Den Semesterbetrieb steuern
Eine Abwesenheit abdecken, ohne den Stundenplan zu beschädigen
Es passiert in jeder Hochschule jede Woche irgendwo, es wird fast überall von Hand erledigt, und der teure Teil ist nicht die Änderung — sondern dass sechs Monate später niemand sagen kann, wer unterrichtet hat.
Vier Optionen, und sie sind nicht austauschbar
Eine lehrende Person kann am Donnerstag nicht unterrichten. Es gibt vier ehrliche Antworten, und die Wahl zwischen ihnen ist eine Entscheidung darüber, wessen Zeit aufgewendet wird, weshalb sie nicht von der Person getroffen werden sollte, die gerade am Bildschirm sitzt.
Wer jeweils zahlt
| Antwort | Wer dafür zahlt | Wann sie richtig ist |
|---|---|---|
| Absagen | Die Studierenden, in Kontaktstunden. | Selten allein die richtige Antwort, und sie sollte nie die Voreinstellung sein, nur weil sie am einfachsten einzugeben ist. |
| Verschieben | Die Woche aller, einschließlich der Räume. | Gut, wenn die Kohorte klein ist und die Änderung weit genug im Voraus liegt, dass die Leute neu planen können. |
| Vertreten | Eine Kollegin oder ein Kollege. | Die übliche Antwort, und die, die am dringendsten dokumentiert werden muss. Jemand hat Arbeit übernommen. |
| Online unterrichten | Niemandes Stundenplan, und es ist oft die am wenigsten störende Lösung. | Wo die Veranstaltung das Format übersteht. Ein Link an der Veranstaltung selbst statt einer E-Mail, die niemand wiederfindet. So funktioniert das. |
Das, was meist fehlt: wer wen vertreten hat
Die meisten Systeme lassen Sie die lehrende Person einer Veranstaltung ändern. Das ist nicht dasselbe wie die Erfassung einer Vertretung, und der Unterschied zeigt sich Monate später.
Überschreibt man den Namen, besagt der Stundenplan nun, dass die vertretende Person dieses Modul unterrichtet. Die ursprüngliche Tatsache — dass Dr. A eingeplant war und Dr. B an diesen vier Terminen vertreten hat — ist verloren, und damit die Antwort auf jede Frage, die danach gestellt wird: wie viel Vertretung dieser Fachbereich in diesem Semester aufgefangen hat, ob jemand unangemessen viel davon leistet, wen wir dafür bezahlen und wer die Veranstaltung, die eine Studierende nun beanstandet, tatsächlich gehalten hat.
Eine Vertretung ist ein Ereignis, keine Bearbeitung. Sie hat ein Datum, eine herausgenommene Person, eine eingesetzte Person und jemanden, der sie entschieden hat — und ein System, das sie als Bearbeitung behandelt, hat drei dieser vier Angaben weggeworfen.
Und sie muss umkehrbar sein
Vertretungsregelungen ändern sich wieder zurück. Die Abwesenheit ist kürzer als erwartet, die Kollegin, die am Montag zugesagt hat, kann am Donnerstag doch nicht, jemand hat sie in der falschen Woche eingetragen.
Wenn das Rückgängigmachen einer Vertretung bedeutet, sich zu erinnern, was vorher dort stand, und es wieder einzutippen, wird es irgendwann falsch gemacht — und die Version, die veröffentlicht wird, wird die falsche sein. Die Vertretung als Datensatz statt als Überschreibung zu behandeln, macht ihre Umkehrung zu einer einzigen Entscheidung statt zu einem Akt des Erinnerns.
Wer informiert werden muss, und in welcher Reihenfolge
- Die Studierenden der betroffenen Gruppen, und nur sie. Eine hochschulweite Ankündigung über ein einzelnes Seminar bringt den Leuten bei, Ankündigungen zu ignorieren.
- Die vertretende Person, mit Raum, Zeit und dem, was unterrichtet wird — nicht nur ein Name in einer Zelle, den sie bemerken soll.
- Alles, was den Stundenplan anzeigt: das Portal, die Apps, die Bildschirme im Foyer, die Kalender-Feeds, die Leute abonniert haben. Das ist das Argument dafür, aus einer Quelle zu veröffentlichen, statt einen Stundenplan als Datei zu versenden — eine einmal vorgenommene Änderung sollte alles erreichen. Vier Wege der Veröffentlichung und für wen jeder gedacht ist.
- Wer die Belastungszahlen führt, meist eine Fachbereichsverwaltung, die es derzeit zufällig erfährt.
Der Raum ist nicht automatisch in Ordnung
Eine Vertretung ändert, wer unterrichtet, und man nimmt an, der Rest sei unberührt. Zwei Dinge sind es oft nicht. Ausstattung: Eine Kollegin, die ein Praktikum vertritt, braucht möglicherweise dasselbe Labor, und das Labor ist möglicherweise nicht frei. Berechtigung: Hochschulen, die einschränken, welche Räume ein bestimmtes Mitglied des Personals nutzen darf, werden feststellen, dass die Vertretung für diesen Raum nicht auf der Liste steht.
Beides ist kein Grund, die Vertretung abzulehnen. Beides sind Gründe dafür, dass der Bildschirm es im Moment der Eingabe sagt, statt dass jemand es am Donnerstag um neun Uhr entdeckt.
Wo dies in Wise Timetable steckt
Vertretungen werden an der Veranstaltung erfasst statt durch Bearbeiten der lehrenden Person, sodass der Stundenplan beide Tatsachen behält — wessen Modul es ist und wer es am Tag gehalten hat. Die Vertretungsverwaltung behandelt den Bildschirm; Änderungsbenachrichtigungen behandeln, wer es erfährt; und weil alles aus einem Dokument veröffentlicht wird, bewegen sich das Portal, die Apps, die Beschilderung und die Kalenderabonnements gemeinsam statt nacheinander.
Möchten Sie sehen, wie das funktioniert?
Buchen Sie eine 45-minütige Online-Präsentation, in der wir es anhand des Planungsproblems Ihrer eigenen Hochschule durchgehen.