Funktionsnotis

Veckoscheman per e-post till lärare

En lärare ska inte behöva gå och leta. En gång i veckan kommer den egna veckan — och sedan 2026 års version skriver skolan själv brevet, utan att skriva till oss.

Ett brev per person, inte ett schema åt alla

Ett schema som är publicerat är inte ett schema som har blivit läst.

Det säkra sättet att nå en lärare är den brevlåda som de redan har öppen, och det säkra sättet att bli läst är att brevet handlar om dem och ingen annan.

Därför går det schemalagda utskicket igenom lärarlistan en person i taget. Varje brev innehåller lärarens egen vecka som PDF, skapad i samma stund som den skickas i stället för tagen från en fil som någon exporterade i september, och en länk som öppnar deras schema exakt på den vecka som brevet gäller. En lärare utan något schemalagt den veckan hoppas över i stället för att få en tom sida.

Två jobb finns och de konfigureras separat: nästa veckas schema, vanligen skickat en torsdags- eller fredagseftermiddag, och denna veckas schema, vanligen skickat en måndagsmorgon. De flesta institutioner kör bara det första; det andra gör nytta där schemat fortfarande ändras under veckan.

Skolan skriver brevet, och ändrar det utan att fråga någon

Det som ändrades i 2026 års version är vem som äger orden.

Ämnesraderna, följebreven, sändningsdagen och sändningstimmen var tidigare konfiguration på vår server, och att ändra en mening innebar att skriva till oss. De finns nu i skolans egen databas och redigeras på skolans egen schemawebbplats, under Inställningar ▸ Aviseringar, av var och en som har behörighet som konfigurationsadministratör.

Per jobb: om det skickar, vilken dag, vilken timme och vilken vecka. Per språk: ett ämne, en länkmall och själva brevet som HTML. En lärare får brev på sitt eget språk där ett sådant har skrivits, och faller tillbaka på den allmänna texten där det inte har det — inklusive ett eget block för lärare utan registrerat språk, som vanligtvis är de personer en institution mest vill tilltala på engelska.

Brevet sätts samman av platshållare, så att en text räcker för alla: lärarens namn och kod, veckonumret, måndagen som veckan börjar på och länken till deras eget schema fylls var och en i när brevet byggs.

Skolans egen brevlåda finns på samma flik, och dess lösenord kommer aldrig tillbaka. Under E-post kan en skola skicka som sig själv — med sin egen adress på Från-raden — eller behålla vår brevlåda och lägga till en svarsadress, vilket inte kräver något lösenord alls. Ett lösenord, när det väl sparats, förseglas med en nyckel som bara finns på vår server och visas aldrig igen, varken på den skärmen eller någon annanstans. Databasanslutningen stannar i serverns konfiguration.
Tills vidare lämnar veckobrevet fortfarande Wise Timetable-brevlådan. Bokningsbreven och de brev som schemaläggare skickar från skrivbordet använder redan skolans egen brevlåda; veckobrevet flyttas över på samma väg med e-postserverns nästa version. Vem breven kommer från beskriver hela valet.
“— unchanged —” är inte ett tomt värde. Det är startvärdet för en skola som just har aktiverats, och det betyder att den här inställningen fortfarande besvaras av konfigurationen på vår server. Tills någon medvetet ställer in en dag och en timme har ingenting i skolans utskick ändrats alls.
Jobben skapas inte på webbplatsen. Serverns konfiguration är det enda som vet att ett jobb finns, så den första körningen efter uppgraderingen skriver raden och skärmen redigerar bara det som redan finns.

Ett riktigt testbrev, innan trehundra personer får det

En förhandsvisning i en webbläsare är ingen repetition.

Outlook återger HTML med Words motor och en webbläsare gör det inte, och de två är inte överens. Därför har skärmen ett fält för en adress, och servern skickar ett riktigt brev dit vid nästa genomgång — en riktig lärare, deras riktiga schema, deras riktiga PDF, varje platshållare ifylld precis som den blir — och tömmer sedan fältet igen. En ifylld ruta betyder väntande; en tom ruta betyder att inget väntar; att tömma rutan avbryter ett test som ännu inte har gått.

Och efter varje riktig körning går en kort sammanfattning till en angiven adress: hur många lärare som kontrollerades, hur många brev som skickades och — den del som är värd att läsa — om e-postservern nekade något av dem. Ett nekat brev beror nästan alltid på en felaktig adress i lärarlistan, vilket är hur ett skrivfel upptäcks i vecka ett i stället för i vecka elva.

Ett test avbryter aldrig en riktig körning. Om det begärs under jobbets egen sändningstimme väntar det till nästa genomgång i stället för att begränsa den riktiga körningen till ett enda brev.
Ingen körningssammanfattning skickas för ett test. “Vi kontrollerade 700 lärare” efter ett enda brev är en mening som en människa skulle arkivera och ingen skulle tro på.
Det tar upp till en timme. Jobbet är en timvis genomgång, inte en knapp.

Varför ett jobb inställt på 14:00 kan skickas klockan 14:20, och varför det är korrekt

Bakgrundsjobbet vaknar en gång i timmen, räknat från när servern senast startades snarare än från hel timme. Vid varje uppvaknande läser det om sin konfiguration — så en ändring som sparats på webbplatsen fångas upp vid nästa genomgång, utan något att starta om — och ställer sedan en enda fråga: är det här den konfigurerade dagen och den konfigurerade timmen? Om så är fallet laddar det om schemat från databasen och skickar.

Två följder uppstår, och båda har någon gång gett upphov till ett förbryllat mejl. Ett jobb konfigurerat för 14:00 går ut inom sin timme, inte i början av den. Och en ändring som sparats fem minuter före sändningstimmen ingår i den körningen — det finns ingen separat omladdning, och det går inte att återkalla ett brev som redan har gått.

Från ett veckobrev till en kalender som aldrig är inaktuell

Ett brev är ett fotografi. Det är rätt när det skickas och förblir exakt lika rätt efteråt, vilket är det enda ett schema inte kan lova.

Därför kan brevet bära en prenumerationsadress för just den läraren — en platshållare, en mening under knappen — som Outlook, Google Calendar och Apple Calendar känner igen som något att prenumerera på i stället för att ladda ner.

Veckobrevet kommer fortfarande; kalendern bakom det slutar vara ett fotografi och börjar följa schemat av sig själv. Hur kalenderprenumerationer fungerar behandlar den andra halvan, och länkar till onlinemöten förklarar hur en anslutningsadress alls når brevet och kalenderposten.

Manualerna

Varje fält på fliken, den fullständiga listan över platshållare, vad körningssammanfattningen berättar och vad fliken inte kan ändra. Kostnadsfri och öppen, som varje annat dokument på den här webbplatsen.

Vill ni se hur det fungerar?

Boka en onlinepresentation på 45 minuter, så går vi igenom den mot ert eget lärosätes schemaläggningsproblem.

Boka en onlinedemo Ladda ner den kostnadsfria testversionen