Aides financières
Réductions et bourses sous forme de règles, exonérations de frais à quatre yeux, remboursements et aides versés par SEPA.
Finances et personnel
Finances
Wise Ed émet lui-même les factures, rapproche les paiements de celles-ci et remet chaque période au comptable de l’établissement. Les frais naissent de ce qui s’est passé — une inscription, une tentative d’examen payante, un certificat, une demande — et les réductions, bourses, remboursements et aides versées s’y ajoutent selon les mêmes règles.
- Numéros de facture sans trou
- Un code QR de paiement sur chaque facture
- Paiements retrouvés seuls dans le relevé bancaire
Ce qu’il fait
- Des frais issus de ce qui s’est passé. Les frais de scolarité de l’année en échéances, d’après les inscriptions et la grille tarifaire de l’année ; une tentative d’examen payante, créée lorsque le module examens le demande ; un certificat ; les frais d’une demande ; ou une ligne saisie à la main.
- Une grille tarifaire par année, où le tarif d’un étudiant est la ligne qui lui correspond le plus précisément — programme d’abord, puis année, mode et type d’études — et des échéanciers dont les parts totalisent 100 %.
- Facturer toute une année d’un coup, avec un aperçu préalable, et les factures des échéances arrivées à terme émises en une seule étape : une facture par payeur.
- Une entreprise peut payer pour ses étudiants. Un employeur, un financeur ou un ministère est défini une fois et choisi sur le compte d’un étudiant. Depuis la page du payeur, le service émet une seule facture pour tous les frais ouverts de ses étudiants sur une période — après avoir été informé du nombre et du montant, puis émise.
- Le compte d’un étudiant sur une seule page : frais, factures, paiements et solde.
- Monnaie, TVA et moyens de paiement par établissement. La monnaie provient du pays de l’établissement et reste sur chaque facture émise. L’établissement indique s’il est assujetti à la TVA, quels taux il propose et quelle clause d’exonération est imprimée, dans les termes de son comptable.
Des factures qui restent telles qu’elles ont été émises
Une facture peut être lue par un contrôleur des années plus tard ; elle est donc émise une fois pour toutes et jamais réécrite.
- Des numéros sans trou. Un brouillon n’a pas de numéro. Le numéro est attribué à l’émission de la facture ; deux employés qui appuient sur Émettre à la même seconde obtiennent donc des numéros consécutifs, et une étape qui échoue à mi-chemin ne laisse aucun trou.
- Une facture émise n’est jamais supprimée ni modifiée. Une erreur se corrige par un avoir, qui a sa propre série et réduit ou annule la facture qu’il désigne.
- Une série de factures, un émetteur et un IBAN par établissement, quel que soit le nombre de campus.
- Un code QR de paiement sur chaque facture. Le bordereau de paiement du pays de l’établissement, avec son code QR et sa forme imprimée complète ; pour un établissement de la zone euro, l’EPC QR que lit toute application bancaire SEPA ; en Serbie, l’IPS QR. L’application bancaire du payeur le lit, de sorte que la référence ne peut pas être mal saisie.
- HUB-3 pour un établissement croate. Ses factures portent le bordereau de paiement HUB-3 avec son code-barres PDF417 — le formulaire HUB 3A imprimé sur la facture, ou le code-barres seul — que lisent les applications bancaires croates ; l’EPC QR peut être choisi à la place.
- Une facture électronique au format national pour les entreprises et les organismes publics, signée électroniquement (XAdES-BES) avec le certificat qualifié de l’établissement — téléversé une fois dans les paramètres de finance, avec un avertissement 30 jours avant son expiration —, puis téléchargée en XML et transmise par le service.
Du relevé bancaire au comptable
Le relevé arrive
Téléchargé depuis la banque en ligne au format camt.053 (ISO 20022). Une opération déjà importée est reconnue et n’est pas ajoutée deux fois.
Les paiements retrouvent leurs factures
Par la référence, puis par un numéro de facture dans le libellé, puis par le montant et le nom. Un paiement qui correspond à plusieurs factures, ou à aucune, attend dans la file de travail ; un trop-perçu est conservé comme crédit pour la facture suivante.
Les impayés sont listés
Les plus anciens en premier, avec des lettres de relance préparées en un seul PDF pour les factures cochées, chaque lettre avec son propre code de paiement. Le service les imprime ou les envoie ; Wise Ed n’envoie rien.
La période part chez le comptable
Factures, lignes de facture et paiements d’une période en CSV ou Excel, et fichiers pour le logiciel de comptabilité de l’établissement (ERP) avec ses comptes et centres de coûts. Sortir des listes sous forme de fichiers est un droit à part dans les rôles de l’établissement, et chaque export est consigné.
Aides financières
Réductions, bourses, remises de frais et versements forment un module à part, à côté de Finance.
- Les réductions et les bourses ajoutent leur diminution comme ligne propre sur la facture ; les remises de frais réduisent ce qui est dû, avec un avoir sur une facture émise ; les versements reversent un crédit ou une aide à l’étudiant par un fichier SEPA. Aucun ne touche une facture émise. Voir Aides financières.
Qui doit quoi, par étudiant et par cohorte
- Soldes de l’année, une ligne par étudiant inscrit : dû sur ses factures, dont en retard, facturé mais pas encore émis, son crédit et le solde — filtrés par programme, année, mode, cohorte, rentrée et campus, avec les totaux de l’ensemble du filtre et un tableau par programme et par cohorte.
- L’année en chiffres : facturé, réductions et bourses, remis, émis, crédité, encaissé, encore ouvert et en retard — mois par mois.
- Ce qu’une entreprise ou un financeur doit pour un étudiant est la dette de l’entreprise, comptée à part, jamais dans le solde de l’étudiant.
- Frais par rentrée et par cohorte. La facturation d’une année entière peut être limitée à une rentrée ou à une cohorte, et une grille tarifaire peut différer selon la rentrée.
Qui voit quoi
- Les étudiants voient leurs factures sur le portail étudiant, avec le code QR de paiement pour régler.
- Une entreprise qui paie voit les factures qui lui sont adressées, avec le code de paiement et les relances, par l’accès de tiers.
- Plusieurs campus. Dans un établissement de deux campus ou plus, chaque liste de finance et l’écran ERP peuvent être limités à un campus, et les totaux suivent. Un employé dont le rôle est limité à un campus ne voit et ne traite que les étudiants de ce campus — vérifié sur le serveur, pas seulement à l’écran.
- Chaque modification est consignée : chaque facture, paiement et frais conserve son propre historique.
Mise en place avec votre établissement
- Le paiement par carte en ligne et la caisse enregistreuse fiscalement certifiée sont convenus avec le prestataire de paiement et la caisse de l’établissement. Wise Ed enregistre chaque paiement encaissé en espèces ou par carte, et l’écran indique quand un reçu en espèces exige la caisse.
- L’envoi des factures électroniques passe par la banque de l’établissement ou son prestataire de facturation électronique : le service télécharge le XML signé. Le certificat est un fichier .p12 ou .pfx.
- Le bordereau de paiement et le format de facture électronique de votre pays font partie de la mise en place de Wise Ed dans votre établissement : il s’adapte aux formats de chaque pays où il est intégré. Voir mise en place avec votre établissement.
Questions sur la finance
Émet-il des factures, ou se contente-t-il de les suivre ?
Il les émet : sa propre numérotation sans trou, un PDF avec code QR de paiement, les paiements rapprochés du relevé bancaire, des avoirs pour les erreurs, et les factures et paiements d’une période exportés pour le comptable.
Une entreprise peut-elle recevoir une seule facture pour tous ses étudiants ?
Oui. L’entreprise est définie une fois comme payeur et choisie sur les comptes de ses étudiants ; leurs frais lui sont alors facturés, et le service émet une facture pour une période, une ligne par frais avec le nom de l’étudiant.
Que devient un paiement que personne ne peut rapprocher ?
Il attend dans la file de travail. Le service voit les factures auxquelles il pourrait appartenir — le même montant, ou un acheteur dont le nom partage un mot avec celui du payeur — et le rapproche à la main.
Les étudiants peuvent-ils payer par carte ?
Oui, en ligne, par le prestataire de paiement de l’établissement, convenu lors de la mise en place de Wise Ed. Ils peuvent aussi payer par virement bancaire, à partir du code QR de la facture, qui remplit tout le paiement.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Admission et inscription
Appels à candidatures, candidatures, classement, formulaire d’inscription en ligne et attestations.
Examens et notes
Relevés d’examen, saisie des notes en ligne, règles qui disent pourquoi, validation et relevé de notes.
Accès de tiers
Parents, payeurs et financeurs, chacun ne voyant que ce que l’étudiant autorise.
Demandes et décisions
Les demandes des étudiants avec pièces jointes, traitées par des décisions numérotées.
Campus
Plusieurs sites dans un seul établissement : étudiants, programmes, documents et droits par campus.
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.