Nota de función
Enviar por correo los horarios semanales a los docentes
Un docente no debería tener que ir a mirar. Una vez por semana le llega su propia semana — y desde la versión de 2026 el centro redacta la carta por sí mismo, sin escribirnos a nosotros.
Una carta por persona, no un horario para todos
Un horario publicado no es un horario que se haya leído.
La forma fiable de llegar a un docente es el buzón que ya tiene abierto, y la forma fiable de que lo lean es que la carta trate de ellos y de nadie más.
Por eso el correo programado recorre la lista de docentes de uno en uno. Cada carta lleva la semana de ese docente en PDF, generado en el momento del envío y no tomado de un archivo exportado por alguien en septiembre, y un enlace que abre su horario exactamente en la semana de la que trata la carta. Un docente sin nada programado esa semana se omite en lugar de recibir una página vacía.
Hay dos tareas disponibles y se configuran por separado: el horario de la semana próxima, que suele enviarse un jueves o viernes por la tarde, y el horario de esta semana, que suele enviarse un lunes por la mañana. La mayoría de las instituciones ejecuta solo la primera; la segunda se justifica donde el horario aún se mueve durante la semana.
El centro redacta la carta y la cambia sin pedírselo a nadie
Lo que cambió en la versión de 2026 es quién es dueño de las palabras.
Los asuntos, las cartas de presentación, el día y la hora de envío eran configuración de nuestro servidor, y cambiar una frase significaba escribirnos. Ahora viven en la propia base de datos del centro y las edita en el propio sitio de horarios del centro, en Ajustes ▸ Notificaciones, cualquiera que tenga derechos de administrador de configuración.
Por tarea: si envía, qué día, a qué hora y qué semana. Por idioma: un asunto, una plantilla de enlace y la propia carta en HTML. A un docente se le escribe en su propio idioma cuando se ha redactado uno, y recurre al texto general cuando no — incluido un bloque propio para los docentes sin idioma registrado, que suelen ser las personas a las que una institución más quiere dirigirse en inglés.
La carta se compone con marcadores de posición, de modo que un solo texto sirve para todos: el nombre y código del docente, el número de semana, el lunes en que empieza esa semana y el enlace a su propio horario se completan a medida que se construye la carta.
- El buzón propio del centro está en la misma pestaña, y su contraseña nunca vuelve. En Correo un centro puede enviar como sí mismo — su propia dirección en el campo De — o conservar nuestro buzón y añadir una dirección de respuesta, lo que no necesita ninguna contraseña. Una contraseña, una vez guardada, se sella con una clave que existe solo en nuestro servidor y no se vuelve a mostrar, ni en esa pantalla ni en ninguna otra. La conexión a la base de datos permanece en la configuración del servidor.
- Por ahora la carta semanal sigue saliendo del buzón de Wise Timetable. Las cartas de reservas y las que los planificadores envían desde el escritorio ya usan el buzón propio del centro; la carta semanal pasará al mismo camino con la próxima versión del servidor de correo. De quién vienen las cartas tiene toda la elección.
- «— sin cambios —» no es un espacio en blanco. Es el valor inicial para un centro recién activado, y significa que este ajuste lo sigue respondiendo la configuración de nuestro servidor. Hasta que alguien fije deliberadamente un día y una hora, nada del correo del centro ha cambiado.
- Las tareas no se crean en el sitio web. Solo la configuración del servidor sabe que existe una tarea, así que la primera ejecución tras la actualización escribe la fila y la pantalla solo edita lo que ya está allí.
Una carta de prueba real, antes de que la reciban trescientas personas
Una vista previa en un navegador no es un ensayo.
Outlook representa el HTML con el motor de Word y un navegador no, y los dos no coinciden. Por eso la pantalla tiene un campo para una dirección, y el servidor envía allí una carta real en su próxima pasada — un docente real, su horario real, su PDF real, cada marcador de posición expandido exactamente como será — y luego vuelve a vaciar el campo. Un cuadro lleno significa pendiente; un cuadro vacío significa que no hay nada esperando; vaciar el cuadro cancela una prueba que aún no ha salido.
Y después de cada ejecución real llega un breve resumen a una dirección designada: a cuántos docentes se revisó, cuántas cartas salieron y — la parte que vale la pena leer — si el servidor de correo rechazó alguna. Una carta rechazada casi siempre es una dirección incorrecta en la lista de docentes, que es como un error de tecleo se detecta en la primera semana y no en la undécima.
- Una prueba nunca interrumpe una ejecución real. Si se pide durante la hora de envío de la propia tarea, espera a la siguiente pasada en lugar de reducir la ejecución real a una sola carta.
- No se envía resumen de ejecución para una prueba. «Se revisó a 700 docentes» tras una sola carta es una frase que una persona archivaría y nadie creería.
- Tarda hasta una hora. La tarea es una pasada por hora, no un botón.
Por qué una tarea fijada a las 14:00 puede salir a las 14:20, y por qué es correcto
La tarea en segundo plano despierta una vez por hora, contada desde el último arranque del servidor y no desde la hora en punto del reloj. En cada despertar vuelve a leer su configuración — de modo que un cambio guardado en el sitio web se recoge en la pasada siguiente, sin nada que reiniciar — y luego se hace una sola pregunta: ¿es este el día configurado y la hora configurada? Si lo es, vuelve a cargar el horario desde la base de datos y envía.
De ello se siguen dos consecuencias, y las dos han provocado alguna vez un correo desconcertado. Una tarea configurada para las 14:00 sale dentro de su hora, no al principio. Y un cambio guardado cinco minutos antes de la hora de envío entra en esa ejecución — no hay una recarga aparte, y no hay forma de recuperar una carta que ya salió.
De una carta semanal a un calendario que nunca está desactualizado
Una carta es una fotografía. Es correcta cuando se envía y sigue igual de correcta después, que es lo único que un horario no puede prometer.
Por eso la carta puede llevar una dirección de suscripción para ese docente concreto — un marcador de posición, una frase bajo el botón — que Outlook, Google Calendar y Apple Calendar reconocen como algo a lo que suscribirse y no que descargar.
La carta semanal sigue llegando; el calendario que hay detrás deja de ser una fotografía y empieza a seguir el horario por sí solo. Cómo funcionan las suscripciones de calendario cubre la otra mitad, y los enlaces de reuniones en línea explican cómo llega una dirección de acceso a la carta y a la entrada del calendario.
Los manuales
Cada campo de la pestaña, la lista completa de marcadores de posición, lo que le dice el resumen de la ejecución y lo que la pestaña no puede cambiar. Gratuito y sin restricciones, como todos los demás documentos de este sitio.
- Guía de notificaciones (PDF, 10 páginas)Toda la pestaña Notificaciones: de quién vienen las cartas y adónde van las respuestas, el buzón propio del centro, las dos tareas semanales, la carta por idioma, cada marcador de posición, la carta de prueba y el resumen de la ejecución — y las cartas de reservas en la misma pestaña.
- Suscripciones de calendario (PDF, 7 páginas)La otra mitad de la historia: lo que obtiene un docente o un aula de una dirección de suscripción, en qué se diferencian las dos formas y con qué frecuencia vuelve a leer una un programa de calendario.
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