Envoyer par e-mail les emplois du temps hebdomadaires aux enseignants

L'établissement rédige la lettre et la modifie sans demander à personne

Ce qui a changé dans la version 2026, c'est qui possède les mots.

Les objets des messages, les lettres d'accompagnement, le jour d'envoi et l'heure d'envoi relevaient auparavant de la configuration de notre serveur, et modifier une phrase supposait de nous écrire. Ils résident désormais dans la propre base de données de l'établissement et se modifient sur le site d'emploi du temps de l'établissement, sous Paramètres ▸ Notifications, par toute personne disposant des droits d'administrateur de configuration.

Par tâche : si elle envoie, quel jour, à quelle heure et pour quelle semaine. Par langue : un objet, un modèle de lien et la lettre elle-même en HTML. Un enseignant reçoit la lettre dans sa propre langue lorsqu'elle a été rédigée, et le texte général à défaut — y compris un bloc propre aux enseignants sans langue renseignée, qui sont généralement les personnes auxquelles un établissement souhaite le plus s'adresser en anglais.

La lettre est composée à partir de variables, de sorte qu'un seul texte sert à tout le monde : le nom et le code de l'enseignant, le numéro de semaine, le lundi où commence cette semaine et le lien vers son propre emploi du temps sont chacun renseignés au moment de la composition.

• La boîte aux lettres propre à l'établissement se trouve dans le même onglet, et son mot de passe n'est jamais renvoyé. Sous Courrier, un établissement peut envoyer en son propre nom — sa propre adresse dans la ligne De — ou conserver notre boîte et ajouter une adresse de réponse, ce qui ne nécessite aucun mot de passe. Un mot de passe, une fois enregistré, est scellé avec une clé qui n'existe que sur notre serveur et n'est plus jamais affiché, ni sur cet écran ni ailleurs. La connexion à la base de données reste dans la configuration du serveur.
• Pour l'instant, la lettre hebdomadaire part encore de la boîte aux lettres de Wise Timetable. Les lettres de réservation et celles que les planificateurs envoient depuis le poste de bureau utilisent déjà la boîte propre à l'établissement ; la lettre hebdomadaire passera par la même voie avec la prochaine version du serveur de courrier. De qui viennent les lettres présente l'ensemble des choix.
• « — unchanged — » n'est pas un champ vide. C'est la valeur de départ pour un établissement qui vient d'être activé, et elle signifie que ce paramètre est encore déterminé par la configuration de notre serveur. Tant que personne n'a délibérément défini un jour et une heure, rien ne change dans le courrier de l'établissement.
• Les tâches ne sont pas créées sur le site web. Seule la configuration du serveur sait qu'une tâche existe ; la première exécution après la mise à niveau écrit donc la ligne, et l'écran ne fait jamais que modifier ce qui existe déjà.

Pourquoi une tâche réglée sur 14 h 00 peut partir à 14 h 20, et pourquoi c'est normal

La tâche de fond se réveille une fois par heure, comptée à partir du dernier démarrage du serveur et non du début de l'heure. À chaque réveil, elle relit sa configuration — de sorte qu'une modification enregistrée sur le site est prise en compte au passage suivant, sans rien redémarrer — puis pose une seule question : est-ce le jour configuré et l'heure configurée ? Si oui, elle recharge l'emploi du temps depuis la base de données et envoie.

Deux conséquences en découlent, et toutes deux ont déjà valu un message perplexe. Une tâche configurée pour 14 h 00 part dans son heure, non au début de celle-ci. Et une modification enregistrée cinq minutes avant l'heure d'envoi figure dans cette exécution — il n'y a pas de rechargement séparé, et aucun moyen de rappeler une lettre déjà partie.