Process
Den årliga schemacykeln
Från årsskifte till publicering. Amerikaner kallar det schema build, britterna kallar det rollover och australier kallar det timetable development — det är samma nio månader, och programvaran upptar förvånansvärt liten del av dem.
Årets form
Ett schemaläggningskansli bygger inte ett schema en gång. Det kör en årlig cykel där själva bygget är ett av sex steg, och de steg som tar mest kalendertid är de som involverar andra människor.
Cykeln ser i stora drag likadan ut överallt, vilket är det användbara med den: ett lärosäte som jämför sig med ett annat jämför samma steg, vad de än kallas lokalt.
De sex stegen, och vad vart och ett kallas
| Steg | Storbritannien | USA | Vad som faktiskt händer |
|---|---|---|---|
| 1 | Rollover | Roll forward | Förra årets struktur kopieras in i nästa års databas. Salar, personal och kurser förs över; scheman gör det oftast inte. |
| 2 | Datainsamling | Schedule build, phase 1 | Institutionerna anger vad de undervisar, för vem och med vilken personal. Det är steget som drar över. |
| 3 | Constraint collection | Instructor preferences | Önskemål om tillgänglighet och otillgänglighet kommer in från personalen, oftast sent och oftast via e-post. |
| 4 | Generation | Optimizer run, priority phase | Maskinen placerar det den kan. Minuter till timmar. |
| 5 | Resolution | Manual phase | En människa placerar det som maskinen inte kunde, och förhandlar om de regler som gjorde det omöjligt. |
| 6 | Publication | Schedule of classes published | Studenter och personal ser det. I Storbritannien är detta vanligtvis bundet veckor i förväg genom policy; Macquarie publicerar åtta veckor före, ACU fyra. |
Varför steg två dominerar
Varje lärosäte som gått igenom detta vet svaret och varje lärosäte som ska köpa programvara hoppas att det inte stämmer: generatorn är snabb och datainsamlingen är det inte. En institution som lämnar in sina undervisningsbehov tre veckor för sent flyttar publiceringen tre veckor senare, och ingen mängd optimering tar igen det.
Därför handlar de ärliga frågorna till en leverantör om steg ett till tre snarare än steg fyra. Kan personalen lämna in sin egen tillgänglighet, så att den inte kommer som e-post? Kan förra årets struktur föras vidare, så att ingen skriver in den på nytt? Kan en institution se vad den har och inte har lämnat in?
Två detaljer som bits
Veckomönster. Ett brittiskt akademiskt år är inte en sammanhängande följd av identiska veckor: undervisningsveckor, läsveckor, examinationsveckor och lov varvas, och undervisningsveckonumret är inte ISO-kalenderveckan. Ett årsskifte som för med sig de gamla veckointervallen in i ett år vars termindatum har flyttats ger ett schema som har rätt form och är fel med en vecka.
Terminer som inte är år. Australiska lärosäten gör rollover per studieperiod, två gånger eller fler per år, och amerikanska per termin. En årlig cykel är ett brittiskt antagande, och ett system som bara förstår en rollover per år misslyckas i det tysta på de marknaderna.
Var detta finns i Wise Timetable
Övergången är en enda skärm: att gå vidare till nästa läsår fyller nästa års databas från den här, behåller salarna och lärarna och släpper förra årets scheman. Lärarnas tillgänglighet samlas in från lärarna själva i stället för via e-post, och dataimport täcker institutionernas inlämningar.
En realistisk tidsplan för ett första år, med de dominerande stegen ärligt utpekade, finns i hur lång tid det tar att få ett schema i drift.
Vill ni se hur det fungerar?
Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.