Plan de învățământ și evidențe
Programe de studii, discipline, planul de învățământ și dosarul studentului, cu fiecare modificare păstrată.
Evidențe și admitere
Date importate și exportate
O instituție care vine de la alt sistem își aduce datele fără noi și le poate scoate în același mod. Unsprezece tipuri de date intră printr-un singur asistent cu simulare și anulare, fiecare listă iese ca fișier, iar un singur buton pregătește tot ce păstrează Wise Ed pentru instituție.
- O simulare care dovedește fișierul, nu o presupunere despre el
- O notă importată se anulează printr-o corecție, nu se șterge niciodată
- Exportul complet nu are nevoie de nimeni de la Wise Technologies
Asistentul de import
Unsprezece tipuri de date — studenți, discipline, rânduri de plan de învățământ, înmatriculări, note din alt sistem, plăți, contacte CRM, cadre didactice și abilitările lor, lucrări de absolvire finalizate, diplome emise în altă parte și facturi din alt sistem — și aceiași pași pentru fiecare.
Fișierul
CSV sau Excel, cu primul rând care denumește coloanele. Spațiile dinaintea și de după fiecare valoare sunt eliminate. Fiecare tip are un șablon Excel gol, cu coloanele în limba cititorului, și o foaie care explică fiecare coloană.
Coloanele
Fiecare coloană este ghicită după denumirea ei în oricare dintre cele treisprezece limbi ale secretariatului sau reținută de la ultimul import al instituției de acel tip. O presupunere greșită se corectează o singură dată.
Rândurile
Rând cu rând, ce s-ar întâmpla — nou, modificat, deja așa, lăsat neschimbat, nescris — și tot ce nu este în regulă, pe înțelesul tuturor. Pentru un dosar deja existent secretariatul alege: îl modifică cu ce spune fișierul sau îl lasă neschimbat. O celulă goală nu golește niciodată un dosar.
Simulare
Întregul import făcut cu fiecare regulă și fiecare refuz, apoi anulat. Nu se păstrează nimic, iar ce ar fi refuzat este spus.
Import, raport, anulare
Fiecare rând scris prin salvările proprii ale modulului și consemnat, cu un raport de descărcat. Anularea retrage ce a adăugat importul, dacă nu-l folosește între timp altceva, și repune ce a modificat, dacă nu l-a schimbat între timp altcineva.
Trecerea de la alt sistem
- Notele istorice merg pe procesele-verbale de examen închise ale disciplinei și datei lor, marcate ca importate. O notă nu se șterge niciodată: anularea importului introduce o înregistrare de corecție, pe care istoricul studentului o arată.
- Dublurile sunt recunoscute după cheile lor naturale: numărul matricol, codul numeric personal sau e-mailul unui student, codul unei discipline, studentul, disciplina și data unei note. Aceeași cheie de două ori într-un fișier este refuzată la al doilea rând.
- Plățile dintr-un program de contabilitate sau dintr-un fișier bancar sunt asociate facturilor la fel ca un extras de cont: după referință, apoi după un număr de factură din scopul plății, apoi după sumă și numele plătitorului. O plată deja înregistrată este lăsată neschimbată.
- Codurile numerice personale rămân în dosar. Jurnalul importului păstrează ce a modificat o actualizare, cu excepția codului numeric personal și a codului fiscal.
- Ce are deja orarul nu necesită fișier: programele de studii, disciplinele, planul de învățământ și studenții anului curent vin din el printr-o singură acțiune — vedeți Plan de învățământ și evidențe.
Din fiecare listă
- Fiecare listă a secretariatului se exportă în Excel sau CSV — toate paginile sub căutarea și filtrele curente ale listei, nu doar pagina de pe ecran. Pentru alt program, „o valoare pe rând, repetată” repetă titlurile grupelor pe fiecare rând și împarte o celulă cu mai multe valori în rânduri.
- Un drept propriu. Odată ce o instituție are roluri, doar un rol cu bifa „Export liste în Excel / CSV” poate exporta; API-ul le refuză pe celelalte, iar fiecare export este consemnat.
- Fișiere pentru contabilitate (ERP), la Finanțe: facturile, liniile de factură, plățile și soldurile deschise ale unei perioade, cu conturile și centrele de cost ale instituției, în separatorul, semnul zecimal și formatul de dată pe care îl citește programul ei de contabilitate.
Exportul complet
Tot ce păstrează instituția în Wise Ed, într-un singur fișier ZIP, în formate deschise și documentate — oricând dorește instituția, fără să ceară nimănui.
Mai multe despre date și confidențialitate.
- Un fișier CSV pe tabel din Wise Ed; cataloagele orarului la care trimit dosarele; orarul însuși ca ore și rezervări datate; și modulele orarului pentru studenți — discipline opționale, stagii, date de examen, înscrierea la examene și prezența.
- Fișierele ca fișiere reale: anexele cererilor, ale lucrărilor de absolvire și ale deciziilor, denumite după rândul care le conține.
- Descris în interiorul fișierului: README.txt, format.html cu fiecare tabel și coloană explicate, schema.json pentru programe și SHA256SUMS.txt, care dovedește că niciun fișier nu a fost modificat.
- Datele de acces rămân deoparte. Parolele, cheile de acces și alte secrete nu sunt date despre nimeni; coloanele lor rămân goale, iar withheld.csv le enumeră pe toate.
- Un singur buton, câteva minute. Serverul pregătește fișierul în timp ce secretariatul face altceva și îl păstrează 7 zile. Fiecare solicitare și fiecare descărcare apar în jurnalul propriu al instituției.
- Un drept distinct în cadrul rolurilor. Într-o instituție fără roluri, îl dețin doar persoanele care administrează Wise Ed.
- Deschis și după încheierea licenței. Timp de 90 de zile după încheierea licenței, fiecare ecran Wise Ed duce la export, astfel încât instituția să-și poată prelua în continuare datele.
Cadre didactice, lucrări de absolvire, diplome și facturi din alt sistem
- Cadrele didactice și abilitările lor, din lista proprie a instituției: titluri, abilitări, domenii de cercetare, ORCID. Fiecare rând este asociat unui cadru didactic din orar după e-mail, altfel după nume; o abilitare deja existentă în istoric rămâne neschimbată, iar e-mailul și telefonul nu se scriu - ele aparțin orarului. Vezi fișa cadrului didactic.
- Lucrările de absolvire finalizate, înscrise așa cum au fost susținute, cu coordonatorii asociați cadrelor dumneavoastră didactice.
- Diplomele deja emise în altă parte, cu numerele păstrate exact așa cum au fost emise, în afara numerotării proprii, și niciodată retipărite.
- Facturile emise de alt sistem se includ în fiecare sold și extras și nu sunt niciodată reemise, renumerotate, trimise ca facturi electronice sau trimise de două ori contabilului dumneavoastră. O plată care indică un număr de factură achită factura respectivă.
- Aceiași pași ca la orice import: o previzualizare a fiecărui rând, o rulare de probă, un raport și anulare; o înregistrare deja existentă rămâne neschimbată.
Bine de știut
Facturile se importă în moneda proprie a instituției, iar o notă de credit sau o linie negativă din vechiul sistem se importă la valoarea la care a ajuns linia. O factură sau o diplomă importată păstrează documentul tipărit al sistemului care a emis-o, iar o diplomă importată este anulată, niciodată ștearsă. Comisia unei lucrări de absolvire importate se păstrează ca text. Spuneți-ne ce conține vechiul sistem înainte de a planifica trecerea și vă vom spune ce presupune aceasta.
Întrebări despre datele care intră și ies
Putem încerca un import fără a modifica nimic?
Da. Rularea de probă face întregul import cu toate regulile și apoi îl anulează. Iar un import aplicat poate fi totuși anulat.
Ce se întâmplă dacă același student apare de două ori în fișier?
Primul rând este importat, iar al doilea este refuzat, cu motivul înscris în raport.
Trebuie să cerem datele noastre de la Wise Technologies?
Nu. Exportul complet este un buton printre setările proprii ale instituției, pe care niciun comutator de modul nu îl poate ascunde. Cine deține dreptul îl apasă și descarcă fișierul.
Poate programul nostru de contabilitate să citească fișierele?
Fișierele ERP preiau separatorul, semnul zecimal și formatul datei pe care le citește programul și conțin conturile și centrele de cost ale instituției. Alături de ele, exportul propriu al modulului financiar pentru contabilitate rămâne neschimbat.
Funcționează împreună cu
Fiecare modul funcționează de sine stătător. Acestea sunt modulele cu care face mai mult.
Examene și note
Procese-verbale de examen, introducerea online a notelor, reguli care spun de ce, semnare și foaia matricolă.
Finanțe
Listă de prețuri, rate, facturi cu cod QR de plată, plăți și cine ce datorează.
Date și confidențialitate
Roluri, jurnale, consimțăminte, ce nu părăsește niciodată Wise Ed și exportul complet.
Vedeți Wise Ed pe propria instituție
Programați o prezentare online. Vom parcurge împreună modul în care lucrează astăzi secretariatul dumneavoastră și vă vom arăta aceeași activitate în Wise Ed — cu programele dumneavoastră de studii, nu cu un set de date demonstrativ.