Att bygga schemat

Flera planerare som arbetar i samma schema samtidigt

Schemaläggning är några intensiva veckor om året, och under de veckorna är en person en flaskhals. Fleranvändarläget låter två, tre eller fler planerare bygga samma schema samtidigt — utan att den sista som trycker på spara i det tysta skriver över allt de andra gjort.

Boka en onlinedemo Ladda ner den kostnadsfria testversionen

Aktiveras en gång, för alla
Ändringar syns inom tio sekunder
Ägarskap gäller per kurs
Gratis manual på 12 sidor, publicerad nedan

Vad som går fel utan det

Ingen krock. Tystnad.

Ett schemaläggningsprogram byggt för en planerare beter sig precis som man väntar sig: man läser in schemat, ändrar det, sparar det, och alla andra ser resultatet efteråt. Det är korrekt och tillräckligt under elva månader av året.

Under de två veckor när tre personer bygger nästa år misslyckas det på värsta tänkbara sätt. Den som sparar sist skriver över det som de andra under tiden har gjort, och ingen varnas. Arbetet flaggas inte, slås inte ihop och kan inte återskapas — det är helt enkelt borta, och upptäcks oftast dagar senare av en lärare vars tisdag har flyttats tillbaka.

Fleranvändarläget finns för just de två veckorna. Det ingår i licensen, det är inte en utgåva eller ett tillägg.

Allt på den här sidan beskriver skrivbordsprogrammet. En skola som i stället kör webbadministrationen har samma sak på sina egna villkor — flera personer som arbetar i ett schema samtidigt, på en databas — och behöver inget av upplägget nedan, eftersom det inte finns något på någons dator att ställa in.

Kurslistan i Wise Timetables webbadministration, med genomförandetyper, turer och antal lektioner per kurs — En skola som kör webbadministrationen gör detta utan att installera något. Kurser, program, grupper, lärare, rum och studenter kan alla redigeras här, av vem ni än ger ett konto.

Att aktivera det: en person, en minut, en gång

Det är en egenskap hos schemat, inte hos datorn — så ingen behöver besöka någons skrivbord.

Ge varje planerare ett eget namn
Inställningar → Övrigt → Allmänt, fältet “Användare”. Det måste vara olika för varje person och igenkännligt för människor, eftersom det är det namn kollegorna ser när en kurs är upptagen. Lärosäten som använder skrivbordets inloggningsruta har detta redan ifyllt.
Läs in schemat från databasen
Data → Läs in från databas, så att ni utgår från vad databasen faktiskt innehåller i stället för från en lokal kopia.
Bocka i en kryssruta
Inställningar → Övrigt → fliken Visa: “Synkronisera kurser för flera användare”. Bekräfta med OK.
Spara tillbaka projektet
Data → Spara i databas. Det är steget som folk glömmer och det som spelar roll: inställningen lagras i projektet, och projektet finns i databasen.
Alla andra gör ingenting
Nästa gång en kollega läser in från databasen följer inställningen med projektet och deras kopia växlar själv till fleranvändarläge. Ingen andra dator att konfigurera, ingen instruktion att sprida.

Vad som utbyts, och hur ofta

Var tionde sekund, och bara medan någon annan faktiskt arbetar.

Varje kopia av programmet talar med databasen i en tio sekunders takt. Den rapporterar att den fortfarande är där, skickar upp de pass ni har flyttat sedan förra takten och hämtar ned dem som era kollegor har flyttat, och ritar om ert rutnät om något av dem finns på den skärm ni tittar på.

Om ni är den enda planeraren som är inloggad körs inget av detta. Ert arbete når databasen när ni sparar det, precis som tidigare, så fleranvändarläget kostar en ensam planerare ingenting alls.

Det som färdas på det här sättet är själva schemat — dag, timme, rum och vecka för varje pass. Strukturella ändringar gör det inte: en ny kurs, ett ändrat antal timmar, en ny studentgrupp, ett nytt rum eller en ny lärare når era kollegor när någon sparar i databasen och de läser in från den. Det är avsiktligt, och det är den enda sak som är värd att berätta för ett nytt team första dagen.

En kopia som slutar rapportera — stängd, kraschad, avstängd — betraktas som försvunnen efter ungefär fem minuter
Pass flyttas på de andra skärmarna inom ungefär tio sekunder
Strukturella data färdas vid spara och inläsning, inte i takten
Automatiska lokala säkerhetskopior varje minut pausas: det är databasen, inte er lokala fil, som nu är sanningen

Ägarskap tas per kurs, och tas i det tysta

Bibliotekets modell: så länge ni har den kan ingen annan få den.

I samma ögonblick som ni börjar göra något med en kurs — öppnar dess skärm, drar ett av dess pass, delar det, låser det, skriver dess webbanteckning — blir kursen er. Ni tillfrågas inte och ingen dialogruta visas. Om den var ledig blir den helt enkelt er.

Enheten är kursen, inte det enskilda passet. Tar ni Matematik I har ni tagit varje föreläsning, övning och laboration i den, eftersom att flytta ett pass i en kurs nästan alltid innebär att flytta de andra.

En kollega som tar sig an en kurs som ni håller tillfrågas — med namn — om hen vill ta över den från er. Att svara nej avbryter hens klick rent och kostar ingenting, vilket är anledningen till att det nästan alltid är rätt svar: namnet i meddelandet talar om exakt vem man ska gå och prata med. Hens kopia lämnar under tiden er kurs helt i fred: den skrivs inte över av hens sparande och dras inte ned på hens skärm medan ni fortfarande arbetar med den.

Anspråk lämnas tillbaka automatiskt när ni avbryter, när ni stänger en kursskärm utan att ha ändrat något, när en åtgärd överges och när ni stänger programmet normalt — den sista frigör allt på en gång. En kurs med osparade ändringar förblir er tills ni stänger, vilket är meningen och inte en brist.

Åtgärder som beter sig annorlunda medan kollegor arbetar

En åtgärd som berör hundra kurser kan inte ställa hundra frågor, så var och en har i stället ett definierat svar.

Åtgärd	Vad den gör	Varför
Automatisk generering och de sex optimerarfunktionerna	Vägrar innan något ändras och listar de upptagna kurserna med namnet på den som håller var och en	Generering skriver om det mesta av veckan. Att köra den runt någon annans arbete skulle lämna ett schema som är delvis genererat och delvis inte.
Förskjutning av veckorna i en termin	Vägrar på samma sätt	Det flyttar den gräns som varje kurs mäts mot, så det måste flytta alla eller ingen.
Aktivera alla scheman; anpassa hörnveckor till föreläsningar	Körs på allt som är ledigt och nämner sedan de kurser den lämnade orörda	Meddelandet ersätter det vanliga “åtgärden lyckades”, så att en delvis genomförd körning aldrig misstas för en fullständig.
Tillägg eller ändring av studentgrupper	Tillåts inte medan någon annan är inloggad	Grupper är skelettet som hela schemat hänger på. Att ändra det under fötterna på en kollega kan inget program göra säkert.

När en kurs har fastnat

Ett anspråk överlever en krasch med avsikt — så det finns två knappar som rensar ett.

Om en dator stängs av, avslutas i Aktivitetshanteraren eller tappar nätverket vid fel tidpunkt fanns ingen där som kunde lämna tillbaka anspråket och det ligger kvar i databasen. Det är den rätta avvägningen: alternativet är ett anspråk som försvinner medan någon fortfarande redigerar bakom det.

Rensa ägare, längst ned på samma flik Visa, frigör varje kurs som någon håller, rensar listan över inloggade användare och tömmer kön med ej levererade ändringar, och noterar sedan i historikloggen att ni gjorde det. Den är avsiktligt trubbig och bör behandlas som en administratörsåtgärd, överenskommen med de andra i förväg — den frigör anspråk som skyddar verkligt osparat arbete såväl som övergivna.

Rensa synk är den mildare kusinen: den rensar listan över inloggade och kön med ej levererade ändringar men rör inte ägarskapet. Använd den när programmet envisas med att andra användare är inloggade och ni vet att ingen är där. Om ni inte är säkra på vilken ni behöver är det den här ni ska prova först.

En husregel förebygger det mesta: stäng programmet när ni går för dagen i stället för att låta det gå över natten. Varje anspråk, frigörande, rensning och vägran skrivs till programmets egen logg med namn och tider, och loggen öppnas från en knapp i Inställningar, så en supportfråga besvaras oftast utifrån filen i stället för från minnet.

Frågor som lärosäten ställer

Hur många kan planera samtidigt?

Det finns ingen fast gräns i mekanismen. I praktiken är detta en funktion för de två, tre eller fyra personer som bygger en fakultets schema tillsammans, och det är den storleken den är utformad och testad för.

Måste vi köra det hela året?

Nej, och de flesta lärosäten gör inte det. Att växla tillbaka sker på samma panel: avmarkera rutan, tryck på Rensa ägare så att ingen kurs står kvar som någons, och spara i databasen. Ingenting går förlorat i något av fallen, så att köra fleranvändarläge under de två hektiska veckorna och enanvändarläge under de övriga femtio är ett fullt rimligt sätt att arbeta.

Vad händer med pågående arbete om någons dator havererar?

Det som redan var sparat finns i databasen. Det som inte var sparat går förlorat med datorn, precis som vid arbete som ensam användare — men deras anspråk ligger kvar, så ingen annan skriver i det tysta över kursen medan de startar om. En administratör rensar det med Rensa ägare när de är tillbaka.

Är det samma sak som inställningen “synkronisera reservationer”?

Nej, och de är lätta att förväxla eftersom båda säger “synkronisera”. Synkronisera reservationer med databasen, på fliken Allmänt, håller rumsbokningar i takt och har inget med flera planerare att göra. Den som den här sidan beskriver är Synkronisera kurser för flera användare, på fliken Visa. Manualen inleds med den varningen av samma skäl.

Kan flera fakulteter arbeta med separata scheman samtidigt?

Det är en annan fråga med ett annat svar: separata scheman är oberoende och har aldrig behövt detta. Fleranvändarläget är till för flera personer inom ett och samma schema. Att koppla samman separata fakulteters scheman behandlar det andra fallet.

Finns det ett dokument vi kan ge teamet?

Ja — manualen nedan, på engelska eller slovenska. Den är tolv sidor, skriven för planerare snarare än administratörer, och citerar den exakta ordalydelsen i varje meddelande de kommer att se.

Ladda ned manualen

Se Wise Timetable på era egna data

Boka en onlinepresentation på 45 minuter. Vi går igenom er institutions schemaläggningsproblem, visar hur Wise Timetable hanterar det och besvarar vad ert team vill testa.