Plan d’études et dossiers
Programmes, matières, maquette et dossier de l’étudiant, chaque modification conservée.
Dossiers et admission
Données en entrée et en sortie
Un établissement qui quitte un autre système y apporte ses données sans nous, et peut les en sortir de la même façon. Onze types de données entrent par un seul assistant avec simulation et annulation, chaque liste sort en fichier, et un bouton prépare tout ce que Wise Ed conserve pour l’établissement.
- Une simulation qui prouve le fichier, pas une supposition à son sujet
- Une note importée s’annule par une correction, jamais par une suppression
- L’export complet ne demande personne chez Wise Technologies
L’assistant d’import
Onze types de données — étudiants, matières, lignes du plan d’études, inscriptions, notes d’un autre système, paiements, contacts du CRM, enseignants et leurs habilitations, mémoires achevés, diplômes délivrés ailleurs et factures d’un autre système — et les mêmes étapes pour chacun.
Le fichier
CSV ou Excel, la première ligne nommant les colonnes. Les espaces avant et après chaque valeur sont supprimés. Chaque type a un modèle Excel vide avec les colonnes dans la langue du lecteur et une feuille qui explique chacune.
Les colonnes
Chaque colonne est devinée d’après son nom dans l’une des treize langues de la scolarité, ou retenue du dernier import de ce type par l’établissement. Une mauvaise supposition se corrige une fois.
Les lignes
Ligne par ligne, ce qui se passerait — nouveau, modifié, déjà ainsi, laissé de côté, non écrit — et tout ce qui cloche, en termes simples. Pour un dossier déjà présent, la scolarité choisit : le modifier avec ce que dit le fichier, ou le laisser. Une cellule vide ne vide jamais un dossier.
Simulation
L’import entier exécuté avec chaque règle et chaque refus, puis annulé. Rien n’est conservé, et ce qui serait refusé est indiqué.
Import, rapport, annulation
Chaque ligne écrite par les enregistrements propres du module et journalisée, avec un rapport à télécharger. L’annulation retire ce que l’import a ajouté, sauf si quelque chose l’utilise désormais, et rétablit ce qu’il a modifié, sauf si quelqu’un l’a modifié depuis.
Quitter un autre système
- Les notes historiques vont sur les relevés d’examen clos de leur matière et de leur date, marquées comme importées. Une note n’est jamais supprimée : annuler l’import saisit une écriture de correction, que l’historique de l’étudiant montre.
- Les doublons sont reconnus par leurs clés naturelles : le numéro d’inscription, le numéro d’identification national ou l’e-mail d’un étudiant, le code d’une matière, l’étudiant, la matière et la date d’une note. La même clé deux fois dans un fichier est refusée à la seconde ligne.
- Les paiements d’un logiciel de comptabilité ou d’un fichier bancaire sont rapprochés des factures comme un relevé bancaire : par la référence, puis un numéro de facture dans le libellé, puis le montant et le nom du payeur. Un paiement déjà enregistré est laissé de côté.
- Les numéros d’identification nationaux restent dans le dossier. Le journal de l’import conserve ce qu’une mise à jour a changé, sauf les numéros d’identification nationaux et fiscaux.
- Ce que l’emploi du temps a déjà n’exige aucun fichier : programmes, matières, plan d’études et étudiants de l’année en viennent en une action — voir Plan d’études et dossiers.
Hors de chaque liste
- Chaque liste de la scolarité s’exporte vers Excel ou CSV — toutes les pages selon la recherche et les filtres en cours de la liste, pas seulement la page à l’écran. Pour un autre programme, « une valeur par ligne, répétée » répète les titres de groupe sur chaque ligne et scinde en lignes une cellule de plusieurs valeurs.
- Un droit à part. Dès qu’un établissement a des rôles, seul un rôle portant la coche « Exporter les listes vers Excel / CSV » peut exporter ; l’API refuse les autres, et chaque export est journalisé.
- Fichiers pour la comptabilité (ERP), sous Finances : les factures, lignes de facture, paiements et soldes ouverts d’une période, avec les comptes et centres de coûts de l’établissement, dans le séparateur, le signe décimal et le format de date que lit son logiciel comptable.
L’export complet
Tout ce que l’établissement conserve dans Wise Ed, dans un seul fichier ZIP, en formats ouverts et documentés — quand l’établissement le souhaite, sans rien demander à personne.
En savoir plus sur les données et la confidentialité.
- Un fichier CSV par table de Wise Ed ; les catalogues de l’emploi du temps vers lesquels pointent les dossiers ; l’emploi du temps lui-même sous forme de cours et de réservations datés ; et les modules étudiants de l’emploi du temps — options, stages, dates d’examen, inscription aux examens et présence.
- Les fichiers en tant que vrais fichiers : pièces jointes des demandes, mémoires et décisions, nommées d’après la ligne qui les détient.
- Décrit dans le fichier : README.txt, format.html avec chaque table et chaque colonne expliquées, schema.json pour les programmes, et SHA256SUMS.txt, qui prouve qu’aucun fichier n’a été modifié.
- Les identifiants restent à l’écart. Les mots de passe, clés d’accès et autres secrets ne sont des données sur personne ; leurs colonnes restent vides, et withheld.csv les liste toutes.
- Un bouton, quelques minutes. Le serveur prépare le fichier pendant que le service travaille à autre chose, et le conserve 7 jours. Chaque demande et chaque téléchargement figurent dans le journal propre à l’établissement.
- Un droit à part entière dans les rôles. Dans un établissement sans rôles, seules les personnes qui administrent Wise Ed le détiennent.
- Ouvert après la fin d’une licence. Pendant 90 jours après la fin d’une licence, chaque écran de Wise Ed mène à l’export, afin que l’établissement puisse encore retirer ses données.
Enseignants, mémoires, diplômes et factures issus d’un autre système
- Les enseignants et leurs habilitations, à partir de la liste propre à l’établissement : titres, habilitations, domaines de recherche, ORCID. Chaque ligne est rapprochée d’un enseignant de l’emploi du temps par e-mail, à défaut par nom ; une habilitation déjà présente dans l’historique est laissée telle quelle, et l’e-mail et le téléphone ne sont pas écrits - ils relèvent de l’emploi du temps. Voir la fiche de l’enseignant.
- Les mémoires terminés, enregistrés tels que soutenus, avec leurs directeurs rapprochés de vos enseignants.
- Les diplômes déjà délivrés ailleurs, dont les numéros sont conservés exactement tels que délivrés, en dehors de votre propre numérotation, et jamais réimprimés.
- Les factures émises par un autre système comptent dans chaque solde et chaque relevé, et ne sont jamais rééditées, renumérotées, envoyées comme factures électroniques ni transmises deux fois à votre comptable. Un paiement qui mentionne un numéro de facture règle cette facture.
- Les mêmes étapes que pour tout import : un aperçu de chaque ligne, une simulation, un rapport et l’annulation ; un enregistrement déjà présent est laissé tel quel.
À savoir
Les factures arrivent dans la monnaie de l’établissement, et un avoir ou une ligne négative de l’ancien système arrive pour ce que la ligne représentait. Une facture ou un diplôme importé conserve le support du système qui l’a émis, et un diplôme importé est annulé, jamais supprimé. Le jury d’un mémoire importé est conservé sous forme de texte. Dites-nous ce que contient l’ancien système avant de planifier la migration, et nous vous dirons ce qu’elle demande.
Questions sur l’entrée et la sortie des données
Pouvons-nous essayer un import sans rien modifier ?
Oui. La simulation exécute tout l’import avec toutes les règles, puis l’annule. Et un import qui a été appliqué peut encore être annulé.
Que se passe-t-il si le même étudiant figure deux fois dans le fichier ?
La première ligne est importée et la seconde est refusée, avec son motif dans le rapport.
Devons-nous demander nos données à Wise Technologies ?
Non. L’export complet est un bouton parmi les paramètres propres à l’établissement, qu’aucun interrupteur de module ne peut masquer. Celui qui détient le droit appuie dessus et télécharge le fichier.
Notre logiciel de comptabilité peut-il lire les fichiers ?
Les fichiers ERP adoptent le séparateur, la marque décimale et le format de date que le logiciel lit, et portent les comptes et les centres de coûts de l’établissement. À côté, l’export du module financier destiné à la comptabilité reste tel quel.
Fonctionne avec
Chaque module fonctionne seul. Voici ceux avec lesquels il fait davantage.
Examens et notes
Relevés d’examen, saisie des notes en ligne, règles qui disent pourquoi, validation et relevé de notes.
Finances
Grille tarifaire, échéances, factures avec code QR de paiement, paiements et qui doit quoi.
Données et confidentialité
Rôles, journaux, consentements, ce qui ne quitte jamais Wise Ed, et l’export complet.
Voir Wise Ed sur votre propre établissement
Réservez une présentation en ligne. Nous passerons en revue le fonctionnement actuel de votre scolarité et vous montrerons la même tâche dans Wise Ed — avec vos programmes, et non un jeu de données de démonstration.