Sostegno economico
Sconti e borse di studio come regole, esoneri dalle tasse con doppia approvazione, rimborsi e aiuti erogati tramite SEPA.
Finanze e personale
Finanze
Wise Ed emette da sé le fatture, abbina loro i pagamenti e consegna ogni periodo al commercialista dell’istituto. Gli addebiti nascono da ciò che è accaduto — un’iscrizione, un tentativo d’esame a pagamento, un certificato, una richiesta — e riduzioni, borse di studio, rimborsi ed aiuti erogati stanno accanto ad essi secondo le stesse regole.
- Numeri di fattura senza interruzioni
- Un codice QR di pagamento su ogni fattura
- Pagamenti trovati da soli nell’estratto conto
Che cosa fa
- Addebiti da ciò che è accaduto. Le tasse dell’anno in rate, dalle iscrizioni e dal listino dell’anno; un tentativo d’esame a pagamento, generato quando lo richiede il modulo esami; un certificato; la tassa di una richiesta; oppure una riga inserita a mano.
- Un listino per anno, in cui il prezzo di uno studente è la riga che gli corrisponde con maggior precisione — prima il programma, poi l’anno, la modalità e il tipo di studio — e piani rateali le cui quote sommano il 100 %.
- Addebitare un anno in una volta, con prima un’anteprima, e le fatture delle rate scadute emesse in un solo passaggio: una fattura per pagante.
- Un’azienda può pagare per i suoi studenti. Un datore di lavoro, uno sponsor o un ministero viene impostato una volta e scelto nella posizione di uno studente. Dalla pagina del pagante la segreteria emette un’unica fattura per tutti gli addebiti aperti dei suoi studenti in un periodo — con l’indicazione prima di quanti e di quanto, poi l’emissione.
- La posizione di uno studente in una pagina: addebiti, fatture, pagamenti e saldo.
- Valuta, IVA e modalità di pagamento per istituto. La valuta deriva dal paese dell’istituto e resta su ogni fattura emessa. L’istituto indica se è soggetto IVA, quali aliquote offre e quale clausola di esenzione viene stampata, con le parole del suo commercialista.
Fatture che restano come sono state emesse
Una fattura può essere letta da un ispettore anni dopo, perciò viene emessa una sola volta e mai riscritta.
- Numeri senza interruzioni. Una bozza non ha numero. Il numero viene assegnato quando la fattura è emessa, così due impiegati che premono Emetti nello stesso secondo ottengono numeri consecutivi, e un passaggio che fallisce a metà non lascia vuoti.
- Una fattura emessa non viene mai cancellata né modificata. Un errore si corregge con una nota di credito, che ha una propria serie e riduce o annulla la fattura che indica.
- Una serie di fatture, un emittente e un IBAN per istituto, qualunque sia il numero delle sue sedi.
- Un codice QR di pagamento su ogni fattura. Il bollettino di pagamento del paese dell’istituto, con il suo codice QR e il modulo stampato completo; per un istituto nell’area dell’euro, l’EPC QR che legge qualsiasi app bancaria SEPA; in Serbia, l’IPS QR. L’app bancaria del pagante lo legge, così il riferimento non può essere digitato male.
- HUB-3 per un istituto croato. Le sue fatture riportano il bollettino di pagamento HUB-3 con il suo codice a barre PDF417 — il modulo HUB 3A stampato sulla fattura, oppure il solo codice a barre — che le app bancarie croate scansionano; si può scegliere invece l’EPC QR.
- Una fattura elettronica nel formato nazionale per aziende ed enti pubblici, firmata elettronicamente (XAdES-BES) con il certificato qualificato dell’istituto — caricato una sola volta nelle impostazioni finanziarie, con un avviso 30 giorni prima della scadenza — poi scaricata come XML e trasmessa dalla segreteria.
Dall’estratto conto al commercialista
L’estratto conto arriva
Scaricato dall’home banking come camt.053 (ISO 20022). Una transazione già importata viene riconosciuta e non aggiunta due volte.
I pagamenti trovano le loro fatture
Dal riferimento, poi da un numero di fattura nel testo, poi da importo e nome. Un pagamento che corrisponde a più fatture, o a nessuna, attende nella coda di lavoro; un pagamento in eccesso viene conservato come credito per la fattura successiva.
Ciò che è scaduto viene elencato
Prima i più scaduti, con solleciti preparati come un unico PDF per le fatture selezionate, ciascuna lettera con il proprio codice di pagamento. La segreteria li stampa o li invia; da Wise Ed non viene inviato nulla.
Il periodo va al commercialista
Fatture, righe di fattura e pagamenti di un periodo come CSV o Excel, e file per il programma di contabilità dell’istituto (ERP) con i suoi conti e centri di costo. Estrarre elenchi come file è un diritto a sé nei ruoli dell’istituto, e ogni esportazione è registrata.
Sostegno economico
Riduzioni, borse di studio, esoneri dalle tasse ed erogazioni sono un modulo a sé, accanto all’Amministrazione finanziaria.
- Riduzioni e borse di studio aggiungono la loro riduzione come riga a sé sulla fattura; gli esoneri dalle tasse riducono quanto dovuto, con una nota di credito su una fattura emessa; le erogazioni restituiscono allo studente un credito o un aiuto tramite un file SEPA. Nessuno di essi tocca una fattura emessa. Vedi Aiuti finanziari.
Chi deve che cosa, per studente e per coorte
- Saldi dell’anno, una riga per studente iscritto: dovuto sulle sue fatture, di cui scaduto, addebitato ma non ancora fatturato, il suo credito e il saldo — filtrati per programma, anno, modalità, coorte, immatricolazione e sede, con i totali dell’intero filtro e una tabella per programma e coorte.
- L’anno in cifre: addebitato, riduzioni e borse di studio, esonerato, fatturato, accreditato, incassato, ancora aperto e scaduto — mese per mese.
- Ciò che un’azienda o uno sponsor deve per uno studente è un debito dell’azienda, contato a parte, mai nel saldo dello studente.
- Addebiti per immatricolazione e coorte. L’addebito di un anno in una volta può essere limitato a una immatricolazione o a una coorte, e un listino può differire per immatricolazione.
Chi vede che cosa
- Gli studenti vedono le proprie fatture nel portale dello studente, con il codice QR di pagamento da cui pagare.
- Un’azienda che paga vede le fatture a essa intestate, con il codice di pagamento e i solleciti, tramite l’accesso di terzi.
- Più sedi. In un istituto con due o più sedi, ogni elenco finanziario e la schermata ERP possono essere filtrati per sede, e i totali seguono. Un impiegato il cui ruolo è limitato a una sede vede e lavora solo con gli studenti di quella sede — verificato sul server, non solo sullo schermo.
- Ogni modifica è registrata: ogni fattura, pagamento e addebito conserva una propria cronologia.
Configurazione insieme al vostro ateneo
- Il pagamento con carta online e un registratore di cassa fiscale si concordano con il fornitore di pagamenti e il registratore dell’istituto. Wise Ed registra ogni pagamento in contanti o con carta, e la schermata indica quando una ricevuta in contanti richiede il registratore.
- L’invio delle fatture elettroniche avviene tramite la banca dell’istituto o il suo fornitore di fatture elettroniche: la segreteria scarica l’XML firmato. Il certificato è un file .p12 o .pfx.
- Il bollettino di pagamento e il formato di fattura elettronica del vostro paese rientrano nell’impostazione di Wise Ed presso il vostro istituto: si adatta ai formati di ogni paese in cui è integrato. Vedi impostazione con il vostro istituto.
Domande sull’amministrazione finanziaria
Emette le fatture o si limita a tracciarle?
Le emette: con una numerazione propria senza interruzioni, un PDF con codice QR di pagamento, i pagamenti abbinati dall’estratto conto, note di credito per gli errori, e le fatture e i pagamenti di un periodo esportati per il commercialista.
Un’azienda può ricevere un’unica fattura per tutti i suoi studenti?
Sì. L’azienda viene impostata una volta come pagante e scelta nelle posizioni dei suoi studenti; i loro addebiti le vengono poi fatturati, e la segreteria emette una fattura per un periodo, una riga per addebito con il nome dello studente.
Che cosa accade a un pagamento che nessuno riesce ad abbinare?
Attende nella coda di lavoro. La segreteria vede le fatture a cui potrebbe appartenere — lo stesso importo, oppure un acquirente il cui nome ha una parola in comune con quello del pagante — e lo abbina a mano.
Gli studenti possono pagare con carta?
Sì, online, tramite il fornitore di pagamenti dell’istituto, concordato al momento dell’introduzione di Wise Ed. Possono anche pagare con bonifico, dal codice QR sulla fattura, che compila l’intero pagamento.
Funziona con
Ogni modulo funziona da solo. Questi sono quelli con cui fa di più.
Ammissione e iscrizione
Bandi, domande, graduatoria, modulo di iscrizione online e certificati.
Esami e voti
Verbali d’esame, inserimento online dei voti, regole che ne spiegano il motivo, firma e certificato degli esami.
Accesso di terzi
Genitori, paganti e sponsor, ciascuno con la visibilità che lo studente consente.
Richieste e decisioni
Le richieste degli studenti con allegati, evase con decisioni numerate.
Sedi
Più sedi in un unico ateneo: studenti, corsi di studio, documenti e diritti per ciascuna sede.
Veda Wise Ed nel suo ateneo
Prenoti una presentazione online. Vedremo insieme come lavora oggi la sua segreteria studenti e Le mostreremo lo stesso lavoro in Wise Ed — con i suoi corsi di studio, non con dati dimostrativi.