Guía completa
Cuatro formas de publicar un horario, y para quién es cada una
Toda institución acaba usando más de una de estas. El error es elegir una y suponer que cubre a todos.
Las cuatro vías
No son tanto alternativas como distintas distancias respecto del lector.
Una dirección web es la sencilla, y es la que conviene imprimir. El sitio web de horarios de la institución contiene todo el horario, filtrado según quien mire; un enlace con una selección abre exactamente el horario que quería enviar, y un enlace sin fecha sigue siendo correcto todo el año — lo que lo hace seguro en un tablón de anuncios o tras un código QR fuera de un aula.
Una vista incrustada es lo mismo dentro de la página de su propia facultad, para lectores que nunca deberían tener que salir de ella. Désele espacio: una cuadrícula semanal necesita unos 900 píxeles antes de colapsar en un diseño más estrecho.
Una suscripción de calendario pone el horario dentro de la aplicación que alguien ya tiene abierta todo el día. Se actualiza sola, y es la respuesta correcta para el personal. Cómo funcionan los feeds.
La aplicación móvil es la única de las cuatro que puede llegar a quien no está mirando.
- Un enlace — público, imprimible y correcto todo el año
- Una vista incrustada — la misma vista dentro de sus propias páginas
- Una suscripción — dentro del calendario en el que la gente ya vive
- La aplicación — personalizada, y capaz de interrumpir
Publicar no es notificar, y la diferencia cuesta dinero
Una página web y un feed de calendario son medios de extracción. El lector tiene que venir a mirar, o su calendario tiene que ir a releer. Ninguno puede originar un mensaje, lo que significa que ninguno puede avisar a nadie de que algo acaba de cambiar.
En la práctica no es una distinción pequeña. Un feed de calendario puede actualizarse en silencio durante la noche; el estudiante que miró ayer camina por la mañana hacia el aula antigua. Publicar el cambio correctamente y que nadie se entere son el mismo resultado para quien está frente a la puerta equivocada.
Así que una institución que solo publica ha resuelto la mitad del problema. La mitad que queda es la notificación — una notificación push al teléfono de exactamente las personas afectadas, y un correo electrónico para quienes lo prefieren. Lo que realmente llega a un teléfono.
Qué vía para qué lector
| Lector | Qué necesita | Vía |
|---|---|---|
| Un futuro estudiante o un visitante | Para ver que la institución tiene un horario y más o menos cómo es | La dirección web pública |
| Un estudiante actual | Su propio horario, en un teléfono, con los cambios llegándole | La aplicación, con la dirección web como alternativa |
| Un docente | Su docencia junto a sus reuniones, sin un segundo sitio donde mirar | Una suscripción de calendario |
| Una oficina de departamento | Un aula, o un programa, de un vistazo | Un enlace con la selección, o un feed del aula |
| Alguien parado en un pasillo | La próxima hora en este edificio | Una pantalla de señalización |
| Un examinador externo, una sola vez | Una semana, ahora | Un archivo descargado — el único caso en que una descarga es la respuesta correcta |
Tres cosas que salen mal
Un archivo enviado en lugar de una dirección. Alguien exporta un periodo y lo envía por correo en septiembre. Es una fotografía, no vuelve a cambiar, y nadie que la tiene lo sabe.
Un enlace con una fecha. Se abre siempre en esa semana. Imprima uno en un tablón de anuncios y es incorrecto desde la segunda semana del periodo.
Publicar un horario del que nadie fue informado. La más común de las tres, y la menos visible: el horario es correcto, el sitio web es correcto, y los estudiantes siguen preguntando en la oficina dónde es su clase — porque nadie anunció nunca que nada de eso existía.
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