Personalerfassung
Zeit, Urlaub und Abwesenheit; eigene Seite für Beschäftigte, Vorgesetzte genehmigen, der Monat für die Lohnabrechnung.
Finanzen und Personal
Dienstreisen
Beschäftigte beantragen eine Reise, die Vorgesetzten genehmigen sie, und nach der Reise reichen die Beschäftigten die Abrechnung mit den Belegen ein. Tagegeld, Kilometergeld und der Auszahlungsbetrag werden nach den Regeln des Landes berechnet, die Reisetage landen von selbst in der Personalerfassung, und das Sekretariat rechnet den Auftrag ab und druckt ihn.
- Tagegeld nach den Regeln des Landes
- Mehrere Länder auf einer Reise
- Belege mit Foto oder PDF
- Die Reisetage in der Personalerfassung
Vom Antrag zur Auszahlung
Der Auftrag wird beantragt
Von der Person auf ihrer eigenen Seite oder vom Sekretariat: Zweck, Ziel, Ab- und Rückreise, Verkehrsmittel, Fahrzeug und geplante Kilometer, Vorschuss. Eine Schätzung erscheint sofort.
Die Vorgesetzten genehmigen
Auf ihrer eigenen Seite, oder das Sekretariat genehmigt sofort. Die Reisetage gehen als Dienstreise in die Erfassung.
Die Abrechnung wird eingereicht
Tatsächliche Zeiten, Kilometer, gestellte Mahlzeiten, ein kurzer Bericht und jeder Beleg mit Betrag, Währung und einem Foto oder PDF.
Das Sekretariat rechnet ab
Tagegeld, Kilometergeld und Kosten abzüglich Vorschuss ergeben den Auszahlungsbetrag. Der Auftrag wird gedruckt.
Was es berechnet
- Tagegeld nach den Regeln des Landes der Hochschule: die Stufen für eine Inlandsreise nach Abwesenheitsstunden, der Tagessatz jedes Auslandsziels, gezählt in 24-Stunden-Blöcken mit dem Rest nach seiner Stufe, und die Kürzung je gestelltem Frühstück, Mittag- und Abendessen. Sechs Regelsätze für fünf Länder der Region sind eingebaut, jeder mit einem Klick geladen; jeder Betrag bleibt änderbar.
- Mehrere Länder auf einer Reise. Der Auftrag führt die Länder der Reihe nach und wann die Person in jedes eingereist ist. Jeweils 24 Stunden zählen nach dem Land, in dem die meisten davon verbracht wurden, bei Gleichstand das spätere — nie mehr Tagegeld, als die ganze Reise ergibt.
- Kilometergeld für den Privatwagen und Belege in ihren Währungen; eine Fremdwährung wird zum Kurs des Auftrags umgerechnet.
- Belege mit Scan. Jede Belegzeile nimmt ein PDF oder Foto (JPG, PNG, WEBP, HEIC) bis 10 MB — am Telefon öffnet sich die Kamera — und Bordkarte oder Einladung lassen sich dem Auftrag selbst beilegen. Scans öffnen sich im Browser; der Ausdruck zählt sie je Beleg.
- Der Ausdruck: Auftrag, Länder, Abrechnung mit jedem Beleg und den Beträgen, bereit für die Unterschriften.
Regeln, die fragen statt ablehnen
- Kilometer weit über dem Plan, dieselbe Belegdatei zweimal: erfragt und nach Bestätigung gespeichert.
- Abgelehnt wird nur, was nicht sein kann: ein Land außerhalb der Auslandszeit, Länder auf einer Inlandsreise, eine Datei, die kein Beleg oder zu groß ist.
- Wer was sieht. Beschäftigte sehen ihre eigenen Aufträge, Vorgesetzte die ihrer Leute, das Sekretariat alle. Ein stornierter Auftrag nimmt seine Tage wieder aus der Personalerfassung.
Noch nicht
- Keine elektronische Signatur. Der Auftrag wird zum Unterschreiben gedruckt.
- Keine Auszahlung von hier. Der Betrag geht an Buchhaltung oder Lohnabrechnung.
Fragen zu Dienstreisen
Unsere Regeln sind anders. Können wir sie ändern?
Ja. Die Regeln laden mit einem Klick, und jeden Betrag — Tagegeldstufen, Ländersätze, Kürzungen für Mahlzeiten, Kilometergeld — kann die Hochschule ändern.
Können Belege vom Telefon eingereicht werden?
Ja. Auf der eigenen Seite nimmt jede Belegzeile ein Foto direkt aus der Kamera.
Erscheint eine Reise in der Personalerfassung?
Ja. Mit der Genehmigung werden ihre Tage als Dienstreise eingetragen, und sie folgen dem Auftrag, falls er storniert wird.
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