Tentamina

Att köra tentamensanmälan i schemat

Där studentadministrationssystemet inte tar emot tentamensanmälningar måste någon göra det: vem som skriver vilken tentamen, på vilket datum, och vem som har sagt det. Här är vad reglerna måste vara, var undantagen hör hemma och vad examinatorn behöver på tentamensmorgonen.

Först datumen

Anmälan börjar där planeringen slutar: studenter kan bara anmäla sig till datum som är fastställda och vars salar är bokade. Vilka datum det blir är ett schemaläggningsproblem i sig — hur många datum varje kurs får, hur långt ifrån varandra, aldrig två tentamina för samma årskurs samma dag, aldrig två tentamina med gemensamma studenter samtidigt — och att bygga ett tentamensschema tar upp det. Anmälan bör öppnas endast för publicerade datum, och endast för studentens egna kurser.

Regler som en student är bunden av

En tidsfrist vid slutet av en dag. Anmälan stänger ett visst antal dagar före tentamen, avanmälan något senare; båda vid slutet av den dagen, så att “till och med tisdag” betyder hela tisdagen.
Ett datum per kurs åt gången. Ett andra datum nekas med det första angivet, och en avanmälan frigör det.
Studentregistrets eget avgörande. Avgifter, förkunskapskrav, antalet försök: det avgörs i studentadministrationssystemet, inte i schemat. Schemat läser dess svar — en fil med en rad per student — och ett “nej” stoppar anmälan med skälet och det kansli man ska fråga.
Ett skäl för varje avslag, i ord. “Anmälan stängde på tisdag”, inte en felkod.

Undantag hör till kansliet, med ett skäl

Varje tentamensperiod har den student som låg på sjukhus vid tidsfristen och den prodekan som godkände en sen anmälan. Ett system som helt enkelt nekar dem skickar kansliet tillbaka till papper. Kansliet måste kunna anmäla eller avanmäla vem som helst, efter vilken tidsfrist som helst — efter att tydligt ha fått veta vilken regel som sätts åt sidan — och det skäl som anges måste följa med anmälan, så att frågan i juni har ett svar.

Detsamma gäller kapaciteten. Att fler studenter har anmält sig än vad salarna rymmer är något man ska få veta, med utvägarna: lägg till en sal, dela upp tentamen i ett andra tillfälle, eller acceptera det eftersom hälften aldrig kommer. Att neka den student som anmälde sig sist hör inte dit.

När ett datum flyttas

Det kommer att hända. Ett datum som flyttas behåller de studenter som är anmälda till det, och kansliet bör tillfrågas innan ett datum med anmälningar flyttas, med uppgift om hur många. Ett datum som tas bort måste visas som inställt för varje student som hade det, så att de väljer ett annat datum i stället för att dyka upp i en tom sal.

Vad examinatorn behöver

På tentamensmorgonen: listan över vilka som har anmält sig, platserna i salarna, en kolumn att skriva under i och några tomma rader för den student som kommer utan att ha anmält sig — kansliet avgör om dem efteråt. Att ta närvaro på samma sätt som vid lektioner, med den närvarokod som examinatorn redan använder, förvandlar det undertecknade bladet till ett register. Och efteråt går varje anmälan, avanmälan och närvaro tillbaka till studentadministrationssystemet som en fil.

Att göra det i Wise Timetable

Wise Timetable gör allt ovanstående i standardlicensen, närvaro med QR-kod inräknad: modulen för tentamensperioder planerar datumen och bokar salarna, och tentamensanmälan körs i studenternas telefoner med de här reglerna, kansliets överstyrningar och examinatorns lista — med e-post dagen före, där lärosätet anger en tidpunkt. Ett lärosäte vars studentadministrationssystem redan tar emot anmälningar behåller det där och använder bara datumen. Tentamensperioder och anmälan, och guiderna för kansliet, studenterna och examinatorerna.

Vill ni se hur det fungerar?

Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.

Boka en onlinedemo Ladda ner den kostnadsfria testversionen