Styrning
Vad ett schema avslöjar om människor
Det är ett raster av salar och timmar tills man läser det på tvären, och då är det ett register över var flera tusen namngivna personer är skyldiga att befinna sig, varje timme varje vecka.
Läs det på tvären
Ett schema svarar på när undervisas den här kursen. Vridet nittio grader svarar det på var den här namngivna personen befinner sig, vilka dagar, de kommande sex månaderna — och det svarar på det för varje medlem av undervisande personal och, genom gruppmedlemskap, för en stor del av studenterna.
Det är en annan sorts dokument än det de flesta lärosäten tror att de publicerar, och det är värt att säga högt innan man avgör vem som får se vad. Själva rastret är obetydligt. Dess omvändningar är det inte.
Det som avslöjar mer än det ser ut
- En lärares hela vecka. Att bläddra efter personal förvandlar schemat till ett närvaromönster. Vissa lärosäten är helt avslappnade inför detta; andra behandlar undervisningsåtaganden som konfidentiella, och båda ståndpunkterna är försvarbara. Det som inte är försvarbart är att inte ha tagit ställning.
- Frånvaro, genom subtraktion. En kollega som vanligtvis undervisar på tisdagar och inte gör det den här terminen syns för alla som tittar, och skälet angår ingen.
- Fri text i en bokning. En salsbokning har en beskrivning och en anteckning, och människor skriver verkliga saker i dem — ett disciplinärt möte, en tid hos företagshälsovården, en namngiven student. En bokningstitel visas långt mer vitt än den som skriver den föreställer sig.
- Salsmedlemskap som gruppmedlemskap. Att publicera vilken grupp som går på vilket pass kan avslöja vem som går ett stödprogram, en omtentaväg eller ett litet specialiserat val, helt enkelt för att kullen är så liten att den går att identifiera.
- Små grupper i allmänhet. Ett pass med fyra studenter är i praktiken en lista med fyra namn för alla som känner kullen.
Kontroller värda att insistera på
Vilket system ni än använder. Det här är frågor att ställa till en leverantör, inte en beskrivning av en produkt.
- Separata publika och interna vyer, så att vad en besökare ser och vad en anställd ser är två beslut i stället för ett.
- Möjligheten att stänga av bläddring efter lärare för den publika vyn, utan att stänga av lärarens egen åtkomst till sitt eget schema.
- Ett privat fält på en bokning som verkligen är privat — skilt från den rad som visas på det publicerade schemat — så att ingen behöver välja mellan att dokumentera varför en sal är reserverad och att hålla det för sig själv.
- Salar som kan döljas från publika listor utan att deras lektioner försvinner ur schemat för dem som går dem.
- Inloggningsuppgifter avgränsade till vad de får läsa, så att en integration byggd för en fakultet inte kan läsa en annans.
- En namngiven lista över de webbplatser som får bädda in schemat, i stället för ett jokertecken som låter vilken sida på internet som helst läsa det med en besökares session.
- Ett publicerat ställningstagande om lagring: hur länge historiska scheman sparas, och vem som fortfarande kan läsa ett schema från för fyra år sedan.
Hur Wise Timetable hanterar dessa
Varje lärosäte avgör vad en klientapplikation får erbjuda, och beslutet publiceras till appen i stället för att vara hårdkodat: ett lärosäte som behandlar personalens åtaganden som konfidentiella stänger av bläddring efter lärare och väljaren försvinner från varje portal och varje mobilapp som pekar på det, utan att någon bygger om något.
En salsbokning bär två separata texter — raden som visas på det publicerade schemat, och en intern anteckning som inte gör det. Salar som ett lärosäte inte publicerar markeras som sådana och hålls borta från publika listor medan deras lektioner fortsätter att visas för dem som går dem.
Integrationsuppgifter utfärdas av oss, avgränsas till de lärosäten de får läsa och byts mot en token som löper ut; en webbläsarapplikation släpps in via en uttrycklig lista över tillåtna ursprung i stället för ett jokertecken. Och den del av API:et som skriver — salsbokningar — kan inte alls nås med en applikationsuppgift: den kräver att en person loggar in som sig själv, eftersom en bokning registrerar vem som gjorde den.
Ledningssystemet bakom allt detta är certifierat enligt ISO/IEC 27001:2022, och certifikatet publiceras tillsammans med alla andra dokument vi producerar på säkerhetssidan.
En reservation, allvarligt menad
Detta är en beskrivning av vad ett schema avslöjar och vilka kontroller som finns för att begränsa det. Det är inte juridisk rådgivning, och vad ert lärosäte är skyldigt att göra beror på var det finns och på beslut som med rätta är er dataskyddsombuds. Det användbara att ta med sig är inventeringen: ta reda på vad ert schema avslöjar innan ni avgör vem som får se det, i stället för att upptäcka listan efter publiceringen.
Vill ni se hur det fungerar?
Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.