Funktionshinweis
Wöchentliche Stundenpläne per E-Mail an Lehrende senden
Eine lehrende Person sollte nicht nachschauen müssen. Einmal pro Woche kommt ihre eigene Woche an — und seit dem Release 2026 verfasst die Schule den Brief selbst, ohne uns zu schreiben.
Ein Brief pro Person, nicht ein Stundenplan für alle
Ein veröffentlichter Stundenplan ist kein gelesener Stundenplan.
Der verlässliche Weg zu einer lehrenden Person ist das Postfach, das sie ohnehin geöffnet hat, und der verlässliche Weg, gelesen zu werden, ist ein Brief, der von ihr handelt und von niemandem sonst.
Daher geht die geplante E-Mail die Liste der Lehrenden Person für Person durch. Jeder Brief enthält die eigene Woche der jeweiligen lehrenden Person als PDF, im Moment des Versands erzeugt und nicht aus einer Datei übernommen, die jemand im September exportiert hat, und einen Link, der ihren Stundenplan genau auf der Woche öffnet, um die es im Brief geht. Eine lehrende Person, für die in dieser Woche nichts eingeplant ist, wird übersprungen und erhält keine leere Seite.
Zwei Aufgaben stehen zur Verfügung, und sie werden getrennt konfiguriert: der Stundenplan der nächsten Woche, meist an einem Donnerstag- oder Freitagnachmittag versendet, und der Stundenplan dieser Woche, meist an einem Montagmorgen versendet. Die meisten Einrichtungen betreiben nur die erste; die zweite lohnt sich dort, wo sich der Stundenplan während der Woche noch bewegt.
Die Schule schreibt den Brief und ändert ihn, ohne jemanden zu fragen
Mit dem Release 2026 hat sich geändert, wem die Worte gehören.
Die Betreffzeilen, die Begleitbriefe, der Sendetag und die Sendestunde waren früher Konfiguration auf unserem Server, und einen Satz zu ändern bedeutete, uns zu schreiben. Sie liegen jetzt in der eigenen Datenbank der Schule und werden auf der eigenen Stundenplan-Website der Schule unter Einstellungen ▸ Benachrichtigungen von allen bearbeitet, die Konfigurationsadministrator-Rechte besitzen.
Pro Aufgabe: ob sie sendet, an welchem Tag, zu welcher Stunde und für welche Woche. Pro Sprache: ein Betreff, eine Link-Vorlage und der Brief selbst als HTML. Eine lehrende Person wird in ihrer eigenen Sprache angeschrieben, wo einer verfasst wurde, und fällt auf den allgemeinen Text zurück, wo keiner vorliegt — einschließlich eines eigenen Blocks für Lehrende ohne erfasste Sprache, die meist diejenigen sind, die eine Einrichtung am liebsten auf Englisch ansprechen möchte.
Der Brief wird aus Platzhaltern zusammengesetzt, sodass ein Text für alle dient: Name und Kürzel der lehrenden Person, die Wochennummer, der Montag, mit dem die Woche beginnt, und der Link zum eigenen Stundenplan werden beim Aufbau des Briefs jeweils eingesetzt.
- Das eigene Postfach der Schule befindet sich auf demselben Reiter, und sein Passwort kommt nie zurück. Unter E-Mail kann eine Schule als sie selbst senden — mit ihrer eigenen Adresse in der Absenderzeile — oder unser Postfach behalten und eine Antwortadresse hinzufügen, wofür gar kein Passwort nötig ist. Ein Passwort wird nach dem Speichern mit einem Schlüssel versiegelt, der nur auf unserem Server existiert, und nie wieder angezeigt, weder auf diesem Bildschirm noch anderswo. Die Datenbankverbindung bleibt in der Serverkonfiguration.
- Vorerst verlässt der wöchentliche Brief weiterhin das Postfach von Wise Timetable. Die Buchungsbriefe und die Briefe, die Planende vom Desktop senden, nutzen bereits das eigene Postfach der Schule; der wöchentliche Brief wechselt mit dem nächsten Release des Mailservers auf denselben Weg. Von wem die Briefe kommen enthält die gesamte Auswahl.
- „— unverändert —“ ist keine leere Angabe. Es ist der Startwert für eine Schule, die gerade erst freigeschaltet wurde, und bedeutet diese Einstellung wird weiterhin von der Konfiguration auf unserem Server beantwortet. Solange niemand bewusst einen Tag und eine Stunde festlegt, hat sich am Mailversand der Schule überhaupt nichts geändert.
- Die Aufgaben werden nicht auf der Website angelegt. Nur die Konfiguration des Servers weiß, dass eine Aufgabe existiert; der erste Lauf nach dem Upgrade schreibt daher die Zeile, und der Bildschirm bearbeitet immer nur, was bereits vorhanden ist.
Ein echter Testbrief, bevor dreihundert Personen ihn erhalten
Eine Vorschau im Browser ist keine Probe.
Outlook stellt HTML mit der Engine von Word dar und ein Browser nicht, und beide stimmen nicht überein. Deshalb hat der Bildschirm ein Feld für eine Adresse, und der Server sendet bei seinem nächsten Durchlauf einen echten Brief dorthin — eine echte lehrende Person, ihr echter Stundenplan, ihr echtes PDF, jeder Platzhalter genau so ersetzt, wie er es sein wird — und leert das Feld danach wieder. Ein gefülltes Feld bedeutet ausstehend; ein leeres Feld bedeutet, dass nichts wartet; das Leeren des Feldes bricht einen Test ab, der noch nicht gesendet wurde.
Und nach jedem echten Lauf geht eine kurze Zusammenfassung an eine benannte Adresse: wie viele Lehrende geprüft wurden, wie viele Briefe hinausgingen und — der Teil, der sich zu lesen lohnt — ob der Mailserver welche davon abgelehnt hat. Ein abgelehnter Brief ist fast immer eine falsche Adresse in der Liste der Lehrenden, und so fällt ein Tippfehler in der ersten Woche auf und nicht in der elften.
- Ein Test unterbricht nie einen echten Lauf. Wird er während der eigenen Sendestunde der Aufgabe angefordert, wartet er auf den nächsten Durchlauf, statt den echten Lauf auf einen Brief zu verengen.
- Für einen Test wird keine Lauf-Zusammenfassung gesendet. „Wir haben 700 Lehrende geprüft“ nach einem Brief ist ein Satz, den eine Person ablegen und dem niemand glauben würde.
- Es dauert bis zu einer Stunde. Die Aufgabe ist ein stündlicher Durchlauf, keine Schaltfläche.
Warum eine auf 14:00 Uhr eingestellte Aufgabe um 14:20 Uhr hinausgehen kann und warum das korrekt ist
Der Hintergrundjob wacht einmal pro Stunde auf, gezählt ab dem letzten Start des Servers und nicht ab der vollen Stunde. Bei jedem Aufwachen liest er seine Konfiguration neu ein — eine auf der Website gespeicherte Änderung wird also beim nächsten Durchlauf übernommen, ohne dass etwas neu gestartet werden muss — und stellt dann eine Frage: Ist dies der konfigurierte Tag und die konfigurierte Stunde? Wenn ja, lädt er den Stundenplan aus der Datenbank neu und sendet.
Daraus folgen zwei Konsequenzen, und beide haben irgendwann eine verwunderte E-Mail verursacht. Eine auf 14:00 Uhr konfigurierte Aufgabe geht innerhalb ihrer Stunde hinaus, nicht zu ihrem Beginn. Und eine fünf Minuten vor der Sendestunde gespeicherte Änderung ist in diesem Lauf enthalten — es gibt kein gesondertes Neuladen, und es gibt keine Möglichkeit, einen bereits versendeten Brief zurückzurufen.
Vom wöchentlichen Brief zu einem Kalender, der nie veraltet
Ein Brief ist eine Fotografie. Er stimmt, wenn er gesendet wird, und er stimmt danach genauso, was das Einzige ist, das ein Stundenplan nicht versprechen kann.
Deshalb kann der Brief eine Abonnementadresse für die jeweilige lehrende Person enthalten — ein Platzhalter, ein Satz unter der Schaltfläche —, die Outlook, Google Calendar und Apple Calendar als etwas erkennen, das man abonniert und nicht herunterlädt.
Der wöchentliche Brief kommt weiterhin an; der Kalender dahinter ist keine Fotografie mehr und folgt von selbst dem Stundenplan. Wie Kalenderabonnements funktionieren behandelt die andere Hälfte, und Online-Meeting-Links erklärt, wie eine Beitrittsadresse überhaupt in den Brief und den Kalendereintrag gelangt.
Die Handbücher
Jedes Feld des Reiters, die vollständige Platzhalterliste, was die Lauf-Zusammenfassung Ihnen sagt und was der Reiter nicht ändern kann. Kostenlos und ohne Registrierung, wie jedes andere Dokument auf dieser Website.
- Leitfaden zu Benachrichtigungen (PDF, 10 Seiten)Der gesamte Reiter Benachrichtigungen: von wem die Briefe kommen und wohin die Antworten gehen, das eigene Postfach der Schule, die beiden wöchentlichen Aufgaben, der Brief je Sprache, jeder Platzhalter, der Testbrief und die Lauf-Zusammenfassung — und die Buchungsbriefe auf demselben Reiter.
- Kalenderabonnements (PDF, 7 Seiten)Die andere Hälfte der Geschichte: was eine lehrende Person oder ein Raum von einer Abonnementadresse hat, wie sich die beiden Formen unterscheiden und wie oft eine Kalenderanwendung eine tatsächlich neu einliest.
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