Exámenes
Software de programación de exámenes
Programar exámenes es un problema distinto de programar clases, y tratarlo como un caso especial de lo mismo es la razón por la que tantas instituciones acaban haciéndolo en una hoja de cálculo. Wise Timetable tiene un programador de exámenes dedicado: genera la convocatoria, ubica a cada estudiante y envía a cada persona su propio horario.
- Generado automáticamente
- Planos asiento por asiento
- Incluido en la licencia
Por qué los exámenes son más difíciles que la docencia
En un horario de clases usted programa grupos. En un calendario de exámenes debe considerar a estudiantes individuales, porque la combinación de módulos de cada estudiante es potencialmente única.
Eso cambia por completo la naturaleza de la verificación de choques. Dos exámenes que ningún grupo de estudiantes comparte pueden chocar igualmente para los once estudiantes que cursan una combinación inusual de optativas — y esos once lo descubrirán la mañana del examen si su sistema solo verifica a nivel de grupo.
Los exámenes también traen reglas que la docencia no tiene: cuántos exámenes puede rendir un estudiante en un día y en días consecutivos, la capacidad de las aulas calculada según la separación entre asientos y no según el número de personas, y quién supervisa cada sala.
Lo que maneja el módulo
Una herramienta de programación de exámenes en la aplicación de escritorio, desde las salas de examen y las inscripciones hasta el último correo.
- Genera automáticamente el calendario de exámenes a partir de la lista de exámenes, las fechas y horas de inicio de la convocatoria y las salas de examen
- Verifica choques estudiante por estudiante, a partir de las inscripciones a cursos de cada estudiante y no de los grupos
- Ubica a cada candidato en una fila y una columna de una sala con nombre, nunca junto a otro estudiante que rinda el mismo examen
- Reparte un examen grande entre tantas salas como necesite en una misma convocatoria, y dice a cada candidato la sala en que realmente se sienta
- Limita cuántos exámenes rinde un estudiante en un día, cuántas asignaturas principales en un día y en cuántos días seguidos
- Nunca da al supervisor del examen de un curso dos exámenes en salas distintas en una misma convocatoria
- Supervisores elegidos de la lista de docentes por sala y convocatoria, un supervisor jefe por cada sala y el número de candidatos por supervisor a la vista
- Mueve un examen a otra sala después de generar, sin regenerar el resto
- Envía por correo a cada estudiante su propia tarjeta de examen y a cada supervisor su propia lista de turnos, cada una como archivo adjunto al mensaje
De las salas de examen a cada bandeja de entrada
El orden en que trabaja una oficina de horarios. Los tres primeros pasos se configuran una vez y luego se mantienen al día; la convocatoria en sí toma una tarde la primera vez y alrededor de una hora después.
Marcar las salas de examen
Marque un aula como sala de examen y dele una cuadrícula de asientos — columnas y filas de pupitres, medida para un examen y no para una clase.
Incorporar las inscripciones
Quién rinde qué examen proviene de las inscripciones a cursos: ingresadas a mano, importadas desde un archivo CSV o tomadas del sistema de información estudiantil. No se usan grupos.
Marcar supervisores y asignaturas principales
Cada curso nombra a su supervisor del examen, y las asignaturas en torno a las que se construye un programa se marcan como principales, para que se les pueda aplicar un límite diario más estricto.
Elegir los cursos y las fechas
Elija los cursos que rinden examen en esta convocatoria, luego agregue hasta doce fechas con hasta cinco horas de inicio cada una y fije los tres límites por estudiante.
Generar y leer el resultado
El programador informa cuántos exámenes ubicó, en cuántos días y salas, y cuáles no pudo ubicar y a cuántas inscripciones de estudiantes afectan.
Dotar de personal las salas y enviar
Elija supervisores de la lista de docentes por sala y convocatoria, envíese una prueba y luego envíe a cada estudiante y a cada supervisor su propio horario.
Planos de ubicación que se sostienen la mañana del examen
Cada candidato recibe una sala, una fila y una columna, y el plano se hace junto con el horario y no en una hoja de cálculo la semana anterior.
Dos estudiantes que rinden el mismo examen nunca se sientan juntos, salvo que se desactive la verificación de vecinos en una convocatoria donde la ubicación no es una medida contra las copias. Con la ubicación en diagonal permitida — el ajuste recomendado — un examen puede usar la mitad de los pupitres de una sala; sin ella, un cuarto. Los estudiantes que rinden exámenes distintos pueden sentarse lado a lado, así que varios exámenes pueden compartir una sala.
Eso da la regla que conviene saber antes de una convocatoria: el examen ordinario más grande que puede ubicar es la mitad de su sala más grande. Un curso marcado como examen grande en sus Ajustes de examen final es la excepción: se ubica en tantas salas como necesite en una misma convocatoria, primero las salas con más asientos libres, con sus candidatos lado a lado — o separados también por la regla de vecinos, si marca eso además. Sigue siendo un examen con un supervisor, cada candidato se verifica igualmente contra choques y se le dice la sala en que realmente se sienta, y se ubica solo cuando todos tienen asiento, nunca a medias. La cuadrícula de asientos se mide para el examen, independientemente de la capacidad docente del aula, porque la misma aula admite un número distinto de candidatos en filas de pupitres que en una clase.
La tarjeta de cada estudiante lleva el curso, la sala, la fila y columna del asiento, la fecha y la hora de inicio — todo lo necesario para entrar en la sala correcta y sentarse en la silla correcta.
Supervisores, por sala y por convocatoria
Cada examen lleva al supervisor del examen de su curso — el docente responsable de la prueba — y el programador nunca le da a esa persona dos exámenes en salas distintas en la misma convocatoria. Un examen grande repartido en varias salas conserva a su único supervisor, que circula entre ellas. El resto del equipo, los vigilantes (proctors, en Norteamérica), se agrega a mano por sala y por convocatoria, porque las personas cambian entre convocatorias. Se eligen de la lista de docentes, que contiene a todos los profesores y también a cualquier administrador ingresado en ella, de modo que la supervisión no se limita a quienes enseñan. Uno de ellos puede marcarse como vigilante jefe — quien custodia los exámenes y firma la hoja de asistencia.
Para cada sala el programador muestra cuántos candidatos hay allí sentados y a cuántos vigila cada supervisor. No impone una proporción, porque cada institución tiene la suya, pero una sala con poco personal se ve semanas antes de la convocatoria y no la mañana del examen. Cada supervisor recibe su propia lista de turnos: el examen, el número de candidatos, la sala, la fecha y la hora.
Las proporciones, la ubicación y quién hace qué el día del examen se tratan en supervisión y ubicación en exámenes.
Preguntas sobre la programación de exámenes
¿Genera el calendario de exámenes automáticamente?
Sí. Usted le da los exámenes, las fechas y horas de inicio de la convocatoria y las salas de examen; ubica los exámenes en convocatorias y salas y asigna asiento a los candidatos. Al terminar informa qué ubicó y qué no pudo, y el manual enumera los motivos habituales por los que un examen queda sin ubicar junto con el cambio que corrige cada uno.
¿Cómo evita los choques de exámenes?
A nivel del estudiante individual. Se rechaza una convocatoria para un examen si alguno de sus estudiantes ya rinde otro examen en ese momento, ha alcanzado el límite del día o rompería la regla de días consecutivos. Los grupos no intervienen, así que un choque que afecta solo a unos pocos estudiantes con una combinación inusual se encuentra como cualquier otro.
¿Qué tamaño de convocatoria puede planificar?
Hasta doce fechas con cinco horas de inicio cada una — sesenta convocatorias — treinta y dos salas de examen, 1024 exámenes, 768 estudiantes en un examen y 16 384 estudiantes en una convocatoria. Llegar a un límite se escribe en el registro de la aplicación, nombrando el límite, de modo que una convocatoria que perdió el final de una lista pueda encontrarse después.
¿Se puede planificar por separado una convocatoria de recuperación?
Sí. Cada convocatoria es su propio proyecto sobre la misma base de datos, con su propia lista de los cursos que rinden examen, de modo que una convocatoria de recuperación se planifica como un proyecto aparte.
¿Usa los mismos datos que el horario de clases?
Lee las mismas aulas, cursos, docentes y estudiantes, así que nada se escribe dos veces. Es sin embargo un programador aparte: no ubica lecciones ni lee el horario semanal, y trabaja con inscripciones a cursos y no con grupos. El plan terminado puede volver al sistema de información estudiantil como una exportación a nivel de asiento.
¿La programación de exámenes tiene un costo extra?
No. El módulo está incluido en toda licencia. En casi cualquier otro lugar de este mercado, la programación de exámenes es una extensión con precio aparte.
Descargar el manual
- Planificar una convocatoria de exámenes (PDF, 21 páginas)Toda una convocatoria de exámenes para quienes la manejan: construir la convocatoria, asignar candidatos a aulas y supervisores a convocatorias, las restricciones que lleva un período de exámenes y una semana lectiva no, y hacer llegar el horario terminado a los estudiantes. Gratuito, y sin formulario que llenar.
- Generación por estudiante (PDF, 9 páginas)La otra mitad de la programación a nivel de estudiante: construir grupos y secciones paralelas a partir de datos de matrícula y no a mano, para que la verificación de choques tenga estudiantes individuales reales con qué comprobar. En producción en una facultad de unos 2500 estudiantes.
- Manual de usuario de Wise Timetable (PDF, 278 páginas)El manual completo del escritorio, exámenes incluidos, con cada pantalla ilustrada. 19 MB, así que es una descarga y no algo para leer en una pestaña del navegador.
- Todos los manuales publicadosMás de treinta documentos y el certificado ISO/IEC 27001, publicados abiertamente y ninguno tras un formulario.
Capacidades relacionadas
- Reserva de aulasAulas reservadas por las personas que las necesitan, con derechos de reserva y aprobación.
- Wise Exam PlannerUna aplicación web independiente para armar el calendario de exámenes; los usuarios de Wise Timetable por lo general no la necesitan.
- Aplicaciones móvilesEl horario semanal en el teléfono de cada estudiante, con una notificación push cuando cambia.
- Construir un calendario de exámenesHuecos, choques y reglas de adaptación.
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