Planering
Hur lång tid det tar att få ett schema i drift
Infrastruktur är dagar. Data är veckor. Och det steg som dominerar kalendern är nästan aldrig det som en utvärderingskommitté lägger sin tid på att fråga om.
Det korta svaret, och sedan det användbara
Infrastruktur och ett importerat schema: några dagar. Vi sätter upp hosting, importerar ett lärosätes befintliga schema och lägger på plats dess webbsidor på den tiden, rutinmässigt. Det är den del där vi är bättre än någon annan på vår marknad, och det är också den minst intressanta delen av svaret.
En första fullständig cykel: några veckor, och hur få beror nästan helt på era data och era integrationer snarare än på något programvaran gör. Ett lärosäte som kommer med rena kurs- och saldata och en fungerande export från studieadministrativa systemet ligger i den snabba änden. Ett som mitt i projektet upptäcker att ingen äger salslistan gör det inte.
År två: dramatiskt kortare, eftersom strukturen förs vidare och bara ändringarna behöver uppmärksamhet.
Vart kalendern faktiskt tar vägen
Dag 1–2 — infrastruktur
Hosting, konton, lärosätets webbsidor. Moln eller lokal drift är ett policybeslut snarare än ett tekniskt, och det ändrar inte detta tal mycket.
Dag 2–5 — struktur och resurser
Program, år, inriktningar, kurser, grupper; salar med verkliga kapaciteter; personal med institutioner. Snabbt om det kommer ur studieadministrativa systemet, långsamt om det kommer ur fyra kalkylblad med olika stavning av samma byggnad.
Dag 3–7 — utbildning, parallellt
Tre till fem dagar för dem som ska köra det. Den överlappar föregående steg i stället för att följa efter, och det bör den: människor lär sig programvaran snabbare på sina egna data.
Vecka 2–4 — insamling av tillgänglighet
DET STEG SOM DOMINERAR. Två till tre veckor av att fråga undervisande personal när de kan undervisa, och det förkortas inte av något tekniskt utom att frågandet tas bort. Tillgänglighet via självbetjäning är den enskilt största hävstången på hela den här tidslinjen.
Dagar, när tillgängligheten är inne — villkor och generering
Att klassificera regler som hårda eller mjuka är en eftermiddag av diskussion och en dag av inmatning. Själva genereringen tar minuter. Det är den del som utvärderingar koncentrerar sig på och det är inte dit tiden går.
Vecka 4–5 — verifiering och publicering
Låt lärarna kontrollera sina egna scheman före publicering. En invändning före publiceringen kostar ett e-postmeddelande; samma invändning efter publiceringen kostar ett salsbyte, en avisering och någons förmiddag.
Varför tillgängligheten dominerar, och vad ni kan göra åt det
Be ett schemaläggningskansli gissa vart arbetet går så beskriver de generering och konfliktlösning. Mät det och det är nästan alltid insamlingen av tillgänglighet: två veckor av jagande, sedan manuell inmatning av det som kom tillbaka, sedan rättelser som kommer efter att kalkylbladet stängts.
Därför är räknestycket i ett schemaläggningsprojekt kontraintuitivt. Om genereringen redan tar under en minut sparar en snabbare algoritm ingenting som någon märker. Att ta bort en insamlingsfas på tre veckor sparar tre veckor. Öppna ett formulär för undervisande personal, låt dem ange sina egna lediga timmar och jaga dem som inte svarat med en enda automatisk påminnelse i stället för hundra telefonsamtal. Så fungerar det.
Det har en andra fördel som är värd lika mycket: tillgänglighet som någon angett själv är en regel ni kan behandla som absolut utan att behöva diskutera den senare.
Vad som gör det långsammare
- Ingen ägare till salslistan. Fastighetsavdelningen har en lista, schemaläggningskansliet har en annan, och de är oense om sex salar. Avgör det i vecka ett, inte i vecka fyra.
- Integration som upptäcks sent. Varje institution som hämtar något från schemat är ett beroende. Fråga dem alla, skriftligt, från början. Vad det innebär.
- Att behandla varje önskemål som en hård regel. Det snabbaste sättet att göra ett schema olösbart, och diagnosen tar längre tid än åtgärden. Skillnaden.
- Godkännandekedjor. Om publicering kräver tre underskrifter innehåller kalendern tre väntetider som ingen programvara förkortar.
- Att göra det under terminen. Allt ovan går två till tre gånger långsammare när de inblandade också undervisar.
Hur år två ser ut
Det här är det tal som är värt att fråga varje leverantör efter, eftersom det är det ni kommer att leva med. År ett köper er en struktur; år två bör vara en övergång snarare än en ombyggnad — förra årets program, kurser, grupper, salar och villkor förs vidare, med ändringarna tillämpade ovanpå och kalendern ankrad om till det nya årets datum. Vad det innebär.
Ett lärosäte som måste mata in sin struktur på nytt varje september har köpt ett verktyg snarare än ett system, och skillnaden syns inte på första årets faktura.
Om ni ersätter ett befintligt system
Lägg migreringsinventeringen först i allt detta: varje länk, flöde, skärm och integration som i dag pekar på det gamla systemet. Det är den hälft av en migrering som glöms i planen och minns i vecka ett, och den beskrivs separat i vad som faktiskt måste flyttas.
Vill ni se hur det fungerar?
Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.