Häufig gestellte Fragen
Fragen, die Universitäten uns stellen
Gesammelt aus dreiundzwanzig Jahren Einführungen und Beschaffungsverfahren. Wenn Ihre hier fehlt, fragen Sie uns direkt — wir beantworten sie gründlich und nehmen sie auf diese Seite auf.
Einführung und Rollout
Wie lange dauert die Einführung von Wise Timetable üblicherweise?
Das hängt davon ab, was Sie brauchen. Unsere Cloud-Dienste lassen sich innerhalb eines einzigen Tages einrichten, aber der gesamte Prozess umfasst mehrere gemeinsame Schritte, und der Zeitplan wird meist von Ihrer Seite bestimmt, nicht von unserer. Die Integration mit externen Systemen — vor allem mit solchen, die uns noch nicht begegnet sind — verlängert ihn, wobei unsere Integrationsschnittstelle die meisten gängigen Konfigurationen abdeckt.
Die Schulung dauert üblicherweise drei bis fünf Tage praktischer Arbeit mit Ihrem Team. Nach dem Go-live läuft der Support so lange weiter, wie Sie ihn brauchen.
Welches Maß an Mitwirkung wird von unserer Universität verlangt?
Die Einführung ist wirklich gemeinschaftlich. Wir können Cloud-Dienste an einem Tag bereitstellen, aber Ihre Mitwirkung ist für Konfiguration, Datenaufbereitung und die Integration in Ihre bestehenden Systeme unerlässlich. Wo Drittsysteme beteiligt sind, rechnen Sie mit etwas Abstimmungsaufwand von denen, die sie betreuen.
Planen Sie drei bis fünf Tage für die Schulung ein. Darüber hinaus ist der laufende Aufwand gering — siehe die nächste Antwort.
Ist Wise Timetable nach der Einführung schwer zu verwalten?
Nein. Wir bezeichnen es als IT-loses System. Nach der Einführung werden die Kernabläufe vom Server und von unserem Team übernommen, sodass Ihre IT-Abteilung aus der täglichen Planung vollständig herausgehalten wird. Die Verwaltungsmitarbeitenden betreiben das System selbst, mit unserem Support, wann immer sie ihn brauchen.
Das ist wichtiger, als es klingt. Ein Planungssystem, das ständige IT-Beteiligung erfordert, verbraucht still und leise in jedem Betriebsjahr Personalbudget.
Können wir von unserem aktuellen Stundenplansystem migrieren?
In der Regel ja. Wenn Ihr aktuelles System nach Excel, CSV oder XML exportieren kann — und fast alle können das — können wir das in Wise Timetable abbilden. Wo eine API existiert, können wir oft direkt lesen.
Senden Sie uns einen Beispielexport, bevor Sie sich auf irgendetwas festlegen, und wir sagen Ihnen ehrlich, was sich sauber übertragen lässt, was Zuordnungsarbeit braucht und was neu erfasst werden muss.
Daten, Umfang und Planung
Wir möchten unsere vorhandenen Daten nutzen. Wie vermeiden wir umfangreiche manuelle Eingaben?
Wise Timetable unterstützt eine Reihe automatisierter Importmethoden. Excel und CSV decken die meisten Fälle ab; XML wird unterstützt; und es gibt dokumentierte REST-API-Bibliotheken für die direkte Integration mit externen Systemen.
Automatischer Import und manuelle Anpassung lassen sich jederzeit kombinieren, sodass Sie die volle Kontrolle über den endgültigen Datenbestand behalten. Es gibt viele fertige Vorlagen, und wo Ihre Konfiguration ungewöhnlich ist, lassen sich Importe genau auf Ihr Dateiformat zuschneiden.
Was, wenn wir einige Stunden fest vorgeben und den Rest automatisch generieren möchten?
Sie haben volle Kontrolle über die manuelle Planung. Legen Sie bestimmte Veranstaltungen fest und sperren Sie sie, sodass die automatische Generierung sie nicht verschieben kann. Wenn Sie einen erheblichen Teil des Stundenplans von Hand erstellt haben, können Sie ihn vollständig in einer einzigen Aktion sperren.
Gesperrte Veranstaltungen sind mit einem Schlüsselsymbol markiert und damit auf einen Blick erkennbar, und das System generiert den Rest darum herum. Dieser hybride Ansatz ist die tatsächliche Arbeitsweise der meisten unserer Einrichtungen.
Was, wenn der Stundenplan wegen der Restriktionen nicht fertiggestellt werden kann?
In seltenen Fällen sind Restriktionen so streng, dass selbst theoretisch keine vollständige Lösung existiert. Dann zeigt Wise Timetable alle nicht zugewiesenen Veranstaltungen deutlich an, statt stillschweigend zu scheitern. Sie haben dann zwei Möglichkeiten: die verbleibenden Veranstaltungen von Hand in die freien Zeitfenster setzen, die das System Ihnen zeigt, und dabei eine Restriktion übergehen, wo Sie das für vertretbar halten; oder eine Restriktion lockern und die Generierung erneut starten.
Da selbst große und komplexe Stundenpläne in weniger als einer Minute neu generiert werden, ist Iterieren günstig. Sie fangen nicht von vorn an.
Welche Größengrenzen hat das System?
Bei Studiengängen, Teilstudiengängen, Modulen, Unterrichtsräumen oder Lehrenden gibt es praktisch keine Grenzen. Technisch ist die einzige Beschränkung der verfügbare Arbeitsspeicher, und der trägt extrem hohe Mengen.
Wise Timetable wurde ursprünglich für Universitäten auf Enterprise-Niveau konzipiert, weshalb es skaliert; es blieb so leicht bedienbar, dass kleinere Organisationen es mit einer einzigen administrierenden Person betreiben.
Können Lehrende ihre Verfügbarkeit selbst eingeben?
Ja, und das ist die größte Zeitersparnis, von der die meisten Einrichtungen berichten. Sie öffnen das Web-Buchungssystem für Ihr Lehrpersonal; jede lehrende Person meldet sich über einen Browser an und trägt die Stunden ein, in denen sie unterrichten kann. Keine Installation, keine Schulung, kein Formular, das per E-Mail zurückzusenden wäre.
Die administrierende Person beobachtet ein Live-Übersichtsfeld zum Fortschritt und versendet automatische Erinnerungen an alle, die noch nicht geantwortet haben. Danach läuft die Generierung aus der Administrationskonsole direkt auf Basis dieser Verfügbarkeit. Es müssen keine Telefonate geführt, keine Tabelle abgeglichen werden, und es gibt keinen Übertragungsschritt, in dem Fehler entstehen — das beseitigt sowohl die Verzögerung als auch die häufigste Quelle von Planungsfehlern.
Ist es möglich, den internen Stundenplan für Lehrende zur Überprüfung bereitzustellen?
Ja. Wise Timetable unterstützt eine unbegrenzte Zahl interner veröffentlichter Stundenpläne. Die meisten Einrichtungen führen drei: einen für das laufende Studienjahr, einen für das kommende Jahr während der Übergangszeit und einen für die interne Überprüfung und Durchsicht.
Sie können außerdem unbegrenzt viele Stundenplansimulationen mit unterschiedlichen Parametern oder Restriktionen erstellen und speichern, lokal über die Administrationskonsole abgelegt, sodass Sie Szenarien testen können, ohne den Livebetrieb anzutasten.
Den Stundenplan im Browser erstellen
Müssen wir etwas installieren?
Nein. Das Stundenplanbüro kann seine gesamte Arbeit in einem Browser erledigen: die Woche lesen und aufbauen, Lehrveranstaltungen platzieren, verschieben und tauschen, Verfügbarkeit, Buchungen und Genehmigungen, Lehrveranstaltungen und ihre Lehrpläne, Studiengänge, Gruppen, Lehrende, Räume und Studierende, das Stundenraster, das Studienjahr, Berichte, den Generator und die Massenoperationen.
Wir sagen das deutlich, weil es zunehmend eine Beschaffungsanforderung statt einer Vorliebe ist. Wenn Ihre IT-Richtlinie oder Ihre Ausschreibung installierte Software verbietet, ist das hier kein Hindernis — siehe die Web-Administration und der Desktop-Planer.
Es gibt auch ein Desktop-Programm. Welches brauchen wir?
Der Desktop-Planer kam zuerst, und viele langjährige Kunden bevorzugen ihn weiterhin: Eine Planungsverantwortliche, die seine Tastatur kennt, arbeitet damit schnell, und wir sind nicht im Geschäft, jemandem ein funktionierendes Werkzeug wegzunehmen, der gut damit umgehen kann. Neue Einrichtungen beginnen in der Regel im Browser und installieren nie etwas.
Eine Schule wird so eingerichtet, dass sie von der einen oder der anderen Seite aus administriert wird, sodass nie die Frage entsteht, welche von beiden die Daten besitzt. Beide können gleichzeitig in Gebrauch sein, und der Leitfaden legt genau dar, was das bedeutet.
Können mehrere Personen gleichzeitig den Stundenplan erstellen?
Im Browser ja, ohne etwas zu konfigurieren: Es gibt kein Dokument zu öffnen, keine Sperre, auf die man wartet, und nichts zu veröffentlichen. Was eine Person speichert, sehen die anderen.
Wenn Sie zusätzlich den Desktop-Planer nutzen, deckt der Mehrbenutzermodus dasselbe dafür ab — siehe das Handbuch zur Planung durch mehrere Nutzende.
Wer darf in die Administration, und wer entscheidet das?
Sie, innerhalb der Anwendung. Ein Datensatz einer lehrenden Person trägt ein Administrator-Häkchen; die Personen, die es haben, können sich anmelden und den Stundenplan ändern. Ihr eigenes Büro erteilt und entzieht es, und die Maske verweigert es, das letzte zu entfernen, weil nichts innerhalb der Anwendung dieses wieder setzen könnte.
Zur Anmeldung gehört außerdem ein Passwort, das dieselbe Maske vergibt. Eine Person, die das Häkchen, aber kein Passwort hat, kommt nicht hinein, und die Maske sagt das, statt es Sie von der Person erfahren zu lassen.
Können sich Mitarbeitende mit ihrem Microsoft-365-Konto anmelden?
Ja, wo die Schule es aktiviert. Lehrende und das Stundenplanbüro melden sich am Web-Stundenplan und an der Administration im Browser mit dem Microsoft-Konto an, das die Einrichtung ihnen bereits gegeben hat. Multifaktor-Authentifizierung und Ihre eigenen Zugriffsrichtlinien gelten genau wie für Outlook, und Wise Timetable sieht das Passwort nie. Ihre Microsoft-365-Administration genehmigt die Anwendung einmalig, und sie fragt nur nach Anmeldung und grundlegendem Profil — nichts aus Postfächern, Kalendern oder Dateien.
Eine Schule kann Passwörter daneben beibehalten oder erst dann ganz auf Microsoft umstellen, wenn sie gesehen hat, dass es funktioniert; die Rechte stammen weiterhin aus dem Datensatz der lehrenden Person, sodass ein Microsoft-Konto sie nicht erweitern kann. Anmeldung mit Microsoft führt Mitarbeitende durch den Vorgang, und Microsoft-Anmeldung einrichten ist die Seite für die IT und das Stundenplanbüro; beide gibt es auch als PDF, den Leitfaden für Mitarbeitende mit jeder Maske einer ersten Anmeldung und den Einrichtungsleitfaden.
Gibt es ein Rückgängigmachen?
Einen Schritt, den eigenen, wo Ihre Fakultät es aktiviert: Nach einer Änderung nennt die Leiste über der Maske, was Sie gerade getan haben, und bietet an, es zurückzunehmen. Es ist kein Verlauf der Maske, und es greift nicht in die Arbeit anderer ein.
Über diesen Schritt hinaus zählen die Operationen, die viele Lehrveranstaltungen auf einmal ändern, jeweils, was sie ändern werden, und fragen mit der Anzahl nach, bevor sie es tun. Diese Rückfrage ist die Absicherung, und es lohnt sich, sie zu lesen.
Automatische Generierung
Wie lange dauert die Generierung?
Für die meisten Einrichtungen unter einer Minute, auch für große und komplexe. Diese Zahl ist weniger wegen der Wartezeit wichtig als wegen dessen, was sie ermöglicht: Wenn ein Lauf günstig ist, können Sie eine Restriktion ausprobieren, das Ergebnis ansehen und Ihre Meinung ändern, und so entsteht tatsächlich ein guter Stundenplan.
Wie die automatische Stundenplangenerierung funktioniert erklärt, was die Engine in dieser Minute tut.
Können wir einen Teil des Stundenplans behalten und den Rest generieren?
Ja, und so arbeiten die meisten unserer Einrichtungen. Sperren Sie die Veranstaltungen, die sich nicht bewegen dürfen — einzeln oder die gesamte von Hand erstellte Arbeit in einer Aktion — und die Generierung füllt um sie herum auf. Gesperrte Veranstaltungen tragen ein Schlüsselsymbol und sind damit leicht erkennbar.
Das Abwählen eines Studiengangs schützt auch seine Lehrveranstaltungen: Sie werden beiseitegelegt und unverändert zurückgesetzt, statt gelöscht zu werden.
Können wir einen Lauf ausprobieren, ohne uns darauf festzulegen?
Ja. Das Ergebnis wird gemeldet, und nichts wird geschrieben, es sei denn, Sie verlangen, dass es über den aktuellen Stundenplan gespeichert wird. Das ist die ehrliche Form von „ausprobieren und sehen“, und es ist ein Kontrollkästchen und kein eigener Modus.
Sie können außerdem unbegrenzt viele gespeicherte Simulationen mit unterschiedlichen Parametern führen, sodass sich zwei Ansätze anhand ihrer Auslastungs- und Arbeitslastzahlen statt nach Eindruck vergleichen lassen.
Was ist der Unterschied zwischen einer harten und einer weichen Restriktion?
Eine harte Restriktion muss in jedem gültigen Stundenplan gelten — eine lehrende Person kann nicht in zwei Räumen gleichzeitig sein. Eine weiche ist eine Präferenz, die Sie gern erfüllt sähen. Jede Präferenz für unverletzlich zu erklären, ist der häufigste Grund, warum ein Stundenplan am Ende gar keine Lösung hat.
Harte und weiche Restriktionen geht reale Beispiele durch und zeigt, wie Sie Ihre eigenen Regeln einordnen.
Können wir für jede Studierende und jeden Studierenden einen persönlichen Stundenplan generieren?
Ja, wo Studierende ihre eigenen Modulkombinationen wählen, statt als feste Kohorten zu wechseln. Der Generator kann von den tatsächlichen Einschreibungen ausgehen, sodass keinem Studierenden zwei Veranstaltungen gleichzeitig zugewiesen werden.
Es gibt zwei Leitfäden, je nachdem, ob Sie bereits Gruppen haben: einen Stundenplan pro Studierendem generieren und pro Studierendem mit bestehenden Gruppen.
Behandelt es auch Prüfungen und nicht nur den Unterricht?
Ja, mit einem eigenen Planer für die Teile, die die Prüfungsplanung zu einem eigenen Problem machen: Kollisionen werden Studierende für Studierenden geprüft, jeder Prüfling wird nach Reihe und Spalte platziert, es gibt Grenzen für die Zahl der Klausuren, die ein Studierender pro Tag und an aufeinanderfolgenden Tagen schreibt, und Aufsichten je Saal und Termin.
Siehe einen Prüfungsplan erstellen und Prüfungsaufsicht.
Studierende, Lehrende und Veröffentlichung
Was bekommen Studierende tatsächlich, und brauchen sie ein Konto?
Eine Webseite, die ihre Woche zeigt, ohne Anmeldung für den Stundenplan selbst. Sie filtern auf ihren eigenen Studiengang, ihr Jahr, ihre Studienrichtung oder Gruppe und lesen ihn auf dem Telefon so bequem wie auf dem Laptop.
Es gibt außerdem kostenlose Apps für Android und iOS, und Studierende können ihren Stundenplan abonnieren, sodass er in dem Kalender erscheint, den sie bereits nutzen — siehe Kalenderabonnements.
Können Lehrende Räume selbst buchen?
Ja. Eine lehrende Person meldet sich auf den öffentlichen Seiten an und bucht einen Raum, und sonst ändert sich für sie auf diesen Seiten nichts. Wo Ihre Fakultät Buchungen zuerst prüfen lassen möchte, genehmigt das Stundenplanbüro sie in seiner eigenen Maske, und die buchende Person erfährt, was entschieden wurde.
Wiederkehrende Raumbuchungen behandelt die Buchungen, die sich wiederholen.
Können wir den Stundenplan auf Bildschirmen in Fluren anzeigen?
Ja. Ein Display wird einmal konfiguriert und auf jedem Bildschirm mit Browser angezeigt; es gibt keinen separaten Player zu installieren und keine Lizenz pro Bildschirm.
Stundenpläne auf digitaler Signage zeigt, wie die Displays aussehen und wie eine Schule eines einrichtet. Der Leitfaden für Mitarbeitende Using Signage Displays (auf Slowenisch) geht es mit Bildern durch.
Können wir eigene Plakate und Ankündigungen auf diesen Bildschirmen zeigen?
Ja. Eine Mitteilung ist eine kleine Leinwand mit bis zu vier Zonen — ein Bild, ein YouTube-Video, ein PDF, ein Stück HTML oder eine Schlagzeile — einmal im Browser zusammengestellt und auf jedem Display im Wechsel mit dem Stundenplan angezeigt, für so viele Sekunden und in der Reihenfolge, die Sie festlegen. Sie kann ein Datumsfenster erhalten, sodass ein Hinweis zum Tag der offenen Tür von selbst verschwindet.
Mitteilungen für Campus-Bildschirme enthält die gesamte Anleitung.
Kann der Stundenplan in unserer Lernplattform oder auf unserer eigenen Website erscheinen?
Ja, beides. Fertige Seiten werden von der Anwendung bereitgestellt und können verlinkt oder in einem iframe eingebettet werden, sodass sie wie Teil Ihrer eigenen Website wirken, samt Logo.
Speziell für die Lernplattform zeigt Stundenpläne in Ihrer Lernplattform die Möglichkeiten, und die REST API steht bereit, wo Sie ihn lieber selbst darstellen möchten.
Können Lehrenden ihre Woche automatisch per E-Mail zugesandt werden?
Ja. Einmal pro Woche erhält jede lehrende Person ihren eigenen Stundenplan als PDF-Anhang, in ihrer eigenen Sprache, und die Schule verfasst das Schreiben selbst, statt uns zu bitten, es zu ändern.
Wöchentliche Stundenpläne per E-Mail an Lehrende ist die Übersicht, und der Leitfaden zu Benachrichtigungen behandelt die Maske Feld für Feld.
Können die Schreiben von unserer eigenen Adresse statt von Ihrer kommen?
Ja, für die Schreiben, die die Website versendet, und für die, die ein Planer vom Desktop aus versendet. Auf dem Reiter Benachrichtigungen fügt eine Fakultät entweder eine Antwortadresse hinzu — die Schreiben verlassen weiterhin unser Postfach, die Antworten gehen an das Stundenplanbüro, und es ist kein Passwort beteiligt — oder trägt ein eigenes Postfach ein, sodass die eigene Adresse in der Absenderzeile steht. Das Passwort wird mit einem Schlüssel versiegelt, der nur auf unserem Server existiert, und wird nie wieder angezeigt.
Das wöchentliche Schreiben an Lehrende folgt mit dem nächsten Release des Mailservers. Bei Microsoft-365-Organisationen ist das Versenden mit Passwort (SMTP AUTH) oft abgeschaltet, fragen Sie also zuerst die IT. Massen-E-Mail erklärt die Wahl, und der Leitfaden zu Benachrichtigungen enthält die Einstellungen für Microsoft 365 und Gmail.
Das Studierendensekretariat: Wahlfächer, Praktika und Prüfungen
Können Studierende ihre Wahlfächer in Wise Timetable wählen?
Ja. Das Studierendensekretariat eröffnet eine Runde, und das Angebot für jeden Studiengang und jedes Jahr geht von den Fächern aus, die der Stundenplan bereits als Wahlfächer kennzeichnet. Studierende wählen oder reihen sie auf ihrem Telefon, und jedes Wahlfach zeigt, wann es stattfindet, und nennt alles, womit es sich in der eigenen Woche der Studierenden überschneidet.
Eine gereihte Runde wird am Ende per Losverfahren zugeteilt, dessen Startwert aufbewahrt wird, sodass das Ergebnis reproduziert werden kann; das Ergebnis geht als Gruppen mit ihren Studierenden in den Stundenplan zurück. Wahlfachauswahl behandelt die gesamte Runde.
Kann es klinische Rotationen planen?
Ja. Fachgebiete, Krankenhausstandorte und ihre Abteilungen — jede Abteilung ein Raum des Stundenplans — und die Stunden, die jedes Praktikum erfordert; Generieren schlägt vor, wo sich jede Gruppe befindet, Woche für Woche, geprüft gegen die Kapazität und gegen die Vorlesungen, die die Gruppe noch hat. Der Plan wird zu gewöhnlichen Lehrveranstaltungen des Stundenplans, und jede Studierende und jeder Studierende sieht, wo sie oder er diese Woche ist und wie viele Stunden bereits geleistet sind.
Klinische Praktika führt durch die sechs Schritte, und Medizinische Fakultäten stellt es neben den Rest des Curriculums.
Können sich Studierende hier für Prüfungen anmelden, oder bleibt das in unserem Studierendeninformationssystem?
Beides ist möglich. Wo das Studierendeninformationssystem bereits Prüfungsanmeldungen entgegennimmt, tut es das weiterhin, und das Modul Prüfungszeiträume plant die Termine und bucht die Räume. Wo es das nicht tut, melden sich Studierende auf ihrem Telefon für die veröffentlichten Termine an, innerhalb Ihrer Fristen, und die eigenen Auskünfte des Systems zu Gebühren oder Voraussetzungen — aus einer Datei gelesen — können sie stoppen, mit Begründung und der Angabe, wen sie fragen können.
Noten, Gebühren und Prüfungsversuche bleiben in jedem Fall im Studierendeninformationssystem. Prüfungszeiträume und Anmeldung behandelt beide Hälften.
Wie melden sich Studierende an, wenn sie bei Ihnen kein Konto haben?
Mit ihrer Matrikelnummer und einem sechsstelligen Code, der an ihre E-Mail gesendet wird — die Adresse in ihrem Datensatz oder eine aus ihrer Nummer gebildete — oder mit dem Microsoft-Konto Ihrer Einrichtung, wo diese eines verwendet. Ein Telefon weist einmal nach, wem es gehört, und funktioniert dann gleichermaßen für Wahlfächer, Praktika, Prüfungen und Anwesenheit.
Für all das müssen die Studierenden mit ihren Gruppen im Stundenplan stehen; die Maske Studierende importiert sie aus einem CSV-Export Ihrer Studierendendaten.
Kosten die Studierendenmodule extra?
Nein. Wahlfachauswahl, klinische Praktika, Prüfungszeiträume und Prüfungsanmeldung gehören zur Standardlizenz, ebenso die Anwesenheit per QR-Code; wir schalten die frei, die eine Einrichtung wünscht.
Preise erklärt, wonach eine Lizenz bepreist wird.
Arbeitslast, Vergütung und Personaldaten
Können wir aus dem Stundenplan errechnen, was jeder lehrenden Person zu zahlen ist?
Ja. Jede lehrende Person trägt ihre eigenen Stundensätze, und die Sätze können sich nach Art der Veranstaltung unterscheiden — eine Vorlesung, ein Labor und ein Seminar müssen nicht gleich vergütet werden — oder nach Studiengang. Jede Person kann einen anderen Vertrag haben, denn die Satztabelle enthält eine Zeile pro Person.
Der Bericht liest dann, was jede lehrende Person in einem von Ihnen gewählten Zeitraum tatsächlich unterrichtet hat, und errechnet das Geld, je Studiengang und je Art der Veranstaltung, als Tabelle, mit der Ihre Buchhaltung arbeiten kann. Lehrende aus dem Stundenplan vergüten legt dar, wie es konfiguriert wird und, ebenso nützlich, was es nicht tut.
Ist das ein Gehaltsabrechnungssystem?
Nein, und das sagen wir lieber hier als im zweiten Monat. Es erzeugt die Zahlen — Stunden und Geld, je Person, je Studiengang und je Art der Veranstaltung — in einer Form, die Ihr Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungssystem übernehmen kann. Es gibt keine Bankdatei, keine Steuerberechnung, keine Gehaltsabrechnung und kein Selbstbedienungsformular für Abrechnungsanträge, das Mitarbeitende einreichen könnten.
Für genau diese Übergabe gibt es einen flachen Export mit einer Zeile pro Veranstaltung, wo ein Gehaltsabrechnungssystem lieber das Detail als die Zusammenfassung liest.
Kann eine lehrende Person einen unterzeichneten Nachweis über die geleistete Arbeit erhalten?
Ja. Die Web-Administration druckt ein Nachweisblatt über akademische Arbeit für jeweils eine lehrende Person, für einen Monat oder einen beliebigen Zeitraum, gegliedert in Lehre, Sprechstunden, Kolloquien, Prüfungen und sonstige Tätigkeiten, mit Unterschriftszeilen für die lehrende Person und für das Büro sowie einer Kopfzeile, die die Fakultät einmal schreibt und die das System sich dann merkt.
Slowenische Fakultäten verlangen dieses Blatt unter diesem Namen — Evalvacija — und es heißt auf Slowenisch so, weil das das Wort ist, das sie in ihrer eigenen Berichterstattung verwenden.
Wie gehen Sie mit Lücken und Pausen im Tag einer lehrenden Person um?
Auf drei Arten, und sie sind absichtlich getrennt. Vor der Generierung kann eine Pause für eine Gruppe nach einer bestimmten Zahl von Unterrichtsstunden und, getrennt davon, für eine lehrende Person verpflichtend gemacht werden; ebenso kann ein Unterrichtsblock so festgelegt werden, dass er ohne Pause darin abläuft. Nach der Generierung verteilt Pausen ausgleichen das, was übrig ist, neu.
Und man kann es messen. Der Pausenbericht zählt Lücken von Gruppen, Lücken von Lehrenden und wie viele der Lücken der Lehrenden lang statt kurz sind, sodass aus „wir haben die Lücken behoben“ Zahlen werden, die sich zwischen zwei Läufen vergleichen lassen. Die Optimierung für Lehrende und die Optimierung für Gruppen sind getrennte Befehle, weil sie gegeneinander wirken.
Können wir sehen, wie sich der Unterricht auf das Personal verteilt, bevor wir uns darauf festlegen?
Ja — Stunden je lehrender Person, je Institut und je Studiengang, wobei die Veranstaltungen, denen niemand zugewiesen ist, angezeigt statt stillschweigend ausgelassen werden. Diese letzte Liste ist meist die nützliche.
Die Arbeitslast der Lehrenden ausgleichen ist der Arbeitsleitfaden, und Berichte für die Hochschulleitung behandelt, was eine Dekanin oder ein Dekan tatsächlich fragt.
Integration mit Ihren anderen Systemen
Mit welchen Studierendeninformationssystemen arbeiten Sie?
Wir haben Hinweise zu Banner, SITS, PeopleSoft, Colleague, Workday Student, Unit-e und Callista veröffentlicht, und das allgemeine Vorgehen in einen Stundenplan mit einem SIS integrieren gilt für den Rest.
Wo ein System nicht auf dieser Liste steht, ist es meist trotzdem unkompliziert: Wenn es Excel, CSV oder XML exportiert, können wir es abbilden, und wo es eine API hat, können wir oft direkt lesen.
Gibt es eine API?
Ja, eine dokumentierte REST API, und das Handbuch wird hier veröffentlicht, statt unter einer Vereinbarung versandt zu werden. Ein Beschaffungsteam sollte es an die Person weitergeben können, die seine Systeme betreut, und eine Antwort erhalten, bevor etwas unterzeichnet wird.
Es ist dieselbe Schnittstelle, die unsere eigenen mobilen Apps und Drittpartner nutzen, sie wird also täglich beansprucht und ist keine Hintertür, die niemand testet.
Können wir von CELCAT, Scientia, TimeEdit oder Untis wechseln?
Ja, und es gibt zu jedem einen Hinweis: CELCAT, Scientia, TimeEdit und Untis.
Senden Sie uns einen Beispielexport, bevor Sie sich auf irgendetwas festlegen. Wir sagen Ihnen, was sich sauber übertragen lässt, was Zuordnung braucht und was neu erfasst werden muss — das ist ein nützlicheres Gespräch als ein Versprechen.
Wir führen unseren Stundenplan heute in Excel. Ist das ein Problem?
Nein, es ist der häufigste Ausgangspunkt, den wir sehen. Die Struktur einer funktionierenden Tabelle ist meist solide; was ihr fehlt, sind eine Konflikterkennung und ein Weg zur Veröffentlichung.
Von Excel zur automatisierten Stundenplanung beschreibt, was sich übertragen lässt und was es sich lohnt, unterwegs neu zu überdenken.
Plattformen, Sicherheit und Support
Welche Geräte werden unterstützt?
Das System läuft in jedem modernen Browser auf jeder Plattform — Windows, macOS, Linux und mobil. Für Android und iOS stehen eigene Apps bereit, sodass Studierende und Mitarbeitende unterwegs auf Pläne und Buchungswerkzeuge zugreifen können.
Die Administrationskonsole ist für Windows-PCs jeder Version optimiert und bietet volle Kontrolle über Planung, Berichte und Konfiguration. Die Backend-Software läuft unter Windows Server, ob von uns gehostet oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Wir haben strenge Sicherheitsregeln. Wie geht Ihr Unternehmen mit Daten um?
Wise Technologies ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, dem internationalen Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Das bedeutet einen strukturierten, risikobasierten Ansatz, der Menschen, Prozesse und Technik umfasst — nicht nur eine Firewall.
Speziell für in der Cloud gehostete Daten: Sensible Informationen werden gespeichert und übertragen verschlüsselt, Backups laufen regelmäßig, und Zugriffskontrollen begrenzen die Angriffsfläche. Wo Ihre Daten-Governance es verlangt, installieren wir vollständig on-premises, sodass die Daten Ihr eigenes Netzwerk nie verlassen.
- Nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem
- Verschlüsselung sensibler Informationen bei Speicherung und Übertragung
- Regelmäßige Backups gegen Datenverlust
- Strenge Zugriffskontrollen, die die Angriffsfläche begrenzen
- Vollständige On-premises-Option für maximale Kontrolle und Compliance-Flexibilität
Wie funktioniert Ihr Supportsystem?
Jeder Universität wird eine eigene Ansprechperson aus unserem Support-Team zugewiesen. In vielen Regionen steht der Support außerdem lokal über vertrauenswürdige Partnerunternehmen oder Vertriebspartner zur Verfügung.
Fortgeschrittene technische Probleme und Funktionswünsche gehen an den Second-Level-Support, der direkt vom Kernentwicklungsteam bearbeitet wird — sodass die schwierigsten Probleme die Menschen erreichen, die den Code geschrieben haben. Alles läuft über einen Help Desk mit einem nachverfolgbaren Ticketsystem für alle Anfragen.
Support ist kein optionales Zusatzangebot. Er ist ein grundlegender Teil unserer Art zu verkaufen: Jede Wise-Timetable-Lizenz enthält ihn vollständig.
Können wir alles auf der Website unserer Universität veröffentlichen?
Ja. Wise Timetable stellt fertige Webseiten bereit, die direkt vom Anwendungsserver ausgeliefert werden. Verlinken Sie sie von Ihrer Website oder binden Sie sie in einen iframe ein, und sie erscheinen als nahtloser Teil Ihres eigenen Designs, einschließlich des Logos Ihrer Einrichtung.
Für eine tiefere Integration erlaubt die REST API Ihren internen Systemen, Plandaten direkt zu lesen, und ermöglicht so Echtzeitanzeige, automatisierte Berichte und Interoperabilität mit dem Rest Ihrer Infrastruktur.
Hosting, Upgrades und das Studienjahr
Cloud oder auf unseren eigenen Servern?
Beides. Cloud-Dienste können an einem Tag laufen, und wir betreuen sie; eine vollständige On-premises-Installation wird angeboten, wo Ihre Daten-Governance verlangt, dass nichts Ihr Netzwerk verlässt.
Cloud-Hosting legt dar, was wir bereitstellen und was eine Einrichtung beisteuern muss.
Was geschieht am Ende eines Studienjahres?
Die Struktur des Vorjahres wird fortgeschrieben, und nur die Änderungen brauchen Aufmerksamkeit, weshalb ein zweites Jahr dramatisch schneller geht als ein erstes. Die meisten Einrichtungen führen mehrere veröffentlichte Stundenpläne gleichzeitig — das laufende Jahr, das nächste Jahr während des Übergangs und einen für die interne Überprüfung.
Jahreswechsel ist das Handbuch für den Wechsel selbst.
Wie werden Upgrades gehandhabt, und unterbrechen sie uns?
Bei Cloud-Installationen spielen wir sie ein, und die Browseranwendung braucht nichts, was auf irgendeinem Rechner installiert wäre, sodass auf Ihrer Seite kein Rollout zu organisieren ist.
Wo ein Desktop-Planer im Einsatz ist, wird er getrennt aktualisiert, und wir sagen es vorab, wenn ein Release verlangt, dass beide gemeinsam umziehen.
Wie steht es mit Backups?
Cloud-Installationen werden im Rahmen des Dienstes regelmäßig gesichert, wobei sensible Daten gespeichert und übertragen verschlüsselt sind. On-premises-Installationen werden mit dem Rest Ihres Bestands gesichert, und wir sagen Ihren Administrierenden genau, was in der Sicherung enthalten sein muss.
Unser Informationssicherheits-Management ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert, was regelt, wie diese Backups gehandhabt werden, und nicht nur, dass sie existieren.
Können wir die Software sehen, bevor wir uns festlegen?
Ja, auf drei Wegen: eine Testversion zum Herunterladen, eine Vorführung an Ihrem eigenen Planungsproblem statt an unserem und jedes Handbuch auf dieser Website, kostenlos und ohne Hürde, einschließlich des 278-seitigen.
Uns ist lieber, Sie finden während einer Evaluierung eine Unstimmigkeit, als drei Monate nach Beginn einer Einführung.
Schulen: Nachmittage, die letzte Stunde des Tages und die Tage der Lehrkräfte
Kann jede Klasse höchstens einen Nachmittag pro Woche haben?
Ja. Stellen Sie im Fenster Lückenoptimierung Nachmittag beginnt ab Stunde auf die Schulstunde ein, ab der eine Unterrichtsstunde als Nachmittag zählt, und Nachmittagstage pro Klasse und Woche auf 1. Es ist eine harte Regel: Der Löser verschiebt Unterrichtsstunden, bis sie erfüllt ist, und bricht sie danach nie.
Unser Freitag endet nach der neunten Unterrichtsstunde. Wie sage ich das?
Auf dem Reiter Generieren hat Letzte Stunde des Tages ein Feld pro Wochentag. Setzen Sie Freitag auf 9 und die anderen Tage auf die letzte Stunde, die Sie zulassen. Die Zahl ist eine Schulstunde, gezählt ab Beginn der Arbeitszeiten, keine Uhrzeit, und sie wird vom Lückenlöser durchgesetzt — lassen Sie Lückenoptimierung ausführen angekreuzt.
Lehrkräfte beklagen sich, dass sie für eine einzige Unterrichtsstunde in die Schule kommen.
Setzen Sie Min. Lehrstunden pro Tag auf 2 und erhöhen Sie Wert eines Anwesenheitstags der Lehrkraft. Der Löser fügt dann diesem Tag entweder eine Stunde hinzu oder leert ihn — was für die meisten Lehrkräfte die bessere Antwort ist.
Wie lange sollte ich den Lückenlöser laufen lassen?
Kurz, solange Sie noch Einstellungen ändern — ein bis fünf Minuten, jeweils eine Änderung — und nur einmal lange, für die endgültige Fassung: dreißig bis sechzig Minuten für einen Kandidaten, mehrere Stunden oder eine Nacht für den Stundenplan, den Sie veröffentlichen. Die beste gefundene Woche wird durchgehend behalten, sodass ein Abbruch nie etwas verliert.
Generiert die Schulversion anders als die Universitätsversion?
Der Generator ist dasselbe Programm mit ein paar weiteren Schaltern für Schulen, und der Lückenlöser ist derselbe. Die für eine Schule wichtigsten Einstellungen sind die Nachmittagsregel, die letzte Stunde jedes Tages und die minimalen und maximalen Stunden der Lehrkräfte pro Tag, alle im Fenster Lückenoptimierung.
Einen Stundenplan während des Jahres ändern
Kann ich den Stundenplan mitten im Jahr ändern, ohne die bereits gehaltenen Wochen anzutasten?
Ja. Kreuzen Sie Ab der aktuellen Woche an (Einstellungen › Sonstiges › Generieren, oder das Fenster Optimierungseinstellungen), schieben Sie den Wochenregler auf die erste Woche, für die die Änderung gilt, und generieren Sie. Der Stundenplan wird von dieser Woche bis zum Jahresende neu aufgebaut; jede Unterrichtsstunde in den Wochen davor bleibt genau, wie sie war. Bevor das Schuljahr begonnen hat, gibt es nichts zu schützen, und der Lauf beginnt in Woche 1.
Eine Lehrkraft fehlt eine Woche. Muss ich etwas neu aufbauen?
Nein. Entfernen Sie das Häkchen bei Ab der aktuellen Woche, öffnen Sie diese Woche und verwenden Sie Verschieben bei den betroffenen Unterrichtsstunden oder Aktuellen Stundenplan verbessern für ein paar Minuten. Bei ausgeschaltetem Schalter ändert sich nur die geöffnete Woche: Eine Unterrichtsstunde, die in mehreren Wochen stattfindet, wird geteilt, und ihre anderen Wochen bleiben, wie sie sind.
Was macht „Aktuellen Stundenplan verbessern“?
Es gibt dem Lückenlöser den Stundenplan, wie er ist — ohne neue Generierung — für so viele Minuten, wie Sie wählen. Es verschiebt eine Unterrichtsstunde nur, wenn das Lücken für Lernende oder Lehrkräfte schließt, und listet dann jede Änderung mit den Zahlen davor und danach auf. Nichts ändert sich, bis Sie Behalten drücken, und Rückgängig bringt den Stundenplan genau auf den früheren Stand zurück.
Ich möchte eine Unterrichtsstunde zu einer Zeit, die bereits belegt ist. Kann das Programm Platz schaffen?
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Unterrichtsstunde, wählen Sie Verschieben — auf eine andere Zeit, auf eine andere Zeit und einen anderen Raum oder in einen anderen Raum — und klicken Sie dorthin, wo sie hinsoll. Der Löser findet die kleinste Menge anderer Verschiebungen, die dafür Platz schafft, und zeigt den Preis: Lücken der Lernenden, Lückenstunden der Lehrkräfte und Lehrtage davor und danach sowie jede Kollision, die er in einer anderen Woche hinterließe. Wenn es keinen Weg gibt, sagt er, warum, und nichts wird geändert.
Kann eine Änderung halb schiefgehen?
Nein. Jede Antwort des Lösers wird ganz oder gar nicht angewendet, und gesperrte Unterrichtsstunden werden nie verschoben. Wenn sich der Stundenplan änderte, während der Löser arbeitete, wird nichts geschrieben, und das Programm sagt es.
Funktioniert das auch im Browser?
Ja. Die Web-Administration hat denselben Schalter, Aktuellen Stundenplan mit dem Löser verbessern auf der Seite Generieren, und Mit dem Löser verschieben in der Seitenleiste einer Unterrichtsstunde. Was im Web behalten wird, erreicht das Desktop-Programm von selbst. Teil 7 des Generierungsbuchs beschreibt alle drei Werkzeuge, auf Englisch, Slowenisch und Kroatisch.
Haben Sie noch eine Frage?
Stellen Sie sie in einem kurzen Gespräch. Uns ist lieber, ehrlich vorab zu antworten, als drei Monate nach Beginn einer Einführung eine Unstimmigkeit zu entdecken.