Relații și absolvenți
De la prima solicitare până la anii de absolvent, cu consimțămintele păstrate.
Evidențe și admitere
Solicitări de informații și campanii
Înainte ca cineva să depună candidatura, cineva întreabă. Wise Ed preia întrebarea oriunde este pusă — pe site-ul instituției, la ghișeu, la un târg educațional —, o așază pe o pagină pentru fiecare persoană, o încredințează unui consilier de admitere și îi amintește când să revină cu un telefon. Când persoana depune candidatura, aceasta știe deja de unde a venit.
- Un formular găzduit de Wise Ed sau lipit în site-ul propriu al instituției
- Fiecare solicitare ajunge la un consilier în cel mult un minut, după regula instituției
- Campanii care spun câte solicitări și câte candidaturi au adus
- Parte a modulului de relații: se activează odată cu el
Ce face
- Formularul web de solicitare, în două feluri. O pagină găzduită de Wise Ed, la care se ajunge printr-un link, sau același formular într-un cadru pe site-ul propriu al instituției — secretariatul copiază codul de încorporare din setările formularului și numește site-urile care au voie să-l afișeze.
- Instituția decide ce întreabă. Numele și e-mailul întotdeauna; telefonul, țara, programul de interes, anul de începere, de unde a aflat despre instituție și un mesaj, fiecare obligatoriu, opțional sau omis. Introducerea, textul de mulțumire și formularea consimțământului în oricare dintre cele treisprezece limbi ale secretariatului.
- Consimțămintele sunt bifate de solicitant, fiecare datat și păstrat ca dovadă, cu notificarea de confidențialitate a instituției legată prin link. Dubla confirmare este un singur comutator: solicitarea așteaptă atunci linkul dintr-un e-mail de confirmare.
- Același e-mail înseamnă aceeași persoană. O a doua solicitare de la o adresă pe care instituția o are deja devine o nouă intrare în cronologia acelei persoane, nu o a doua persoană.
- Vizitele la ghișeu, într-un formular mic. Studentul care vine la ghișeu este introdus în câteva secunde, ca vizită la ghișeu, preluat de consilierul de la ghișeu; un e-mail sau un număr de telefon deja cunoscut este semnalat — „adăugați aceasta la persoana care îl are?” — niciodată refuzat.
- Campanii: târgul educațional, ziua porților deschise, campania socială de toamnă. Fiecare are un cod pe care îl poartă linkurile ei, astfel încât fiecare solicitare prin acel link este înregistrată sub campanie. Lista arată câte persoane a adus fiecare, câte dintre ele au depus candidatura și — acolo unde s-a introdus un cost — costul pe solicitare.
- Un singur ecran pentru formular, cu linkul către pagina găzduită, un link pentru fiecare campanie în desfășurare, codul de încorporare și o previzualizare — și ce au adus ultimele șapte zile: persoane noi, solicitări adăugate la persoane deja existente, cele care așteaptă confirmarea și cele respinse. Departamentul ales de instituție este înștiințat despre fiecare solicitare nouă.
Consilieri de admitere
Consilierul este un rol de sine stătător pe ecranul Roluri. Doar persoanele care îl dețin sunt oferite atunci când cineva trebuie să se ocupe de o solicitare; acolo unde instituția are un singur consilier, formularul o numește pur și simplu pe ea.
- Atribuire după regula instituției: dezactivată (solicitările așteaptă în lista Neatribuite), pe rând între consilieri sau pe rând între consilierii înscriși pentru programul de studii care interesează persoana. O solicitare din formularul web își are consilierul în cel mult un minut.
- Reatribuirea este o singură acțiune pentru o persoană sau pentru mai multe, către alt consilier sau înapoi în listă — întotdeauna cu un motiv, păstrat alături de cine a făcut-o și când.
- Acțiunile de urmărire ajung unde se uită ea: în coada de lucru a secretariatului și, o dată pe zi, la ora instituției, o listă pentru fiecare consilier cu tot ce este scadent astăzi sau întârziat — în căsuța ei și pe e-mail, dacă instituția activează lista de dimineață.
- Când persoana depune candidatura, candidatura arată consilierul și campania ei, iar pagina persoanei din Relații și absolvenți continuă de acolo.
De la prima întrebare până la candidatură
Cineva întreabă
Pe site-ul instituției, prin linkul unei campanii, prin telefon sau la ghișeu.
O pagină pentru persoană
Cu sursa, campania, programul de interes, mesajul și consimțămintele — și consilierul căruia i-a încredințat-o regula instituției.
Consilierul răspunde
Fiecare apel, e-mail și întâlnire în cronologia persoanei, cu următoarea acțiune de urmărire datată. Etapa — în contact, a venit la o zi a porților deschise, a depus candidatura — este lista proprie a instituției.
Persoana depune candidatura
Candidatura este legată de persoană; din momentul înmatriculării aceasta este student, cu istoricul păstrat.
Conducerea vede
Analize urmărește fiecare candidat potențial de la prima solicitare, prin contact, candidatură și acceptare, până la înmatriculare — pe sursă, campanie și consilier, precum și solicitările deschise pe care nimeni nu le-a contactat de prea mult timp.
Protecții și cine ce vede
- Niciun robot nu completează formularul neobservat: limite pe adresă și pe instituție pe oră, un câmp ascuns pe care îl completează doar roboții, un timp minim de completare și fiecare formular utilizabil o singură dată. Fiecare refuz este o propoziție simplă pentru solicitant și un rând pe care secretariatul îl poate citi, cu motivul.
- Adresa de internet a solicitantului nu este niciodată stocată — doar o amprentă a ei, ștearsă după 30 de zile.
- Nimic nu se schimbă până când secretariatul îl activează. Formularul este dezactivat implicit și are o previzualizare; activarea lui fără o notificare de confidențialitate este semnalată, nu refuzată.
- Consilierii și funcționarii văd persoanele pe care le deschide rolul lor, un funcționar limitat la un campus doar campusul ei, iar fiecare deschidere a paginii unei persoane este consemnată.
Întrebări despre solicitări de informații și campanii
Avem nevoie de site propriu pentru formular?
Nu. Pagina găzduită funcționează doar cu un link — pe un afiș, într-un buletin informativ, în spatele unui cod QR la un târg. Acolo unde instituția are un site, același formular poate fi încorporat în el.
Pot sosi solicitări și din alte sisteme?
Da. API-ul public și Zapier creează sau actualizează o persoană în CRM, ca potențial candidat — vedeți Integrări.
Este obligatoriu rolul de consilier?
Nu. Fără consilieri, solicitările așteaptă în lista Neatribuite pentru cine lucrează la ele, ca până acum; regula este setarea instituției.
Ce primește solicitantul?
Un mesaj de mulțumire în limba formularului și — cu dubla confirmare — mai întâi un e-mail de confirmare. Nimănui nu i se spune dacă instituția îi cunoștea deja adresa.
Funcționează împreună cu
Fiecare modul funcționează de sine stătător. Acestea sunt modulele cu care face mai mult.
Admitere și înmatriculare
Sesiuni de admitere, candidaturi, clasificare, formularul online de înmatriculare și adeverințe.
Mesaje
Mesaje directe și pe departamente, anunțuri, alerte și mesaje text.
Analize
O vedere de ansamblu pentru conducere, admitere de la prima solicitare, examene, volum de muncă și avertizare timpurie.
Integrări
API public, Zapier, webhooks, Moodle și LTI, autentificare Microsoft, contabilitate.
Vedeți Wise Ed pe propria instituție
Programați o prezentare online. Vom parcurge împreună modul în care lucrează astăzi secretariatul dumneavoastră și vă vom arăta aceeași activitate în Wise Ed — cu programele dumneavoastră de studii, nu cu un set de date demonstrativ.