Studiestöd
Rabatter och stipendier som regler, avgiftsbefrielser med fyra ögon, återbetalningar och stöd som betalas ut via SEPA.
Ekonomi och personal
Ekonomi
Wise Ed utfärdar fakturorna själv, matchar betalningarna mot dem och lämnar varje period till lärosätets redovisningsansvarige. Avgifter kommer av det som hänt — en inskrivning, ett betalt tentamenstillfälle, ett intyg, en ansökan — och rabatter, stipendier, återbetalningar och utbetalat stöd finns bredvid dem under samma regler.
- Fakturanummer utan luckor
- En betalnings-QR-kod på varje faktura
- Betalningar som hittas i kontoutdraget av sig själva
Vad den gör
- Avgifter av det som hänt. Årets terminsavgift i delbetalningar, utifrån inskrivningarna och årets prislista; ett betalt tentamenstillfälle, som uppstår när modulen tentamina begär det; ett intyg; en ansökans avgift; eller en rad som skrivs för hand.
- En prislista per år, där en students pris är den rad som passar studenten mest exakt — först program, sedan år, studieform och studietyp — och delbetalningsplaner vars andelar summerar till 100 %.
- Att debitera ett helt år på en gång, med förhandsgranskning först, och fakturorna för de delbetalningar som förfallit utfärdas i ett steg: en faktura per betalare.
- Ett företag kan betala för sina studenter. En arbetsgivare, en sponsor eller ett ministerium läggs upp en gång och väljs på en students konto. Från betalarens sida utfärdar studieadministrationen en faktura för alla dess studenters öppna avgifter för en period — först meddelas hur många och hur mycket, sedan utfärdas den.
- En students konto på en sida: avgifter, fakturor, betalningar och saldot.
- Valuta, moms och betalningssätt per lärosäte. Valutan kommer från lärosätets land och står kvar på varje utfärdad faktura. Lärosätet anger om det är momsskyldigt, vilka skattesatser det erbjuder och vilken undantagsklausul som skrivs ut, med sin redovisningsansvariges ord.
Fakturor som förblir som de utfärdades
En faktura kan läsas av en inspektör flera år senare, så den utfärdas en gång och skrivs aldrig om.
- Nummer utan luckor. Ett utkast har inget nummer. Numret ges när fakturan utfärdas, så två handläggare som trycker på Utfärda samma sekund får efterföljande nummer, och ett steg som misslyckas halvvägs lämnar ingen lucka.
- En utfärdad faktura raderas eller ändras aldrig. Ett misstag rättas med en kreditfaktura, som har en egen serie och minskar eller annullerar den faktura den anger.
- En fakturaserie, en utfärdare och ett IBAN per lärosäte, hur många campus det än har.
- En betalnings-QR-kod på varje faktura. Betalningsavin enligt lärosätets land, med sin QR-kod och fullständiga tryckta form; för ett lärosäte i euroområdet EPC QR som varje SEPA-bankapp läser; i Serbien IPS QR. Betalarens bankapp läser den, så att referensen inte kan skrivas fel.
- HUB-3 för ett kroatiskt lärosäte. Dess fakturor bär betalningsavin HUB-3 med sin PDF417-streckkod — blanketten HUB 3A utskriven på fakturan, eller enbart streckkoden — som kroatiska bankappar skannar; EPC QR kan väljas i stället.
- En e-faktura i det nationella formatet för företag och offentliga organ, elektroniskt signerad (XAdES-BES) med lärosätets egna kvalificerade certifikat — uppladdat en gång i ekonomiinställningarna, med en varning 30 dagar innan det går ut — och därefter nedladdad som XML och vidarebefordrad av studieadministrationen.
Från kontoutdraget till redovisningsansvarig
Kontoutdraget kommer in
Nedladdat från internetbanken som camt.053 (ISO 20022). En transaktion som redan importerats känns igen och läggs inte till två gånger.
Betalningar hittar sina fakturor
Efter referensen, sedan efter ett fakturanummer i texten, sedan efter belopp och namn. En betalning som passar flera fakturor, eller ingen, väntar i arbetskön; en överbetalning sparas som tillgodohavande för nästa faktura.
Det som är förfallet listas
Längst förfallet först, med betalningspåminnelser utformade som en enda PDF för de markerade fakturorna, varje brev med sin egen betalningskod. Studieadministrationen skriver ut eller skickar dem; ingenting skickas från Wise Ed.
Perioden går till redovisningsansvarig
En periods fakturor, fakturarader och betalningar som CSV eller Excel, samt filer för lärosätets redovisningsprogram (ERP) med dess konton och kostnadsställen. Att ta ut listor som filer är en egen rättighet för lärosätets roller, och varje export loggas.
Studiestöd
Rabatter, stipendier, avgiftsbefrielser och utbetalningar är en egen modul, bredvid Ekonomi.
- Rabatter och stipendier lägger sin minskning som en egen rad på fakturan; avgiftsbefrielser minskar det som är skyldigt, med en kreditfaktura på en utfärdad faktura; utbetalningar betalar tillbaka ett tillgodohavande eller stöd till studenten via en SEPA-fil. Ingen av dem rör en utfärdad faktura. Se Studiestöd.
Vem som är skyldig vad, per student och per kull
- Årets saldon, en rad per inskriven student: skyldigt enligt deras fakturor, varav förfallet, debiterat men ännu inte fakturerat, deras tillgodohavande och saldot — avgränsat efter program, år, studieform, kull, intag och campus, med summorna för hela filtret och en tabell per program och kull.
- Året i siffror: debiterat, rabatter och stipendier, efterskänkt, fakturerat, krediterat, mottaget, fortfarande öppet och förfallet — månad för månad.
- Vad ett företag eller en sponsor är skyldig för en student är företagets skuld, räknad för sig, aldrig i studentens saldo.
- Avgifter per intag och kull. Att debitera ett år på en gång kan avgränsas till ett intag eller en kull, och en prislista kan skilja sig per intag.
Vem ser vad
- Studenter ser sina fakturor på studentportalen, med betalnings-QR-koden att betala från.
- Ett företag som betalar ser de fakturor som är adresserade till det, med betalningskoden och påminnelserna, via åtkomst för tredje part.
- Flera campus. Vid ett lärosäte med två campus eller fler kan varje ekonomilista och ERP-skärmen avgränsas till ett campus, och summorna följer med. En handläggare vars roll är begränsad till ett campus ser och arbetar bara med det campusets studenter — kontrollerat på servern, inte bara på skärmen.
- Varje ändring finns i registret: varje faktura, betalning och avgift behåller sin egen historik.
Införande tillsammans med ert lärosäte
- Kortbetalning online och ett fiskalt verifierat kassaregister ordnas med lärosätets egen betaltjänstleverantör och kassa. Wise Ed registrerar varje betalning som tas emot kontant eller med kort, och skärmen anger när ett kontantkvitto kräver kassaregistret.
- Att skicka e-fakturor går via lärosätets bank eller e-fakturaleverantör: studieadministrationen laddar ner den signerade XML-filen. Certifikatet är en .p12- eller .pfx-fil.
- Ert lands betalningsavi och e-fakturaformat ingår i införandet av Wise Ed vid ert lärosäte: systemet anpassas till formaten i varje land där det är integrerat. Se införande tillsammans med ert lärosäte.
Frågor om ekonomi
Utfärdar den fakturor, eller följer den bara upp dem?
Den utfärdar dem: egen numrering utan luckor, en PDF med betalnings-QR-kod, betalningarna matchade från kontoutdraget, kreditfakturor för misstag, och en periods fakturor och betalningar exporterade till redovisningsansvarig.
Kan ett företag få en faktura för alla sina studenter?
Ja. Företaget läggs upp en gång som betalare och väljs på sina studenters konton; deras avgifter faktureras då till det, och studieadministrationen utfärdar en faktura för en period, en rad per avgift med studentens namn på.
Vad händer med en betalning som ingen kan matcha?
Den väntar i arbetskön. Studieadministrationen ser de fakturor den kan tillhöra — samma belopp, eller en köpare vars namn delar ett ord med betalarens — och matchar den för hand.
Kan studenter betala med kort?
Ja, online, via lärosätets egen betaltjänstleverantör, ordnad när Wise Ed införs. De kan också betala med banköverföring, från QR-koden på fakturan, som fyller i hela betalningen.
Fungerar med
Varje modul fungerar för sig. Det här är de som den gör mer tillsammans med.
Antagning och registrering
Utlysningar, ansökningar, rangordning, registreringsformuläret online och intyg.
Tentor och betyg
Tentamensprotokoll, betygsregistrering online, regler som anger skäl, attestering och betygsutdraget.
Åtkomst för tredje part
Föräldrar, betalare och sponsorer, som var och en bara ser det studenten tillåter.
Ansökningar och beslut
Studenternas ansökningar med bilagor, besvarade med numrerade beslut.
Campus
Flera orter i ett lärosäte: studenter, program, dokument och behörigheter per campus.
Se Wise Ed på ert eget lärosäte
Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.