Under terminen
Övergång till nästa läsår
Varje sommar samma arbete. Förra årets schema måste sparas, nästa års måste utgå från samma rum och lärare, och databaserna måste hamna rätt väg — under de två veckor när de som vet hur är på semester.
- En skärm, alla tre databaserna
- En fullständig säkerhetskopia före varje åtgärd
- Rumsbokningar upp till fem år framåt
- Gratis manual på 5 sidor
En skärm, i stället för flera steg och ett skript
Övergången var förr utspridd över produkten, med en del som kördes för hand på servern.
Skärmen Årsövergång samlar hela åtgärden på ett ställe. Den visar de databaser som er licens omfattar sida vid sida — läsåret som var och en är inställd på, dess namn på servern och hur mycket kursschemaläggning den faktiskt innehåller — så att det första ni gör är att läsa i stället för att komma ihåg.
Varje åtgärd som ändrar en databas nämner den databasen, anger exakt vad den ska göra och ber er skriva databasnamnet igen innan den körs. Och var och en skriver först en fullständig säkerhetskopia av databasen, innan den rör något, oavsett om ni tror att ni kommer att behöva den. Ingenting här raderar någonsin en säkerhetskopia.
- Kopiera till DB — ersätt en databas innehåll med en annans. Så sås nästa års databas från det här årets.
- Byt DB — byt innehållet i två databaser mot varandra. Båda skrivs ut först, så att ett misslyckande halvvägs ändå lämnar er båda halvorna.
- Spara tom till fil — bygg nästa års startdokument utifrån det här och skriv det till en fil. Ingenting ändras på servern.
- Radera alla scheman eller radera alla bokningar — var för sig, eftersom de inte är samma beslut.
Sommarens förlopp
Fyra steg, i den här ordningen, och bara det sista är den del som någon tycker om.
Läs de tre databaserna
Bestäm vilken som behåller det år som tar slut och vilken som blir det nya året. Skärmen anger år och innehåll för var och en, så det här är ett beslut ni fattar utifrån skärmen och inte utifrån minnet.
Spara det tomma startdokumentet
Byggt utifrån det år som tar slut: rum, lärare, program, grenar, grupper, kurser och inställningar behålls, scheman, bokningar och studentlistan tas bort, och året flyttas fram ett. Det går till en fil, och servern är orörd tills ni säger till.
Ange det nya årets datum
Den första dagen på hösttermin avgör vilken kalendervecka som blir vecka 1, så inget annat går att lita på förrän den är rätt. Det finns en knapp på övergångsskärmen som tar er direkt dit.
Läs in det, ange ändringarna, generera
Lägg in startdokumentet i nästa års databas, lägg till de kurser och grupper som är nya och kör universitetsschemaläggningen som vanligt. Det andra året är dramatiskt kortare än det första, eftersom bara ändringarna behöver matas in.
Vad som följer med, och vad som medvetet lämnas kvar
Startdokumentet behåller allt som beskriver institutionen och släpper allt som beskriver ett visst år av den. Det är ingen begränsning att komma runt — det är just den distinktionen som gör en årlig övergång möjlig överhuvudtaget.
- Behålls: rum, lärare, program, grenar, grupper, kurser och varje inställning ni har finjusterat.
- Släpps: själva schemat, bokningarna inom året och studentlistan.
- Flyttas fram: läsåret, med ett.
- Obegränsat antal parallella kopior, så de flesta lärosäten kör det pågående året, nästa år under övergången och en för intern verifiering.
Att boka ett rum för ett datum som ännu inte har något läsår
Ett år i Wise Timetable är 52 veckor. Vecka 1 är den vecka då hösttermin börjar, och allt produkten lagrar adresseras med ett nummer i det intervallet. Det är precis rätt för undervisning, och det är anledningen till att ett schema överhuvudtaget kan flyttas från ett år till nästa.
Det är fel för en förfrågan, och varje lärosäte får den: “kan vi få stora salen till konferensen nästa juni?” — ställd i november, för ett datum i ett läsår som ännu inte finns i databasen. Det vanliga svaret är en anteckning i någons kalender, och salen dubbelbokas nästa vår av den som bygger det nya schemat utan att veta om det.
Perpetuum är inställningen som låter en databas hålla veckor utanför sitt eget år, så att förfrågan registreras där schemaläggningen finns och syns för alla som tittar. Öppna fönstret ett år framåt så finns vecka 53 till 104; upp till fem år åt vardera hållet är tillåtet. Ingenting numreras om och ingenting flyttas — räkningen fortsätter helt enkelt, och fönstret följer med data genom varje sparning, export och kopia.
Bara rum får bokas där ute, och det är med avsikt
En bokning som nämner ett eller flera rum och inget annat kan ligga utanför vecka 1–52. En föreläsning kan inte det, och inte heller en bokning som också nämner en lärare, en grupp eller ett ämne.
Ett rum är det enda som överlever en övergång oförändrat — samma sal, samma namn, samma interna nummer. Grupper bildas om varje september, ämnen matas in på nytt, och övergången ger alla dessa nya interna nummer. En bokning som görs två år i förväg mot en grupp skulle komma att vara kopplad till den grupp som ärvde det numret, vilket är värre än att inte ha fått göra den.
Webbokningsmodulen tillämpar samma regel och säger det i formuläret så fort datumen lämnar året, så att ingen fyller i en lång upprepning bara för att nekas i slutet.
När året vänder följer bokningen med
Den konferensen angavs mot det här årets numrering, någonstans över vecka 52. Nästa september är samma datum en vanlig vecka i det nya året — så när det nya årets dokument läses in glider fönstret ett år åt höger och varje bevarad bokning flyttas 52 veckor ned med det. Vecka 53 blir vecka 1, och konferensen i vecka 92 blir vecka 40: samma sal, samma tre dagar i juni, nu en vanlig del av det schema som alla är på väg att generera kring.
Bokningar som skulle hamna i det förflutna, eller bortom det nya fönstret, släpps — och skärmen redovisar båda talen, hur många som fördes över och hur många som inte gjorde det, i stället för att låta er upptäcka det i mars. De som släpptes finns kvar i den säkerhetskopia som skrevs innan steget började.
Det är värt att vara tydlig med var dessa slås upp: skrivbordsprogrammet arbetar i de aktuella 52 veckorna, som det alltid har gjort, och det är där bokningen med lång framförhållning görs. Att läsa tillbaka en två år framåt görs i webbschemat, som bläddrar genom hela intervallet. Mobilapparna visar det aktuella året, vilket är vad en student behöver.
Ladda ned manualen
- Årsövergång (PDF, 5 sidor)Skärmen ruta för ruta, hela förloppet, perpetuumbokningar med ett räknat exempel på veckonumreringen och vad man gör när något stannar halvvägs. Gratis, och inget formulär att fylla i.
- SalsbokningVem som får boka vilka rum, och godkännandekön som sitter framför det — inklusive de bokningar med lång framförhållning som den här sidan handlar om.
Relaterade funktioner
- Ändra schemanAtt ändra det år ni faktiskt kör.
- Webbaserad bokningsmodulVarifrån en rumsbokning med lång framförhållning oftast görs.
- Att importera dataAtt föra in det nya årets kurser och grupper från studieadministrativt system.
- Alla publicerade manualerÖver trettio dokument och ISO/IEC 27001-certifikatet, alla öppna.
- Akademiska veckonummerVarför en undervisningsvecka inte är kalenderveckan, och vad vecka 1 betyder.
- Den årliga schemacykelnDatainsamling, övergång och byggfaser, i ordning.
Se Wise Timetable på era egna data
Boka en onlinepresentation på 45 minuter. Vi går igenom er institutions schemaläggningsproblem, visar hur Wise Timetable hanterar det och besvarar vad ert team vill testa.