Wise Timetable
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Den Semesterbetrieb steuern

Der Übergang zum nächsten akademischen Jahr

Jeden Sommer dieselbe Arbeit. Der Stundenplan des letzten Jahres muss aufbewahrt werden, der des nächsten muss mit denselben Räumen und Lehrenden beginnen, und die Datenbanken müssen am Ende richtig herum liegen — in den zwei Wochen, in denen die Leute, die wissen, wie es geht, im Urlaub sind.

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  • Ein Bildschirm, alle drei Datenbanken
  • Vor jeder Aktion eine vollständige Sicherung
  • Raumbuchungen bis zu fünf Jahre im Voraus
  • Kostenloses 5-seitiges Handbuch

Ein Bildschirm statt mehrerer Schritte und eines Skripts

Der Jahreswechsel war früher über das Produkt verteilt, wobei ein Teil davon von Hand auf dem Server ausgeführt wurde.

Der Bildschirm Jahreswechsel fasst den gesamten Vorgang an einer Stelle zusammen. Er zeigt die von Ihrer Lizenz abgedeckten Datenbanken nebeneinander — das jeweils eingestellte akademische Jahr, den Namen auf dem Server und wie viel Lehrveranstaltungsplanung tatsächlich darin steckt — sodass Sie als Erstes lesen, statt sich zu erinnern.

Jede Aktion, die eine Datenbank ändert, nennt diese Datenbank, sagt genau, was sie gleich tun wird, und verlangt, dass Sie den Datenbanknamen eintippen, bevor sie läuft. Und jede davon schreibt zuerst eine vollständige Sicherung der Datenbank, bevor sie irgendetwas berührt, ob Sie sie brauchen werden oder nicht. Nichts hier löscht jemals eine Sicherung.

  • Nach DB kopieren — den Inhalt einer Datenbank durch den einer anderen ersetzen. So wird die Datenbank des nächsten Jahres aus der dieses Jahres angelegt.
  • DB tauschen — den Inhalt zweier Datenbanken austauschen. Beide werden zuvor ausgeschrieben, sodass ein Fehler auf halbem Weg Ihnen immer noch beide Hälften lässt.
  • Leer in Datei speichern — das Ausgangsdokument für das nächste Jahr aus diesem erzeugen und in eine Datei schreiben. Auf dem Server ändert sich nichts.
  • Alle Pläne löschen oder alle Buchungen löschen — getrennt, weil es nicht dieselbe Entscheidung ist.
Der Dialog Einstellungen des akademischen Jahres in Wise Timetable, in dem das Jahr fortgeschrieben, Semesterdaten festgelegt und arbeitsfreie Tage definiert werden
Das Fortschreiben des Jahres ist ein Dialog, kein Projekt. Semesterdaten, arbeitsfreie Tage und Wochennummerierung bewegen sich gemeinsam, und die Struktur wird mit übernommen.

Die Sommerabfolge

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge, und nur der letzte ist der Teil, der jemandem Freude macht.

  1. Die drei Datenbanken lesen

    Entscheiden Sie, welche das endende Jahr behält und welche zum neuen Jahr wird. Der Bildschirm nennt Jahr und Inhalt jeder einzelnen, sodass Sie diese Entscheidung am Bildschirm treffen und nicht aus dem Gedächtnis.

  2. Das leere Ausgangsdokument speichern

    Aus dem endenden Jahr erzeugt: Räume, Lehrende, Studiengänge, Zweige, Gruppen, Kurse und Einstellungen bleiben erhalten, Pläne, Buchungen und die Studierendenliste werden entfernt, das Jahr wird um eins vorgerückt. Es geht in eine Datei, und der Server bleibt unberührt, bis Sie es sagen.

  3. Die Daten des neuen Jahres festlegen

    Der erste Tag des Wintersemesters entscheidet, welche Kalenderwoche zur Woche 1 wird, daher ist nichts anderes verlässlich, bevor er stimmt. Auf dem Übergangsbildschirm gibt es eine Schaltfläche, die Sie direkt dorthin führt.

  4. Laden, Änderungen eingeben, generieren

    Das Ausgangsdokument in die Datenbank des nächsten Jahres einspielen, die neuen Kurse und Gruppen hinzufügen und die Hochschulplanung wie gewohnt ausführen. Das zweite Jahr ist erheblich kürzer als das erste, weil nur die Änderungen eingegeben werden müssen.

Was übernommen wird und was bewusst zurückbleibt

Das Ausgangsdokument behält alles, was die Einrichtung beschreibt, und lässt alles weg, was ein bestimmtes Jahr davon beschreibt. Das ist keine Einschränkung, die man umgehen müsste — es ist die Unterscheidung, die einen jährlichen Jahreswechsel überhaupt erst möglich macht.

  • Übernommen: Räume, Lehrende, Studiengänge, Zweige, Gruppen, Kurse und jede von Ihnen abgestimmte Einstellung.
  • Weggelassen: der Stundenplan selbst, die Buchungen innerhalb des Jahres und die Studierendenliste.
  • Vorgerückt: das akademische Jahr, um eins.
  • Unbegrenzt parallele Kopien, sodass die meisten Einrichtungen das laufende Jahr, das nächste Jahr während des Übergangs und eine Kopie zur internen Überprüfung betreiben.

Einen Raum für ein Datum buchen, für das es noch kein akademisches Jahr gibt

Ein Jahr in Wise Timetable hat 52 Wochen. Woche 1 ist die Woche, in der das Wintersemester beginnt, und alles, was das Produkt speichert, wird über eine Nummer in diesem Bereich adressiert. Das ist für die Lehre genau richtig und der Grund, warum ein Stundenplan überhaupt von einem Jahr ins nächste verschoben werden kann.

Für eine Anfrage ist es falsch, und jede Einrichtung bekommt sie: “Können wir für die Konferenz im nächsten Juni den großen Saal haben?” — im November gefragt, für ein Datum in einem akademischen Jahr, das in der Datenbank noch nicht existiert. Die übliche Antwort ist eine Notiz im Kalender von jemandem, und der Saal wird im folgenden Frühjahr doppelt gebucht von wem auch immer, der den neuen Stundenplan aufbaut, ohne es zu wissen.

Perpetuum ist die Einstellung, mit der eine Datenbank Wochen außerhalb ihres eigenen Jahres halten kann, sodass die Anfrage dort erfasst wird, wo geplant wird, und von allen gesehen wird, die nachsehen. Öffnen Sie das Fenster ein Jahr nach vorn, und es existieren die Wochen 53 bis 104; bis zu fünf Jahre in jede Richtung sind erlaubt. Nichts wird neu nummeriert und nichts verschoben — die Zählung setzt sich einfach fort, und das Fenster wandert mit den Daten durch jedes Speichern, jeden Export und jede Kopie.

Dort draußen dürfen nur Räume gebucht werden, und das ist Absicht

Eine Buchung, die einen oder mehrere Räume und sonst nichts nennt, kann außerhalb der Wochen 1–52 liegen. Eine Vorlesung kann es nicht, und eine Buchung, die zusätzlich eine Lehrperson, eine Gruppe oder ein Fach nennt, ebenso wenig.

Ein Raum ist das Einzige, was einen Übergang unverändert übersteht — derselbe Saal, derselbe Name, dieselbe interne Nummer. Gruppen werden jeden September neu gebildet, Fächer neu eingegeben, und der Übergang gibt all diesen neue interne Nummern. Eine zwei Jahre im Voraus für eine Gruppe vorgenommene Buchung würde an der Gruppe hängen, die diese Nummer erbt, was schlimmer ist, als sie gar nicht erst vornehmen zu dürfen.

Das Web-Buchungsmodul setzt dieselbe Regel durch und sagt es im Formular, sobald die Daten das Jahr verlassen, sodass niemand eine lange Wiederholung ausfüllt, nur um am Ende abgelehnt zu werden.

Wenn das Jahr wechselt, zieht die Buchung mit

Diese Konferenz wurde in der Nummerierung dieses Jahres erfasst, irgendwo oberhalb von Woche 52. Im nächsten September ist dasselbe Datum eine gewöhnliche Woche des neuen Jahres — wenn also das Dokument des neuen Jahres geladen wird, rutscht das Fenster ein Jahr nach rechts, und jede übernommene Buchung wandert 52 Wochen nach unten mit. Woche 53 wird zu Woche 1, und die Konferenz in Woche 92 wird zu Woche 40: derselbe Saal, dieselben drei Junitage, nun ein gewöhnlicher Teil des Stundenplans, um den herum alle gleich generieren werden.

Buchungen, die in der Vergangenheit oder jenseits des neuen Fensters landen würden, werden verworfen — und der Bildschirm meldet beide Zahlen, wie viele übernommen wurden und wie viele nicht, statt Sie im März selbst darauf kommen zu lassen. Die verworfenen sind weiterhin in der vor dem Schritt geschriebenen Sicherung enthalten.

Es lohnt sich, klar zu sagen, wo diese nachgeschlagen werden: Die Desktop-Anwendung arbeitet mit den aktuellen 52 Wochen, wie immer, und dort wird die langfristige Buchung vorgenommen. Sie zwei Jahre im Voraus wieder abzurufen, geschieht im Web-Stundenplan, der den gesamten Bereich durchblättert. Die mobilen Apps zeigen das aktuelle Jahr, was Studierende brauchen.

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