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El Option Selector
Los estudiantes eligen y ordenan, en línea, los módulos optativos que desean, dentro de las reglas que fija su programa. La universidad conoce entonces la demanda real antes de construir el horario — en lugar de adivinar y descubrir en la segunda semana que un seminario tiene cuatro estudiantes y otro noventa.
- Los estudiantes eligen y ordenan
- Validación en vivo contra las reglas del programa
- Demanda real antes de programar
El problema que elimina
Los módulos optativos son donde los horarios fallan, porque la institución arma el horario antes de saber quién quiere qué.
La secuencia tradicional es: publicar las opciones, construir un horario con las cifras del año pasado o una estimación razonada, dejar que los estudiantes elijan y luego descubrir que la estimación estaba equivocada. Dos optativas populares chocan. Un aula de seminario reservada para treinta tiene ocho personas. Alguien pasa septiembre deshaciéndolo a mano.
El Option Selector invierte el orden. Los estudiantes hacen sus elecciones primero en una aplicación web, dentro de las reglas que fija su programa, y la administración tiene cifras reales — y preferencias ordenadas — antes de ubicar una sola sesión.
Fue creado originalmente para un departamento de la Universidad de Oxford, cuya estructura de títulos hace que la elección de módulos optativos sea especialmente trascendente, y se ha mantenido cerca de cómo funciona realmente una universidad con reglas de optativas verdaderamente complejas.
Lo que hace el estudiante
El estudiante inicia sesión — con credenciales institucionales, o mediante inicio de sesión único, Active Directory o Shibboleth donde la universidad los usa — y elige su programa de la lista. Solo uno, y la interfaz lo dice con claridad.
Aparecen las opciones disponibles para ese programa, filtrables por trimestre, por nombre y por conjunto de opciones. Al hacer clic en una opción se muestra su descripción completa al pie de la pantalla; la descripción es HTML, así que puede llevar enlaces a la propia base de conocimiento de la universidad en lugar de duplicar el prospecto.
Luego el estudiante mueve las opciones que quiere a su selección, y aquí el sistema hace el trabajo que la administración haría a mano: valida de forma continua contra las reglas.
- Número mínimo y máximo de opciones del programa, aplicado en vivo
- Mínimo y máximo independientes por conjunto de opciones, de modo que «cinco del Anexo C1 y dos del C2» es una regla que el sistema verifica y no una frase en un manual
- Una línea de estado en vivo — se esperan de 5 a 8, actualmente 3, estado: NO CUMPLE — para que el estudiante siempre sepa si ha terminado
- La confirmación es deliberada y definitiva: una vez confirmada, ya no se pueden hacer cambios, y la interfaz avisa antes de ese punto
El orden de preferencia es la parte que se paga sola
Un estudiante no se limita a elegir; ordena. El 1 es el más alto, luego cualquier entero positivo, y se permiten empates donde el estudiante realmente no tiene preferencia. El orden toma por defecto el orden de selección, de modo que quien no se interesa no está obligado a pensarlo.
Cada opción también puede llevar una nota de texto libre que explique por qué se eligió, o por qué debería sobrevivir si algo tiene que ceder.
Esa combinación es lo que permite resolver un módulo con exceso de demanda. Cuando un seminario limitado a veinte atrae a treinta y cinco, la administración no elige al azar ni por quién se inscribió primero — puede ver quién lo puso en primer lugar y quién en cuarto, y lo que dijeron al respecto.
Lo que hace la administración
La otra mitad de la aplicación, y donde se construyen los conjuntos de opciones.
El informe final es el objetivo del ejercicio: demanda real y ordenada por opción, lista para informar al horario y no para contradecirlo.
- Crear un proyecto — normalmente un programa y un año — y fijar sus parámetros básicos
- Construir conjuntos de opciones, las agrupaciones que llevan sus propias reglas de mínimo y máximo
- Importar opciones en bloque y luego editarlas una por una; los nombres de trimestre son configurables a los de la propia institución
- Seleccionar qué opciones pertenecen a qué proyecto, con correcciones finales antes de la publicación
- Abrir la temporada de selección de forma deliberada, de modo que las elecciones solo se acepten en la ventana prevista
- Modificar los datos de matrícula de un estudiante cuando un caso requiere manejo manual
- Filtrar y buscar en todo a medida que llegan las cifras
- Producir el informe final, además de diversas exportaciones para lo que venga después
Cómo llega al horario
El resultado indica qué estudiantes cursan qué opciones, en qué cantidades y con qué intensidad de preferencia. Es precisamente la entrada que necesita una ejecución de generación automática para no hacer chocar dos opciones que muchos estudiantes eligieron a la vez.
También dimensiona las aulas con honestidad. Un módulo con sesenta elecciones confirmadas no se programa en un aula para treinta, y un módulo con nueve no ocupa el aula magna.
Documentación
Ambos manuales, tal como se publican para los usuarios.
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- Generación automáticaLo que consume los datos de demanda.
- Disponibilidad de docentesLa misma idea, aplicada al personal.
- Todos los productos complementariosTime Planner, Event Planner, Exam Planner.
- Combinar grupos de estudiantes en una sola claseFusionar cohortes es rutina. Acertar con el tamaño del aula para una cohorte fusionada es donde suele fallar.
Vea el Option Selector por sí mismo
Cuéntenos cómo programa hoy su organización y le mostraremos el Option Selector funcionando sobre eso, y no un conjunto de datos de demostración elegido para que el software luzca bien.