și drepturi pe campus.
Vedeți Wise Ed pe propria instituție
Programați o prezentare online. Vom parcurge împreună modul în care lucrează astăzi secretariatul dumneavoastră și vă vom arăta aceeași activitate în Wise Ed — cu programele dumneavoastră de studii, nu cu un set de date demonstrativ.