Under terminen
Att täcka en frånvaro utan att schemat går sönder
Det händer någonstans på varje lärosäte varje vecka, det hanteras för hand nästan överallt, och det dyra är inte ändringen — det är att ingen sex månader senare kan säga vem som undervisade.
Fyra alternativ, och de är inte utbytbara
En lärare kan inte undervisa på torsdag. Det finns fyra ärliga svar och att välja mellan dem är ett beslut om vems tid som ska användas, vilket är anledningen till att det inte bör fattas av den som råkar sitta vid skärmen.
Vem som betalar, i varje fall
| Åtgärd | Vem som betalar för det | När det är rätt |
|---|---|---|
| Ställ in | Studenterna, i kontakttimmar. | Sällan rätt svar ensamt, och det bör aldrig vara standard bara för att det är det enklaste att mata in. |
| Flytta | Allas vecka, inklusive salar. | Bra när kullen är liten och ändringen ligger tillräckligt långt fram för att folk ska hinna planera om. |
| Vikarie | En kollega. | Det vanliga svaret, och det som mest behöver registreras. Någon har tagit på sig arbete. |
| Undervisa online | Ingens schema, och ofta det minst störande. | Där passet överlever formatet. En länk på själva tillfället i stället för ett e-postmeddelande som ingen kan hitta igen. Så fungerar det. |
Det som oftast saknas: vem som täckte för vem
De flesta system låter er byta lärare på ett pass. Det är inte detsamma som att registrera en vikarieinsats, och skillnaden syns månader senare.
Skriver ni över namnet säger schemat nu att den vikarierande läraren undervisar i den kursen. Det ursprungliga faktumet — att Dr A var schemalagd och Dr B täckte de här fyra datumen — är borta, och med det svaret på varje fråga som ställs efteråt: hur mycket vikarieansvar absorberade den här institutionen den här terminen, gör någon en orimlig mängd av det, vem betalar vi för det och vem undervisade egentligen det pass som en student nu ifrågasätter.
En vikarieinsats är en händelse, inte en redigering. Den har ett datum, en person som tagits bort, en person som satts in och någon som beslutade det — och ett system som behandlar den som en redigering har kastat tre av de fyra.
Och den måste kunna ångras
Vikariearrangemang ändras tillbaka. Frånvaron blir kortare än väntat, kollegan som sa ja på måndagen kan trots allt inte på torsdagen, någon registrerade det mot fel vecka.
Om det att ångra en vikarieinsats innebär att komma ihåg vad som stod där tidigare och skriva in det igen, kommer det förr eller senare att göras fel — och den version som publiceras blir den felaktiga. Att behandla vikarieinsatsen som en post i stället för en överskrivning är det som gör att ångra den till ett enda beslut i stället för en minnesövning.
Vem som måste få veta, och i vilken ordning
- Studenterna i de berörda grupperna, och bara dem. Ett meddelande till hela lärosätet om ett enda seminarium lär folk att strunta i meddelanden.
- Den vikarierande läraren, med salen, tiden och vad som ska undervisas — inte bara ett namn i en cell som förväntas uppmärksammas.
- Allt som visar schemat: portalen, apparna, skärmarna i entrén, kalenderflödena som folk prenumererat på. Det är argumentet för att publicera från en enda källa i stället för att skicka ut ett schema som en fil — en ändring som görs en gång bör nå allt. Fyra sätt att publicera, och vem var och en är till för.
- Den som för arbetsbelastningssiffrorna, vilket oftast är en institutionsadministratör som i dag får veta det av en slump.
Salen är inte automatiskt i ordning
En vikarieinsats ändrar vem som undervisar, och folk antar att resten är opåverkat. Två saker är det ofta. Utrustning: en kollega som täcker en laboration kan behöva samma labb, och labbet kanske inte är ledigt. Behörighet: lärosäten som begränsar vilka salar en viss anställd får använda kommer att se att vikarien inte står på listan för den salen.
Ingetdera är ett skäl att vägra vikarieinsatsen. Båda är skäl för skärmen att säga det i det ögonblick den matas in i stället för att någon upptäcker det klockan nio på torsdagen.
Var detta finns i Wise Timetable
Vikarieinsatser registreras mot passet i stället för genom att redigera läraren, så schemat behåller båda faktumen — vems kurs det är, och vem som undervisade den på dagen. Vikariehantering täcker skärmen; ändringsaviseringar täcker vem som får veta; och eftersom allt publiceras från ett enda dokument flyttar sig portalen, apparna, skyltarna och kalenderprenumerationerna tillsammans i stället för en i taget.
Vill ni se hur det fungerar?
Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.