Prüfungen

Die Prüfungsanmeldung im Stundenplan durchführen

Wo das Studierendenverwaltungssystem keine Prüfungsanmeldungen entgegennimmt, muss es jemand tun: wer welche Prüfung an welchem Termin ablegt und wer das gesagt hat. Hier steht, wie die Regeln aussehen müssen, wohin die Ausnahmen gehören und was die prüfende Person am Prüfungsmorgen braucht.

Zuerst die Termine

Die Anmeldung beginnt dort, wo die Planung endet: Studierende können sich nur für Termine anmelden, die feststehen und deren Räume gebucht sind. Welche Termine das sind, ist ein eigenes Planungsproblem — wie viele Termine jede Lehrveranstaltung erhält, in welchem Abstand, nie zwei Prüfungen desselben Jahrgangs an einem Tag, nie zwei Prüfungen mit gemeinsamen Studierenden zugleich —, und einen Prüfungsplan erstellen behandelt es. Die Anmeldung sollte nur für veröffentlichte Termine und nur für die eigenen Lehrveranstaltungen einer studierenden Person geöffnet sein.

Regeln, an die sich Studierende halten müssen

Eine Frist am Ende eines Tages. Die Anmeldung schließt so viele Tage vor der Prüfung, die Abmeldung etwas später; beide am Ende dieses Tages, sodass “bis Dienstag” den ganzen Dienstag meint.
Jeweils ein Termin einer Lehrveranstaltung. Ein zweiter Termin wird unter Nennung des ersten abgelehnt, und die Abmeldung gibt ihn frei.
Das Wort der Studierendenverwaltung. Gebühren, Voraussetzungen, die Zahl der Versuche: Das wird im Studierendenverwaltungssystem entschieden, nicht im Stundenplan. Der Stundenplan liest dessen Antwort — eine Datei mit einer Zeile je Studierendem —, und ein “Nein” stoppt die Anmeldung mit dem Grund und dem Büro, bei dem nachzufragen ist.
Für jede Ablehnung ein Grund, in Worten. “Die Anmeldung endete am Dienstag”, kein Fehlercode.

Ausnahmen gehören ins Büro, mit einem Grund

In jedem Prüfungszeitraum gibt es die studierende Person, die am Tag der Frist im Krankenhaus war, und die Prodekanin oder den Prodekan, die oder der eine verspätete Anmeldung genehmigt hat. Ein System, das sie einfach ablehnt, schickt das Büro zurück zum Papier. Das Büro muss jede Person anmelden oder abmelden können, über jede Frist hinaus — nachdem ihm klar gesagt wurde, welche Regel es außer Kraft setzt —, und der angegebene Grund muss bei der Anmeldung bleiben, damit die Frage im Juni eine Antwort hat.

Dasselbe gilt für die Kapazität. Dass mehr Studierende angemeldet sind, als die Räume Plätze haben, ist etwas, worüber man informiert werden sollte, samt den Auswegen: einen Raum hinzufügen, die Prüfung in einen zweiten Durchgang aufteilen oder es hinnehmen, weil die Hälfte nie kommt. Die zuletzt angemeldete Person abzulehnen gehört nicht dazu.

Wenn ein Termin verschoben wird

Das wird er. Ein Termin, der verschoben wird, behält die darauf angemeldeten Studierenden, und das Büro sollte gefragt werden, bevor es einen Termin mit Anmeldungen verschiebt, unter Angabe der Zahl. Ein entfernter Termin muss für jede studierende Person, die ihn hatte, als abgesagt erscheinen, damit sie einen anderen Termin wählt, statt vor einem leeren Raum zu erscheinen.

Was die prüfende Person braucht

Am Prüfungsmorgen: die Liste der Angemeldeten, die Plätze in den Räumen, eine Spalte zum Unterschreiben und einige leere Zeilen für die studierende Person, die ohne Anmeldung kommt — das Büro entscheidet danach über sie. Die Anwesenheit so zu erfassen wie bei Lehrveranstaltungen, mit dem Anwesenheitscode, den die prüfende Person bereits verwendet, macht aus der unterschriebenen Liste einen Nachweis. Und danach geht jede Anmeldung, Abmeldung und Anwesenheit als Datei zurück an das Studierendenverwaltungssystem.

Umsetzung in Wise Timetable

Wise Timetable leistet all das in der Standardlizenz, einschließlich Anwesenheit per QR-Code: Das Modul Prüfungszeiträume plant die Termine und bucht die Räume, und die Prüfungsanmeldung läuft auf den Telefonen der Studierenden mit diesen Regeln, den Ausnahmen des Büros und der Liste der prüfenden Person — per E-Mail am Vortag, wo die Einrichtung eine Uhrzeit festlegt. Eine Einrichtung, deren Studierendenverwaltungssystem bereits Anmeldungen entgegennimmt, behält sie dort und nutzt nur die Termine. Prüfungszeiträume und Anmeldung, und die Anleitungen für das Büro, die Studierenden und die Prüfenden.

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