Pianificazione
Quanto tempo occorre per mettere online un orario
L'infrastruttura richiede giorni. I dati richiedono settimane. E la fase che domina il calendario non è quasi mai quella su cui un comitato di valutazione spende il proprio tempo a fare domande.
La risposta breve, e poi quella utile
Infrastruttura e un orario importato: pochi giorni. Configuriamo l'hosting, importiamo l'orario esistente di un ateneo e mettiamo a posto le sue pagine web in quel tempo, di routine. È la parte in cui siamo più bravi di chiunque altro nel nostro mercato, ed è anche la parte meno interessante della risposta.
Un primo ciclo completo: alcune settimane, e quanto poche dipende quasi interamente dai Vostri dati e dalle Vostre integrazioni più che da qualsiasi cosa faccia il software. Un ateneo che arriva con dati puliti su moduli e aule e con un'esportazione funzionante dal sistema informativo degli studenti è all'estremità veloce. Uno che scopre a metà progetto che nessuno è titolare dell'elenco delle aule non lo è.
Secondo anno: drasticamente più breve, perché la struttura viene riportata avanti e occorre occuparsi solo delle modifiche.
Dove va davvero il tempo del calendario
Giorni 1–2 — infrastruttura
Hosting, account, le pagine web dell'ateneo. Cloud o on-premises è una decisione di politica e non tecnica, e non cambia molto questo numero.
Giorni 2–5 — struttura e risorse
Programmi, anni, percorsi, moduli, gruppi; aule con capienze reali; personale con dipartimenti. Rapido se proviene dal sistema informativo degli studenti, lento se proviene da quattro fogli di calcolo con grafie diverse dello stesso edificio.
Giorni 3–7 — formazione, in parallelo
Da tre a cinque giorni per le persone che lo gestiranno. Si sovrappone alla fase precedente anziché seguirla, e così dev'essere: le persone imparano il software più in fretta sui propri dati.
Settimane 2–4 — raccolta delle disponibilità
LA FASE CHE DOMINA. Da due a tre settimane a chiedere al personale docente quando può insegnare, e nulla di tecnico la accorcia se non eliminare il chiedere. La disponibilità in self-service è la singola leva più grande su tutta questa tempistica.
Giorni, una volta inserite le disponibilità — vincoli e generazione
Classificare le regole come rigide o flessibili è un pomeriggio di discussione e un giorno di inserimento. La generazione in sé richiede minuti. È la parte su cui si concentrano le valutazioni e non è dove se ne va il tempo.
Settimana 4–5 — verifica e pubblicazione
Lasciate che i docenti controllino i propri orari prima del rilascio. Un'obiezione prima della pubblicazione costa un'email; la stessa obiezione dopo la pubblicazione costa un cambio di aula, una notifica e la mattinata di qualcuno.
Perché la disponibilità domina, e che cosa farne
Chiedete a un ufficio orari di indovinare dove vada lo sforzo e descriverà la generazione e la risoluzione dei conflitti. Misuratelo e quasi sempre è la raccolta delle disponibilità: una quindicina di solleciti, poi l'inserimento manuale di ciò che è tornato, poi correzioni che arrivano dopo la chiusura del foglio di calcolo.
Ecco perché l'aritmetica di un progetto di programmazione è controintuitiva. Se la generazione richiede già meno di un minuto, rendere l'algoritmo più veloce non fa risparmiare nulla di percepibile. Eliminare una fase di raccolta di tre settimane fa risparmiare tre settimane. Aprite un modulo al personale docente, lasciate che inserisca da sé le proprie ore libere e sollecitate chi non risponde con un unico promemoria automatico anziché cento telefonate. Come funziona.
Ha un secondo vantaggio che vale altrettanto: una disponibilità inserita da chi la fornisce è una regola che si può trattare come assoluta senza discuterne poi.
Che cosa lo rallenta
- Nessun titolare dell'elenco delle aule. L'ufficio tecnico ha un elenco, l'ufficio orari un altro, e divergono su sei aule. Risolvetelo nella prima settimana, non nella quarta.
- Integrazione scoperta tardi. Ogni dipartimento che preleva qualcosa dall'orario è una dipendenza. Chiedetelo a tutti, per iscritto, all'inizio. Che cosa comporta.
- Trattare ogni preferenza come una regola rigida. Il modo più rapido per rendere un orario irrisolvibile, e la diagnosi richiede più tempo della soluzione. La distinzione.
- Catene di approvazione. Se la pubblicazione richiede tre firme, il calendario contiene tre attese che nessun software accorcia.
- Farlo durante il periodo didattico. Tutto quanto sopra è da due a tre volte più lento quando le persone coinvolte stanno anche insegnando.
Come si presenta il secondo anno
È il numero da chiedere a ogni fornitore, perché è quello con cui si vivrà. Il primo anno Vi procura una struttura; il secondo anno dovrebbe essere una transizione e non una ricostruzione — programmi, moduli, gruppi, aule e vincoli dell'anno scorso riportati avanti, con le modifiche applicate sopra e il calendario riancorato alle date del nuovo anno. Che cosa comporta.
Un ateneo che deve reinserire la propria struttura ogni settembre ha acquistato uno strumento anziché un sistema, e la differenza non comparirà nella fattura del primo anno.
Se state sostituendo un sistema esistente
Aggiungete l'inventario di migrazione all'inizio di tutto questo: ogni link, feed, schermo e integrazione che attualmente punta al vecchio sistema. È la metà di una migrazione che viene dimenticata nel piano e ricordata nella prima settimana, ed è descritta separatamente in che cosa deve davvero essere trasferito.
Desiderate vederlo in funzione?
Prenotate una presentazione online di 45 minuti e la illustreremo sul problema di programmazione del Vostro ateneo.