Produit complémentaire
L'Option Selector
Les étudiants choisissent et classent en ligne les modules optionnels qu'ils souhaitent, dans les règles fixées par leur programme. L'université connaît alors la demande réelle avant de construire l'emploi du temps — au lieu de deviner, et de découvrir en deuxième semaine qu'un séminaire compte quatre étudiants et un autre quatre-vingt-dix.
- Les étudiants choisissent et classent
- Validation en direct selon les règles du programme
- Demande réelle avant de planifier
Le problème qu'il supprime
Les modules optionnels sont l'endroit où les emplois du temps déraillent, car l'établissement construit l'emploi du temps avant de savoir qui veut quoi.
La séquence traditionnelle est : publier les options, construire un emploi du temps sur les chiffres de l'an dernier ou une estimation raisonnée, laisser les étudiants choisir, puis découvrir que l'estimation était fausse. Deux options populaires entrent en conflit. Une salle de séminaire réservée pour trente en compte huit. Quelqu'un passe septembre à tout défaire à la main.
L'Option Selector inverse l'ordre. Les étudiants font d'abord leurs choix dans une application web, dans les règles fixées par leur programme, et l'administration dispose de chiffres réels — et de préférences classées — avant qu'une seule séance soit placée.
Il a été conçu à l'origine pour un département de l'Université d'Oxford, dont la structure des diplômes rend le choix de modules optionnels exceptionnellement lourd de conséquences, et il est resté proche du fonctionnement réel d'une université aux règles d'options véritablement complexes.
Ce que fait l'étudiant
L'étudiant se connecte — avec ses identifiants institutionnels, ou par authentification unique, Active Directory ou Shibboleth lorsque l'université l'utilise — et choisit son programme dans la liste. Un seul, et l'interface le dit clairement.
Les options disponibles pour ce programme apparaissent, filtrables par semestre, par nom et par ensemble d'options. Un clic sur une option affiche sa description complète en bas de l'écran ; la description est en HTML, elle peut donc contenir des liens vers la base de connaissances de l'université plutôt que de dupliquer le prospectus.
L'étudiant déplace ensuite les options souhaitées dans sa sélection, et c'est ici que le système fait le travail que l'administration ferait autrement à la main : il valide en continu selon les règles.
- Nombre minimum et maximum d'options pour le programme, contrôlé en direct
- Minimum et maximum distincts par ensemble d'options, de sorte que « cinq parmi Schedule C1 et deux parmi C2 » est une règle que le système vérifie plutôt qu'une phrase dans un manuel
- Une ligne d'état en continu — attendu 5 à 8, actuellement 3, statut : NOT OK — pour qu'un étudiant sache toujours s'il a terminé
- La confirmation est délibérée et définitive : une fois confirmée, les modifications ne sont plus possibles, et l'interface avertit avant ce point
Le classement est la partie qui se rentabilise
Un étudiant ne se contente pas de choisir ; il classe. Le rang 1 est le plus élevé, puis tout entier positif en dessous, et les égalités sont permises lorsqu'un étudiant n'a vraiment pas de préférence. Le classement suit par défaut l'ordre de sélection, de sorte qu'un étudiant que cela n'intéresse pas n'est pas obligé d'y réfléchir.
Chaque option peut aussi porter une note libre expliquant pourquoi elle a été choisie, ou pourquoi elle devrait être conservée si quelque chose doit céder.
Cette combinaison permet de résoudre un module surdemandé. Quand un séminaire plafonné à vingt personnes en attire trente-cinq, l'administration ne choisit pas au hasard ni selon qui a soumis en premier — elle voit qui l'a classé en tête et qui l'a classé quatrième, et ce qu'ils en ont dit.
Ce que fait l'administration
L'autre moitié de l'application, et l'endroit où se construisent les ensembles d'options.
Le rapport final est le but de l'exercice : une demande réelle et classée par option, prête à éclairer l'emploi du temps plutôt qu'à le contredire.
- Créer un projet — typiquement un programme et une année — et définir ses paramètres de base
- Construire des ensembles d'options, les regroupements qui portent leurs propres règles de minimum et de maximum
- Importer des options en masse, puis les modifier individuellement ; les noms de semestres sont configurables selon ceux de l'établissement
- Sélectionner quelles options appartiennent à quel projet, avec corrections finales avant publication
- Ouvrir la période de sélection délibérément, afin que les choix ne soient acceptés que dans la fenêtre voulue
- Modifier les données d'inscription d'un étudiant lorsqu'un cas exige un traitement manuel
- Filtrer et rechercher dans tout au fur et à mesure que les chiffres arrivent
- Produire le rapport final, ainsi que divers exports pour la suite
Comment il parvient à l'emploi du temps
La sortie vous indique quels étudiants suivent quelles options, en quels nombres, avec quelle force de préférence. C'est précisément l'entrée dont une exécution de génération automatique a besoin pour éviter de mettre en conflit deux options que beaucoup d'étudiants ont choisies toutes les deux.
Il dimensionne aussi les salles honnêtement. Un module avec soixante choix confirmés n'est pas planifié dans une salle pour trente, et un module avec neuf n'occupe pas l'amphithéâtre.
Documentation
Les deux manuels, tels que publiés aux utilisateurs.
- Option Selector — guide de l'étudiant (PDF)Se connecter, choisir un programme, sélectionner et classer des options, et confirmer.
- Option Selector — guide de l'administrateur (PDF)Projets, ensembles d'options, importation et modification des options, ouverture de la période de sélection, rapports et exports.
Voir aussi
- Génération automatiqueCe qui consomme les données de demande.
- Disponibilité des enseignantsLa même idée, appliquée au personnel.
- Tous les produits complémentairesTime Planner, Event Planner, Exam Planner.
- Regrouper des groupes d'étudiants pour un même coursFusionner des cohortes est courant. C'est le dimensionnement de la salle pour une cohorte fusionnée qui pose généralement problème.
Voir l'Option Selector par vous-même
Dites-nous comment votre organisation planifie aujourd'hui et nous vous montrerons l'Option Selector fonctionner sur cette base, plutôt qu'un jeu de données de démonstration choisi pour mettre le logiciel en valeur.