Maintenance
Remplacements, substitutions et cours annulés
Un enseignant appelle pour dire qu'il est malade à sept heures et demie. Vous avez quatre-vingt-dix minutes pour trouver un remplaçant, décider si le cours a lieu et prévenir trois cents étudiants — et rien de tout cela n'est un problème d'élaboration d'emploi du temps que l'on résout en régénérant.
Le problème quotidien, pas le problème annuel
La plupart des logiciels d'emploi du temps sont conçus autour du cycle annuel : collecter, générer, publier, terminé. Mais l'emploi du temps est un document vivant, et ce qui occupe la matinée d'un gestionnaire, ce sont les absences, les remplacements, les changements de salle et les annulations.
Wise Timetable traite la suppléance comme une opération à part entière et non comme une modification de l'emploi du temps principal. Vous ne reconstruisez rien ; vous enregistrez que cette séance précise, à cette date précise, est traitée autrement.
- Enregistrez une absence et voyez immédiatement toutes les séances concernées
- Trouvez quels collègues qualifiés sont réellement libres sur ce créneau
- Affectez un remplaçant, déplacez la séance ou annulez-la — selon ce qui convient
- Suppléances enregistrées à la date concernée, sans toucher à l'emploi du temps principal
- Toutes les personnes concernées sont prévenues automatiquement, par e-mail et par notification push
Trouver qui est réellement libre
Le plus difficile, lorsqu'on organise un remplacement, n'est pas la paperasse. C'est de savoir rapidement quels collègues sont libres à cette heure, n'ont pas déjà atteint leur plafond quotidien d'enseignement et sont des remplaçants plausibles pour ce module.
Comme Wise Timetable détient déjà l'emploi du temps, la charge d'enseignement et les disponibilités déclarées de chaque enseignant, cette question trouve sa réponse en quelques secondes plutôt qu'après une série d'appels téléphoniques. Voir la vérification des disponibilités.
Prévenir à temps
Une annulation que personne ne connaît est pire que l'annulation elle-même. Les suppléances et les annulations déclenchent les mêmes notifications ciblées que tout autre changement : e-mail aux enseignants concernés, notifications push aux groupes d'étudiants concernés dans les applications mobiles, et mise à jour immédiate des pages web publiées, des flux de calendrier et de l'affichage dynamique du campus.
Les étudiants abonnés à leur emploi du temps dans Outlook ou Google Calendar voient aussi le changement, sans rien faire.
Et une trace ensuite
Les données de suppléance valent la peine d'être conservées. Quels modules perdent le plus d'heures de cours, quelles demandes de remplacement n'ont pu être satisfaites, et quelle part de remplacements non reconnus chaque membre du personnel assume : ce sont des questions que les responsables de département finissent par poser, et auxquelles ils ne peuvent normalement pas répondre.
Comme chaque suppléance est enregistrée sur la séance au lieu d'être saisie par-dessus, l'historique peut faire l'objet de rapports. Voir les rapports.
Découvrez Wise Timetable sur vos propres données
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