Preguntas que nos hacen las universidades

Varía según lo que necesite. Nuestros servicios en la nube pueden estar listos en un solo día, pero el proceso completo implica varios pasos colaborativos y el plazo suele depender más de su parte que de la nuestra. La integración con sistemas externos — en especial los que no conocemos — lo extiende, aunque nuestra interfaz de integración cubre la mayoría de las configuraciones comunes.

La capacitación suele tomar de tres a cinco días de trabajo práctico con su equipo. Después de la puesta en marcha, el soporte continúa mientras lo necesite.

La implementación es genuinamente colaborativa. Podemos desplegar los servicios en la nube en un día, pero su participación es esencial para la configuración, la preparación de datos y la integración con sus sistemas existentes. Cuando intervienen sistemas de terceros, cuente con algo de coordinación con quien sea responsable de ellos.

Reserve de tres a cinco días para la capacitación. Más allá de eso, la carga permanente es baja — vea la siguiente respuesta.

No. Lo describimos como un sistema que no necesita al área de TI. Una vez implementado, las operaciones principales las atiende el servidor y nuestro equipo, lo que mantiene a su departamento de TI completamente al margen de la programación diaria. El personal administrativo maneja el sistema por sí mismo, con nuestro soporte disponible cuando lo necesite.

Esto importa más de lo que parece. Un sistema de programación que exige la intervención permanente de TI consume en silencio presupuesto de personal cada año que funciona.

Por lo general, sí. Si su sistema actual puede exportar a Excel, CSV o XML — y casi todos pueden — podemos asignarlo a Wise Timetable. Donde existe una API, a menudo podemos leer directamente.

Envíenos una muestra de exportación antes de comprometerse a nada y le diremos con honestidad qué se transfiere sin problemas, qué requiere trabajo de asignación y qué habrá que volver a ingresar.

No. La oficina de horarios puede hacer todo su trabajo en un navegador: leer y construir la semana, colocar lecciones, moverlas e intercambiarlas, disponibilidad, reservas y aprobaciones, cursos y sus planes de enseñanza, programas, grupos, docentes, aulas y estudiantes, la escala de horas, el año académico, informes, el generador y las operaciones masivas.

Lo decimos con claridad porque cada vez es más un requisito de contratación y no una preferencia. Si su política de TI o su licitación prohíbe el software instalado, aquí no es un obstáculo — vea la administración web y el planificador de escritorio.

El planificador de escritorio llegó primero y muchos clientes de larga data aún lo prefieren: un encargado de horarios que conoce su teclado es rápido en él, y no nos dedicamos a quitarle una herramienta que funciona a quien la maneja bien. Las instituciones nuevas suelen empezar en el navegador y no instalan nada.

Un colegio se configura para administrarse desde un lado o desde el otro, de modo que nunca hay duda sobre cuál de los dos es dueño de los datos. Ambos pueden estar en uso a la vez, y la guía explica exactamente qué significa eso.

En el navegador, sí, sin nada que configurar: no hay documento que abrir, ni bloqueo que esperar, ni nada que publicar. Lo que una persona guarda, lo ven las demás.

Si también usa el planificador de escritorio, el modo multiusuario cubre lo mismo para él — vea el manual de planificación multiusuario.

Usted, desde dentro de la aplicación. El registro de un docente tiene una casilla de Administrador; quienes la tienen son quienes pueden iniciar sesión y modificar el horario. Su propia oficina la concede y la retira, y la pantalla se niega a quitar la última, porque nada dentro de la aplicación podría volver a ponerla.

Iniciar sesión también requiere una contraseña, que otorga la misma pantalla. Una persona que tiene la casilla y no tiene contraseña no puede entrar, y la pantalla lo dice en lugar de dejar que usted lo descubra por ella.

Sí, donde el colegio lo activa. Los docentes y la oficina de horarios inician sesión en el horario web y en la administración en navegador con la cuenta de Microsoft que la institución ya les dio. La autenticación multifactor y sus propias políticas de acceso se aplican exactamente igual que en Outlook, y Wise Timetable nunca ve la contraseña. Su administrador de Microsoft 365 aprueba la aplicación una sola vez, y solo pide el inicio de sesión y el perfil básico — nada de buzones, calendarios ni archivos.

Un colegio puede conservar las contraseñas junto a ella, o pasar solo a Microsoft una vez que haya visto que funciona; los derechos siguen viniendo del registro del docente, así que nada de una cuenta de Microsoft puede ampliarlos. Iniciar sesión con Microsoft guía al personal, y configurar el inicio de sesión con Microsoft es la página para TI y la oficina de horarios; ambas también son PDF, la guía para el personal con cada pantalla de un primer inicio de sesión y la guía de configuración.

Un paso, el suyo, donde su facultad lo activa: tras un cambio, la barra sobre la pantalla nombra lo que acaba de hacer y ofrece volver atrás. No es un historial de la pantalla y no alcanza al trabajo de nadie más.

Más allá de ese paso, las operaciones que modifican muchas lecciones a la vez cuentan lo que van a cambiar y preguntan con el número antes de hacerlo. Esa pregunta es la protección, y vale la pena leerla.

Una página web que muestra su semana, sin inicio de sesión para el horario en sí. Filtran por su propio programa, año, rama o grupo y lo leen en un teléfono tan fácilmente como en un portátil.

También hay aplicaciones gratuitas para Android e iOS, y un estudiante puede suscribirse a su horario para que aparezca en el calendario que ya usa — vea las suscripciones de calendario.

Sí. Un docente inicia sesión en las páginas públicas y reserva un aula, y nada más cambia para él en esas páginas. Donde su facultad quiere que las reservas se revisen primero, la oficina de horarios las aprueba desde su propia pantalla, y a quien hizo la reserva se le informa lo que se decidió.

Las reservas recurrentes de aulas cubren las reservas que se repiten.

Sí. Una pantalla se configura una vez y se muestra en cualquier pantalla con navegador; no hay un reproductor aparte que instalar ni licencia por pantalla.

Horarios en la señalización digital muestra cómo se ven las pantallas y cómo las configura un colegio. La guía para el personal Uso de las pantallas de señalización (en esloveno) lo recorre con imágenes.

Sí. Un mensaje es un pequeño lienzo de hasta cuatro zonas — una imagen, un video de YouTube, un PDF, un fragmento de HTML o un titular — compuesto una vez en el navegador y mostrado en cualquier pantalla, alternando con el horario, durante los segundos y en el orden que usted fije. Puede tener una ventana de fechas, de modo que un aviso de jornada abierta se retire solo.

Mensajes para las pantallas del campus tiene el recorrido completo.

Sí, ambos. La aplicación sirve páginas listas que se pueden enlazar o incrustar en un iframe para que se lean como parte de su propio sitio, con su logotipo incluido.

Para el entorno virtual de aprendizaje en concreto, horarios en su entorno virtual expone las opciones, y la API REST está ahí para cuando prefiera construirlo usted mismo.

Sí. Una vez por semana cada docente recibe su propio horario, adjunto como PDF, en su propio idioma, y el colegio redacta la carta por sí mismo en lugar de pedirnos que la cambiemos.

Envío semanal de horarios por correo a los docentes es la visión general, y la guía de notificaciones recorre la pantalla campo por campo.

Sí, para las cartas que envía el sitio web y las que un planificador envía desde el escritorio. En la pestaña Notificaciones, una facultad agrega una dirección de respuesta — las cartas siguen saliendo de nuestro buzón, las respuestas van a la oficina de horarios y no interviene ninguna contraseña — o completa su propio buzón, de modo que su propia dirección aparece en el campo De. La contraseña se sella con una clave que existe solo en nuestro servidor y no se vuelve a mostrar.

La carta semanal a los docentes llegará con la próxima versión del servidor de correo. Las organizaciones con Microsoft 365 suelen tener desactivado el envío con contraseña (SMTP AUTH), así que consulte primero con TI. El correo masivo explica la elección, y la guía de notificaciones tiene los ajustes para Microsoft 365 y Gmail.

Sí. Cada docente tiene sus propias tarifas por hora, y las tarifas pueden diferir según el tipo de sesión — una clase magistral, un laboratorio y un seminario no tienen por qué pagarse igual — o según el programa de estudios. Cada persona puede tener un contrato distinto, porque la tabla de tarifas guarda una línea por persona.

El informe lee entonces lo que cada docente realmente dictó en el período que usted elija y calcula el dinero, por programa y por tipo de sesión, como una hoja de cálculo con la que su departamento de contabilidad puede trabajar. Pagar a los docentes a partir del horario explica cómo se configura y, igual de útil, lo que no hace.

No, y preferimos decirlo aquí y no en el segundo mes. Produce las cifras — horas y dinero, por persona, por programa y por tipo de sesión — en una forma que su sistema de nómina o de contabilidad puede recibir. No hay archivo bancario, ni cálculo de impuestos, ni recibo de sueldo, ni formulario de reclamación de autoservicio para que el personal lo presente.

Existe una exportación plana de una fila por sesión precisamente para ese traspaso, cuando un sistema de nómina prefiere leer el detalle y no el resumen.

Sí. La administración web imprime una hoja de constancia del trabajo académico para un docente a la vez, de un mes o de cualquier período, dividida en docencia, tutorías, coloquios, exámenes y otras actividades, con líneas de firma para el docente y para la oficina y un encabezado que la facultad escribe una vez y que el sistema recuerda después.

Las facultades eslovenas lo piden por su nombre — Evalvacija — y se llama así en esloveno porque es la palabra que usan en sus propios informes.

De tres maneras, y son independientes a propósito. Antes de generar, se puede hacer obligatoria una pausa para un grupo tras cierto número de horas de clase y, por separado, para un docente; un bloque de clases también puede fijarse para que corra sin pausa en su interior. Después de generar, Nivelar pausas redistribuye lo que queda.

Y se puede medir. El informe de pausas cuenta los huecos de los grupos, los de los docentes y cuántos de los de docentes son largos y no cortos, de modo que «arreglamos los huecos» se convierte en números que se pueden comparar entre dos ejecuciones. Optimizar para los docentes y optimizar para los grupos son comandos separados, porque se oponen entre sí.

Sí — horas por docente, por departamento y por programa, mostrando las sesiones a las que nadie ha sido asignado en lugar de omitirlas en silencio. Esa última lista suele ser la más útil.

Equilibrar la carga docente es la guía práctica, y los informes para la dirección universitaria cubren lo que realmente pide un decano.

El sistema funciona en cualquier navegador moderno de cualquier plataforma — Windows, macOS, Linux y móvil. Hay aplicaciones dedicadas para Android e iOS para que estudiantes y personal accedan a los horarios y a las herramientas de reserva en cualquier lugar.

La consola de administración está optimizada para PC con Windows, de cualquier versión, y ofrece control total sobre la programación, los informes y la configuración. El software de servidor funciona en Windows Server, ya sea alojado por nosotros o en su propia infraestructura.

Wise Technologies está certificada según ISO/IEC 27001:2022, la norma internacional para los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información. Eso significa un enfoque estructurado y basado en el riesgo que abarca personas, procesos y tecnología — no solo un cortafuegos.

Para los datos alojados en la nube en concreto: la información sensible se cifra en almacenamiento y en tránsito, las copias de seguridad se hacen con regularidad y los controles de acceso limitan la exposición. Cuando su gobernanza de datos lo exige, instalamos totalmente en sus propias instalaciones para que los datos nunca salgan de su red.

• Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información certificado según ISO/IEC 27001
• Cifrado de la información sensible en almacenamiento y en tránsito
• Copias de seguridad periódicas contra la pérdida de datos
• Controles de acceso estrictos que limitan la exposición
• Opción completa en sus propias instalaciones para el máximo control y flexibilidad de cumplimiento

A cada universidad se le asigna un gestor de cuenta dedicado de nuestro equipo de soporte. En muchas regiones el soporte también está disponible localmente a través de empresas asociadas o distribuidores de confianza.

Los problemas técnicos avanzados y las solicitudes de funciones pasan al soporte de segunda línea, atendido directamente por el equipo central de desarrollo — de modo que los problemas más difíciles llegan a quienes escribieron el código. Todo pasa por un centro de ayuda con un sistema de tickets con seguimiento para todas las consultas.

El soporte no es un complemento opcional. Es una parte fundamental de cómo vendemos: toda licencia de Wise Timetable lo incluye por completo.

Sí. Wise Timetable ofrece páginas web listas, servidas directamente por el servidor de la aplicación. Enlácelas desde su sitio o insértelas en un iframe y aparecen como parte natural de su propio diseño, con el logotipo de su institución.

Para una integración más profunda, la API REST permite que sus sistemas internos lean los datos del horario directamente, lo que habilita la visualización en tiempo real, los informes automatizados y la interoperabilidad con el resto de su infraestructura.

Sí. En la ventana Optimización de huecos, fije La tarde comienza en la hora en la hora escolar a partir de la cual una lección cuenta como de tarde, y Días de tarde por clase y semana en 1. Es una regla estricta: el solucionador mueve lecciones hasta que se cumple y después nunca la rompe.

En la pestaña Generar, Última hora del día tiene un campo por cada día de la semana. Fije el viernes en 9 y los demás días en la última hora que permita. El número es una hora escolar contada desde el inicio del horario de trabajo, no una hora del reloj, y lo aplica el solucionador de huecos — mantenga marcada la casilla Ejecutar optimización de huecos.

Fije Mín. de horas del docente por día en 2 y aumente el Valor del día de presencia de un docente. El solucionador entonces agrega una hora a ese día o lo vacía — que para la mayoría de los docentes es la mejor respuesta.

Poco mientras aún cambia los ajustes — de uno a cinco minutos, un cambio a la vez — y mucho solo una vez, para la versión final: de treinta a sesenta minutos para un candidato, varias horas o una noche para el horario que va a publicar. La mejor semana encontrada se conserva en todo momento, así que detenerlo nunca pierde nada.

El generador es el mismo programa con algunos interruptores más para colegios, y el solucionador de huecos es el mismo. Los ajustes que más importan para un colegio son la regla de la tarde, la última hora de cada día y las horas mínimas y máximas diarias de los docentes, todos en la ventana Optimización de huecos.