Ayuda financiera
Descuentos y becas como reglas, exoneraciones con doble control, reembolsos y ayudas pagadas por SEPA.
Dinero y personal
Finanzas
Wise Ed emite las facturas por sí mismo, les concilia los pagos y entrega cada período al contador de la institución. Los cargos nacen de lo que ocurrió (una matrícula, un intento de examen pagado, un certificado, una solicitud), y los descuentos, las becas, las devoluciones y las ayudas pagadas van a su lado bajo las mismas reglas.
- Números de factura sin saltos
- Un código QR de pago en cada factura
- Pagos que se encuentran solos en el extracto bancario
Qué hace
- Cargos a partir de lo que ocurrió. El arancel del año en cuotas, a partir de las matrículas y la lista de precios del año; un intento de examen pagado, generado cuando lo pide el módulo de exámenes; un certificado; el arancel de una solicitud; o una línea digitada a mano.
- Una lista de precios por año, donde el precio de un estudiante es la línea que mejor le calza (primero el programa, luego el año, la modalidad y el tipo de estudio) y planes de cuotas cuyas partes suman 100 %.
- Cobrar un año completo de una vez, con una vista previa primero, y las facturas de las cuotas ya vencidas emitidas en un solo paso: una factura por pagador.
- Una empresa puede pagar por sus estudiantes. Un empleador, un patrocinador o un ministerio se configura una vez y se elige en la cuenta del estudiante. Desde la página del pagador la secretaría emite una factura por todos los cargos abiertos de sus estudiantes en un período: primero se le dice cuántos y de cuánto, luego se emite.
- La cuenta de un estudiante en una sola página: cargos, facturas, pagos y el saldo.
- Moneda, IVA y formas de pago por institución. La moneda viene del país de la institución y queda en cada factura emitida. La institución dice si es contribuyente de IVA, qué tasas ofrece y qué cláusula de exención se imprime, en las palabras de su contador.
Facturas que quedan como se emitieron
Un inspector puede leer una factura años después, por eso se emite una vez y nunca se reescribe.
- Números sin saltos. Un borrador no tiene número. El número se asigna al emitir la factura, de modo que dos funcionarios que presionan Emitir en el mismo segundo reciben números consecutivos, y un paso que falla a mitad de camino no deja ningún salto.
- Una factura emitida nunca se borra ni se cambia. Un error se corrige con una nota de crédito, que tiene su propia serie y reduce o anula la factura que nombra.
- Una serie de facturas, un emisor y un IBAN por institución, sin importar cuántas sedes tenga.
- Un código QR de pago en cada factura. La boleta de pago del país de la institución, con su código QR y su forma impresa completa; para una institución de la zona del euro, el EPC QR que lee cualquier aplicación bancaria SEPA; en Serbia, el IPS QR. La aplicación bancaria del pagador lo lee, de modo que la referencia no puede digitarse mal.
- HUB-3 para una institución croata. Sus facturas llevan la boleta de pago HUB-3 con su código de barras PDF417 (el formulario HUB 3A impreso en la factura, o solo el código de barras) que escanean las aplicaciones bancarias croatas; en su lugar se puede elegir el EPC QR.
- Una factura electrónica en el formato nacional para empresas y organismos públicos, firmada electrónicamente (XAdES-BES) con el certificado calificado de la propia institución (se sube una vez en los ajustes de finanzas, con un aviso 30 días antes de que venza) y luego se descarga como XML y la secretaría la entrega.
Del extracto bancario al contador
Entra el extracto
Descargado de la banca en línea como camt.053 (ISO 20022). Una transacción ya importada se reconoce y no se agrega dos veces.
Los pagos encuentran sus facturas
Por la referencia, luego por un número de factura en el texto, luego por monto y nombre. Un pago que calza con varias facturas, o con ninguna, espera en la bandeja de trabajo; un pago en exceso se conserva como saldo a favor para la factura siguiente.
Se listan las deudas vencidas
Primero las de más antigüedad, con cartas de recordatorio redactadas en un solo PDF para las facturas marcadas, cada carta con su propio código de pago. La secretaría las imprime o las envía; desde Wise Ed no se envía nada.
El período va al contador
Facturas, líneas de factura y pagos de un período como CSV o Excel, y archivos para el programa de contabilidad (ERP) de la institución, con sus cuentas y centros de costo. Sacar listas como archivos es un permiso aparte en los roles de la institución, y cada exportación queda registrada.
Ayuda financiera
Los descuentos, las becas, las exoneraciones y los pagos son un módulo aparte, junto a Finanzas.
- Los descuentos y las becas agregan su reducción como una línea propia de la factura; las exoneraciones reducen lo que se debe, con una nota de crédito en una factura emitida; los pagos devuelven un saldo a favor o una ayuda al estudiante mediante un archivo SEPA. Ninguno toca una factura emitida. Véase Ayuda financiera.
Quién debe qué, por estudiante y por cohorte
- Saldos del año, una fila por estudiante matriculado: lo que debe en sus facturas, de eso lo vencido, lo cobrado pero aún no facturado, su saldo a favor y el saldo; filtrados por programa, año, modalidad, cohorte, ingreso y sede, con los totales de todo el filtro y una tabla por programa y cohorte.
- El año en cifras: cobrado, descuentos y becas, exonerado, facturado, acreditado, recibido, aún abierto y vencido, mes a mes.
- Lo que una empresa o un patrocinador debe por un estudiante es deuda de la empresa, contada aparte, nunca en el saldo del estudiante.
- Cargos por ingreso y cohorte. Cobrar un año completo de una vez puede limitarse a un ingreso o a una cohorte, y una lista de precios puede diferir según el ingreso.
Quién ve qué
- Los estudiantes ven sus facturas en el portal del estudiante, con el código QR de pago para pagar desde allí.
- Una empresa que paga ve las facturas dirigidas a ella, con el código de pago y los recordatorios, mediante el acceso de terceros.
- Varias sedes. En una institución con dos sedes o más, cada lista de finanzas y la pantalla del ERP pueden filtrarse por sede, y los totales la siguen. Un funcionario cuyo rol está limitado a una sede ve y trabaja solo con los estudiantes de esa sede, y esto se verifica en el servidor, no solo en la pantalla.
- Cada cambio queda registrado: cada factura, pago y cargo conserva su propio historial.
Se configura con su institución
- El pago con tarjeta en línea y una caja registradora con verificación fiscal se acuerdan con el proveedor de pagos y la caja propios de la institución. Wise Ed registra cada pago recibido en efectivo o con tarjeta, y la pantalla dice cuándo un recibo en efectivo necesita la caja registradora.
- El envío de facturas electrónicas pasa por el banco o el proveedor de facturación electrónica de la institución: la secretaría descarga el XML firmado. El certificado es un archivo .p12 o .pfx.
- La boleta de pago y el formato de factura electrónica de su país son parte de configurar Wise Ed en su institución: se adapta a los formatos de cada país donde está integrado. Véase se configura con su institución.
Preguntas sobre finanzas
¿Emite facturas, o solo les hace seguimiento?
Las emite: con su propia numeración sin saltos, un PDF con código QR de pago, los pagos conciliados desde el extracto bancario, notas de crédito para los errores, y las facturas y pagos de un período exportados para el contador.
¿Una empresa puede recibir una factura por todos sus estudiantes?
Sí. La empresa se configura una vez como pagador y se elige en las cuentas de sus estudiantes; sus cargos se le facturan entonces a ella, y la secretaría emite una factura por período, con una línea por cargo y el nombre del estudiante en ella.
¿Qué pasa con un pago que nadie puede conciliar?
Espera en la bandeja de trabajo. La secretaría ve las facturas a las que podría pertenecer (el mismo monto, o un comprador cuyo nombre comparte una palabra con el del pagador) y lo concilia a mano.
¿Los estudiantes pueden pagar con tarjeta?
Sí, en línea, mediante el proveedor de pagos de la propia institución, acordado al implantar Wise Ed. También pueden pagar por transferencia bancaria, desde el código QR de la factura, que completa todo el pago.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
Admisión y matrícula
Convocatorias, postulaciones, clasificación, matrícula en línea y certificados.
Exámenes y calificaciones
Actas de examen, ingreso de calificaciones en línea, reglas que dicen por qué, cierre y certificado de notas.
Acceso de terceros
Padres, pagadores y patrocinadores, cada uno viendo solo lo que el estudiante permite.
Solicitudes y resoluciones
Solicitudes de estudiantes con adjuntos, respondidas con resoluciones numeradas.
Sedes
Varias sedes en una institución: estudiantes, programas, documentos y permisos por sede.
Vea Wise Ed en su propia institución
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