Dienstreisen
Vom Antrag zur Auszahlung: Tagegeld nach den Regeln des Landes, mehrere Länder, Belege mit Scan.
Finanzen und Personal
Personalerfassung
Wer wie lange gearbeitet hat, wer im Urlaub, krank oder auf Dienstreise war und wie viele Urlaubstage jemand noch hat — für alle Beschäftigten, Monat für Monat. Beschäftigte stempeln und beantragen Urlaub auf ihrer eigenen Seite, die Vorgesetzten genehmigen, und das Sekretariat sieht und korrigiert alles und gibt den Monat als eine Datei an die Lohnabrechnung.
- Beschäftigte haben ihre eigene Seite
- Vorgesetzte genehmigen den Urlaub ihrer Leute
- Der Monat für die Lohnabrechnung als CSV
- Feiertage je Land mit einem Klick
Was es tut
- Eine Karte je Beschäftigten: Stelle, Abteilung, Vorgesetzte, Beschäftigungsart, Daten, Arbeitsstunden je Wochentag und Jahresurlaub. Die Liste beginnt mit einem Klick als Kopie der Lehrenden des Stundenplans; alle anderen werden von Hand ergänzt.
- Die Zeiterfassung: der Monat einer Person, eine Zeile je Tag mit den Sollstunden (am Wochenende und an Feiertagen keine, der Feiertag mit Namen) und den Abschnitten des Tages — Art, von–bis, Pause, Stunden, Notiz. Monat füllen trägt die Sollstunden an jedem leeren Arbeitstag ein. Der Monat druckt als Nachweis mit Unterschriften.
- Zeitarten sind die Liste der Hochschule: Arbeit, Homeoffice, Dienstreise, Fortbildung, Jahresurlaub, Sonderurlaub, Krankheit, unbezahlter Urlaub und Zeitausgleich zum Start — jede sagt, ob sie als Arbeit zählt, bezahlt ist, eine Genehmigung braucht und Urlaubstage verbraucht.
- Die Monatsübersicht zeigt für alle Soll- und Ist-Stunden, bezahlte Abwesenheit, Saldo und Stunden je Art, nach Abteilung gefiltert und nach Namen durchsuchbar; der ganze Monat geht als CSV-Datei in die Lohnabrechnung, die eine Tabellenkalkulation direkt öffnet.
- Urlaub: Anträge nach Stand, Einträge des Sekretariats sofort genehmigt und der Jahresanspruch jeder Person mit Übertrag, verbrauchten, wartenden und übrigen Tagen. Genehmigter Urlaub trägt seine Tage in die Erfassung ein, stornierter nimmt sie wieder heraus.
- Feiertage des Landes werden für ein Jahr mit einem Klick geladen — fünf Regelsätze der Region bisher, bewegliche Feste berechnet — und die Hochschule ergänzt eigene Tage.
Die eigene Seite der Beschäftigten
Wer vom Sekretariat eine Anmeldung bekommt, meldet sich auf einer eigenen Seite an — auch am Telefon.
- Kommen und Gehen mit einem Klick. Ein offen gebliebener Tag wird beim nächsten Mal erfragt, mit der Uhrzeit zum Schließen.
- Der eigene Monat: dieselben Zeilen wie in der Erfassung des Sekretariats. Eigene Einträge lassen sich ab dem ersten Tag des Vormonats korrigieren; Einträge des Sekretariats und genehmigter Urlaub werden gezeigt, nicht geändert.
- Urlaub beantragen, den Stand sehen, einen noch wartenden Antrag zurückziehen.
- Der Reiter der Vorgesetzten: wer als Genehmigende markiert ist, sieht die Anträge der eigenen Leute und genehmigt oder lehnt sie ab, mit Notiz. Die Genehmigung trägt die Tage ein wie die des Sekretariats.
- Fünf falsche Passwörter sperren die Anmeldung für eine Viertelstunde.
Regeln, die fragen statt ablehnen
- Ein Tag über zwölf Stunden, überlappende Abschnitte, Urlaub über dem Stand, Urlaub ohne Arbeitstag: jedes wird erfragt und gespeichert, sobald das Sekretariat bestätigt.
- Das Sekretariat steht für die Erfassung ein. Es sieht und korrigiert jeden Eintrag; die Seite der Beschäftigten kann nicht ändern, was Sekretariat oder Genehmigung eingetragen haben.
- Dienstreisen kommen aus dem Reiseauftrag. Ein genehmigter Auftrag trägt seine Tage selbst ein; sie werden am Auftrag geändert, nicht in der Erfassung.
Noch nicht
- Kein Terminal und kein Kartenleser. Das Stempeln ist ein Knopf auf der eigenen Seite.
- Keine Lohnberechnung hier. Der Monat geht als CSV-Datei an die Lohnabrechnung.
Fragen zur Personalerfassung
Gehören auch externe Lehrende hierher?
Wen die Hochschule will. Die Übernahme aus dem Stundenplan bringt alle Lehrenden; die Liste zeigt die aktiven, wer nicht beschäftigt ist, wird inaktiv gesetzt oder weggelassen.
Können Beschäftigte ändern, was das Sekretariat eingetragen hat?
Nein. Sie ändern nur ihre eigenen Einträge und nur ab dem ersten Tag des Vormonats.
Was erhält die Lohnabrechnung?
Eine CSV-Datei für den Monat: je Person Soll- und Ist-Stunden, bezahlte Abwesenheit, Saldo, Feiertage und die Stunden jeder Zeitart.
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Jedes Modul arbeitet für sich. Mit diesen kann es mehr.
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Was eine Hochschule neben den Studierenden führt, mit einer Anmeldung.
Lehrtätigkeit
Der Monat aller Lehrenden aus dem Stundenplan, geprüft, genehmigt und abgerechnet.
Lehrende
Habilitation, Profil und öffentliche Liste; Abwesenheiten und Vertretung, Verfügbarkeit, meine Studierenden.
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