Pflege
Vertretung, Ersatz und ausgefallene Veranstaltungen
Eine Lehrperson meldet sich um halb acht krank. Sie haben neunzig Minuten, um eine Vertretung zu finden, zu entscheiden, ob die Veranstaltung überhaupt stattfindet, und dreihundert Studierende zu informieren — und nichts davon ist ein Stundenplanproblem, das sich durch eine Neugenerierung lösen lässt.
Das tägliche Problem, nicht das jährliche
Die meiste Stundenplansoftware ist auf den Jahreszyklus ausgelegt: erfassen, generieren, veröffentlichen, fertig. Doch der Stundenplan ist ein lebendes Dokument, und die Arbeit, die den Vormittag einer Verwaltungskraft füllt, sind Abwesenheiten, Vertretungen, Raumwechsel und Absagen.
Wise Timetable behandelt die Vertretung als eigenständige Operation und nicht als Änderung am Hauptplan. Sie bauen nichts neu auf; Sie halten lediglich fest, dass genau diese Einheit an genau diesem Datum anders gehandhabt wird.
- Eine Abwesenheit erfassen und sofort alle betroffenen Einheiten sehen
- Finden, welche qualifizierten Kolleginnen und Kollegen in diesem Zeitfenster tatsächlich frei sind
- Vertretung zuweisen, die Einheit verschieben oder absagen — je nachdem, was richtig ist
- Vertretungen werden zum Datum erfasst, der Hauptstundenplan bleibt unverändert
- Alle Betroffenen werden automatisch per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert
Herausfinden, wer tatsächlich frei ist
Das Schwierige an der Vertretungsplanung ist nicht der Papierkram. Es ist, schnell zu wissen, welche Kolleginnen und Kollegen zu dieser Stunde frei sind, ihr tägliches Lehrdeputat noch nicht erreicht haben und für dieses Modul als Vertretung in Frage kommen.
Da Wise Timetable bereits den Stundenplan, die Lehrbelastung und die eingereichte Verfügbarkeit jeder Lehrperson kennt, ist diese Frage in wenigen Sekunden beantwortet statt in einer Runde Telefonate. Siehe Verfügbarkeitsprüfung.
Rechtzeitig informieren
Eine Absage, von der niemand erfährt, ist schlimmer als die Absage selbst. Vertretungen und Absagen lösen dieselben gezielten Benachrichtigungen aus wie jede andere Änderung: E-Mail an die beteiligten Lehrenden, Push-Benachrichtigungen an die betroffenen Studierendengruppen in den mobilen Apps sowie sofortige Aktualisierung veröffentlichter Webseiten, Kalender-Feeds und der Beschilderung auf dem Campus.
Studierende, die ihren Stundenplan in Outlook oder Google Calendar abonniert haben, sehen die Änderung ebenfalls dort, ohne etwas tun zu müssen.
Und danach ein Protokoll
Vertretungsdaten sind wertvoll. Welche Module die meisten Kontaktstunden verlieren, welche Vertretungsanfragen nicht besetzt werden konnten und wie viel nicht anerkannte Vertretungslehre einzelne Mitarbeitende auffangen, sind Fragen, die Fachbereichsleitungen irgendwann stellen und normalerweise nicht beantworten können.
Da jede Vertretung zur Einheit erfasst und nicht einfach überschrieben wird, lässt sich der Verlauf auswerten. Siehe Berichte.
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