Piano di studi e anagrafica
Corsi di studio, insegnamenti, piano di studi e anagrafica dello studente, con ogni modifica conservata.
Anagrafica e ammissione
Dati in entrata e in uscita
Un ateneo che passa da un altro sistema porta i propri dati senza di noi e può portarli fuori allo stesso modo. Undici tipi di dati entrano con un’unica procedura guidata con prova a vuoto e annullamento, ogni elenco esce come file e un pulsante prepara tutto ciò che Wise Ed conserva per l’ateneo.
- Una prova a vuoto che dimostra il file, non una supposizione su di esso
- Un voto importato si annulla con una correzione, mai cancellandolo
- L’esportazione completa non richiede nessuno di Wise Technologies
La procedura guidata di importazione
Undici tipi di dati — studenti, insegnamenti, righe del piano di studi, iscrizioni, voti da un altro sistema, pagamenti, contatti CRM, docenti e le loro abilitazioni, tesi concluse, diplomi rilasciati altrove e fatture da un altro sistema — e gli stessi passaggi per ciascuno.
Il file
CSV o Excel, con la prima riga che nomina le colonne. Gli spazi prima e dopo ogni valore vengono rimossi. Ogni tipo ha un modello Excel vuoto con le colonne nella lingua di chi legge e un foglio che ne spiega ciascuna.
Le colonne
Ogni colonna viene riconosciuta dal nome in una qualsiasi delle tredici lingue della segreteria, o ripresa dall’ultima importazione di quel tipo dell’ateneo. Un riconoscimento errato si corregge una volta.
Le righe
Riga per riga, che cosa accadrebbe — nuovo, modificato, già così, lasciato stare, non scritto — e tutto ciò che non va, in parole semplici. Per un record già presente la segreteria sceglie: modificarlo con ciò che dice il file, oppure lasciarlo stare. Una cella vuota non svuota mai un record.
Prova a vuoto
L’intera importazione eseguita con ogni regola e ogni rifiuto, poi annullata. Nulla viene conservato e ciò che verrebbe rifiutato viene detto.
Importare, riferire, annullare
Ogni riga scritta tramite i salvataggi propri del modulo e registrata, con un report da scaricare. L’annullamento ritira ciò che l’importazione ha aggiunto, a meno che nel frattempo qualcosa lo usi, e ripristina ciò che ha modificato, a meno che qualcuno lo abbia cambiato da allora.
Il passaggio da un altro sistema
- I voti storici vanno sui verbali d’esame chiusi del loro insegnamento e della loro data, contrassegnati come importati. Un voto non viene mai cancellato: annullare l’importazione inserisce una registrazione correttiva, che la cronologia dello studente mostra.
- I duplicati sono riconosciuti dalle loro chiavi naturali: il numero di matricola, il numero di identificazione nazionale o l’e-mail di uno studente, il codice di un insegnamento, lo studente, l’insegnamento e la data di un voto. La stessa chiave due volte nello stesso file viene rifiutata alla seconda riga.
- I pagamenti da un programma di contabilità o da un file bancario sono abbinati alle fatture come un estratto conto: dal riferimento, poi da un numero di fattura nella causale, poi dall’importo e dal nome del pagante. Un pagamento già registrato viene lasciato stare.
- I numeri di identificazione nazionale restano nell’anagrafica. Il log dell’importazione conserva ciò che un aggiornamento ha modificato, tranne il numero di identificazione nazionale e il codice fiscale.
- Ciò che l’orario ha già non richiede alcun file: corsi di studio, insegnamenti, piano di studi e studenti di quest’anno arrivano da esso con un’unica azione — vedere Piano di studi e anagrafica.
Fuori da ogni elenco
- Ogni elenco della segreteria si esporta in Excel o CSV — tutte le pagine secondo la ricerca e i filtri correnti dell’elenco, non solo la pagina sullo schermo. Per un altro programma, “un valore per riga, ripetuto” ripete le intestazioni di gruppo su ogni riga e divide una cella con più valori in più righe.
- Un diritto a sé. Una volta che un ateneo ha dei ruoli, solo un ruolo con la spunta “Esporta elenchi in Excel / CSV” può esportare; l’API rifiuta gli altri e ogni esportazione viene registrata.
- File per la contabilità (ERP), in Finanze: le fatture, le righe di fattura, i pagamenti e i saldi aperti di un periodo, con i conti e i centri di costo dell’ateneo, nel separatore, nel segno decimale e nel formato data che il suo programma di contabilità legge.
L’esportazione completa
Tutto ciò che l’ateneo conserva in Wise Ed, in un unico file ZIP, in formati aperti e documentati — quando l’ateneo lo desidera, senza chiedere a nessuno.
Maggiori informazioni su dati e privacy.
- Un file CSV per tabella di Wise Ed; i cataloghi dell’orario a cui i record rimandano; l’orario stesso come lezioni e prenotazioni datate; e i moduli studenti dell’orario — insegnamenti a scelta, tirocini, date d’esame, iscrizione agli esami e frequenza.
- I file come file reali: allegati di richieste, tesi e decisioni, denominati a partire dalla riga che li contiene.
- Descritto nel file stesso: README.txt, format.html con ogni tabella e colonna spiegata, schema.json per i programmi e SHA256SUMS.txt, che dimostra che nessun file è stato modificato.
- Le credenziali restano fuori. Password, chiavi di accesso e altri segreti non sono dati su nessuno; le relative colonne restano vuote e withheld.csv le elenca tutte.
- Un pulsante, pochi minuti. Il server prepara il file mentre la segreteria fa altro e lo conserva per 7 giorni. Ogni richiesta e ogni download è registrato nel log dell’ateneo.
- Un diritto a sé tra i ruoli. In un ateneo senza ruoli, lo possiedono soltanto le persone che amministrano Wise Ed.
- Aperto dopo la fine della licenza. Per 90 giorni dopo la fine della licenza, ogni schermata di Wise Ed porta all’esportazione, così l’ateneo può ancora ritirare i propri dati.
Docenti, tesi, diplomi e fatture da un altro sistema
- Docenti e relative abilitazioni dall’elenco dell’ateneo: titoli, abilitazioni, aree di ricerca, ORCID. Ogni riga viene associata a un docente dell’orario tramite e-mail, altrimenti tramite nome; un’abilitazione già presente nello storico resta com’è, e e-mail e telefono non vengono scritti, perché appartengono all’orario. Vedere la scheda del docente.
- Tesi concluse, registrate come discusse, con i relativi relatori associati ai vostri docenti.
- Diplomi già rilasciati altrove, con i numeri conservati esattamente come rilasciati, fuori dalla vostra numerazione e mai ristampati.
- Le fatture emesse da un altro sistema rientrano in ogni saldo ed estratto conto e non vengono mai riemesse, rinumerate, inviate come fatture elettroniche né inviate due volte al vostro commercialista. Un pagamento che indica il numero di una fattura salda quella fattura.
- Gli stessi passaggi di ogni importazione: anteprima di ogni riga, prova a secco, rapporto e annullamento; un record già presente resta com’è.
Da sapere
Le fatture arrivano nella valuta dell’ateneo, e una nota di credito o una riga negativa del vecchio sistema arriva per l’importo che la riga rappresentava. Una fattura o un diploma importati conservano il modulo del sistema che li ha emessi, e un diploma importato viene annullato, mai cancellato. La commissione di una tesi importata è conservata come testo. Diteci che cosa contiene il vecchio sistema prima di pianificare il passaggio, e vi diremo che cosa richiede.
Domande sui dati in entrata e in uscita
Possiamo provare un’importazione senza modificare nulla?
Sì. La prova a secco esegue l’intera importazione con tutte le regole e poi la annulla. E un’importazione già applicata può comunque essere annullata.
Che cosa succede se lo stesso studente compare due volte nel file?
La prima riga viene importata e la seconda viene rifiutata, con il motivo indicato nel rapporto.
Dobbiamo chiedere a Wise Technologies i nostri dati?
No. L’esportazione completa è un pulsante tra le impostazioni dell’ateneo, che nessun interruttore di modulo può nascondere. Chi possiede il diritto lo preme e scarica il file.
Il nostro programma di contabilità può leggere i file?
I file ERP adottano il separatore, il segno decimale e il formato di data che il programma legge, e riportano i conti e i centri di costo dell’ateneo. Accanto ad essi, l’esportazione contabile propria del modulo finanziario resta invariata.
Funziona con
Ogni modulo funziona da solo. Questi sono quelli con cui fa di più.
Esami e voti
Verbali d’esame, inserimento online dei voti, regole che ne spiegano il motivo, firma e certificato degli esami.
Finanze
Listino, rate, fatture con codice QR di pagamento, pagamenti e situazione dei debiti.
Dati e privacy
Ruoli, log, consensi, ciò che non lascia mai Wise Ed e l’esportazione completa.
Veda Wise Ed nel suo ateneo
Prenoti una presentazione online. Vedremo insieme come lavora oggi la sua segreteria studenti e Le mostreremo lo stesso lavoro in Wise Ed — con i suoi corsi di studio, non con dati dimostrativi.