Plan de estudios y registros
Programas, asignaturas, el plan de estudios y la ficha del estudiante, cada cambio guardado.
Registros y admisión
Datos de entrada y salida
Una institución que viene de otro sistema trae sus datos sin nuestra ayuda, y puede sacarlos de la misma manera. Once tipos de datos entran por un solo asistente con prueba y deshacer, cada lista sale como archivo, y un botón prepara todo lo que Wise Ed guarda de la institución.
- Una prueba que comprueba el archivo, no una conjetura sobre él
- Una calificación importada se deshace con una corrección, nunca se borra
- La exportación completa no necesita a nadie de Wise Technologies
El asistente de importación
Once tipos de datos (estudiantes, asignaturas, filas del plan de estudios, matrículas, calificaciones de otro sistema, pagos, contactos del CRM, docentes y sus habilitaciones, tesis ya defendidas, títulos emitidos en otro lugar y facturas de otro sistema) y los mismos pasos para cada uno.
El archivo
CSV o Excel, con la primera fila con los nombres de las columnas. Se quitan los espacios antes y después de cada valor. Cada tipo tiene una plantilla de Excel vacía con las columnas en el idioma del lector y una hoja que explica cada una.
Las columnas
Cada columna se deduce de su nombre en cualquiera de los idiomas de la secretaría, o se recuerda de la última importación de ese tipo en la institución. Una deducción equivocada se corrige una sola vez.
Las filas
Fila por fila, lo que ocurriría (nuevo, modificado, ya así, sin tocar, no escrito) y todo lo que esté mal, en palabras sencillas. Para un registro que ya existe, la secretaría elige: modificarlo con lo que dice el archivo, o dejarlo como está. Una celda vacía nunca vacía un registro.
Prueba
Toda la importación hecha con cada regla y cada rechazo, y luego deshecha. No se guarda nada, y se dice qué se rechazaría.
Importar, informe, deshacer
Cada fila se escribe por los guardados propios del módulo y queda registrada, con un informe para descargar. Deshacer retira lo que la importación agregó, salvo que algo ya lo use, y restituye lo que cambió, salvo que alguien lo haya modificado después.
Venir de otro sistema
- Las calificaciones históricas se asientan en actas de examen cerradas de su asignatura y fecha, marcadas como importadas. Una calificación nunca se borra: deshacer la importación registra una corrección, que el historial del estudiante muestra.
- Los duplicados se reconocen por sus claves naturales: el número de matrícula, el documento de identidad o el correo de un estudiante, el código de una asignatura, el estudiante, la asignatura y la fecha de una calificación. La misma clave dos veces en un archivo se rechaza en la segunda fila.
- Los pagos de un programa contable o de un archivo del banco se concilian con las facturas como un extracto bancario: por la referencia, luego un número de factura en el concepto, y después el monto y el nombre del pagador. Un pago ya registrado se deja como está.
- Los números de identidad se quedan en el registro. El historial de la importación guarda lo que cambió una actualización, salvo el documento de identidad y los números tributarios.
- Lo que el horario ya tiene no necesita archivo: programas, asignaturas, el plan de estudios y los estudiantes de este año pasan desde él en una sola acción; véase plan de estudios y registros.
Fuera de cada lista
- Cada lista de la secretaría se exporta a Excel o CSV: todas las páginas bajo la búsqueda y los filtros actuales de la lista, no solo la página en pantalla. Para otro programa, “un valor por fila, repetido” repite los encabezados de grupo en cada fila y divide una celda con varios valores en filas.
- Un permiso propio. Cuando una institución tiene roles, solo un rol con la marca “Exportar listas a Excel / CSV” puede exportar; la API rechaza al resto, y cada exportación queda registrada.
- Archivos para la contabilidad (ERP), en Finanzas: las facturas, líneas de factura, pagos y saldos abiertos de un período, con las cuentas y centros de costo de la institución, en el separador, la marca decimal y el formato de fecha que lee su programa contable.
La exportación completa
Todo lo que la institución guarda en Wise Ed, en un solo archivo ZIP, en formatos abiertos y documentados, cuando la institución lo quiera y sin pedírselo a nadie.
Más en datos y privacidad.
- Un archivo CSV por cada tabla de Wise Ed; los catálogos del horario a los que apuntan los registros; el propio horario como clases y reservas con fecha; y los módulos de estudiantes del horario: electivas, ubicaciones, fechas de examen, inscripción a exámenes y asistencia.
- Los archivos como archivos reales: los adjuntos de solicitudes, tesis y resoluciones, nombrados a partir de la fila que los contiene.
- Descrito dentro del archivo: README.txt, format.html con cada tabla y cada columna explicadas, schema.json para programas, y SHA256SUMS.txt, que prueba que ningún archivo fue modificado.
- Las credenciales se quedan fuera. Las contraseñas, las claves de acceso y otros secretos no son datos de nadie; sus columnas quedan vacías, y withheld.csv lista cada una.
- Un botón, unos minutos. El servidor prepara el archivo mientras la secretaría hace otra cosa, y lo conserva 7 días. Cada solicitud y descarga queda en el registro propio de la institución.
- Un permiso propio en los roles. En una institución sin roles, solo lo tienen quienes administran Wise Ed.
- Abierta tras terminar una licencia. Durante 90 días después de que termina una licencia, cada pantalla de Wise Ed conduce a la exportación, de modo que la institución aún puede sacar sus datos.
Docentes, tesis, títulos y facturas de otro sistema
- Docentes y sus habilitaciones desde la lista propia de la institución: títulos, habilitaciones, áreas de investigación, ORCID. Cada fila se asocia con un docente del horario por correo y, si no, por nombre; una habilitación que ya está en el historial se deja como está, y el correo y el teléfono no se escriben: pertenecen al horario. Véase la ficha del docente.
- Tesis ya defendidas, escritas tal como se defendieron, con sus directores asociados a sus docentes.
- Títulos ya emitidos en otro lugar, con sus números conservados exactamente como se emitieron, fuera de su propia numeración, y nunca reimpresos.
- Las facturas emitidas por otro sistema cuentan en cada saldo y estado de cuenta, y nunca se vuelven a emitir, renumerar, enviar como facturas electrónicas ni enviar dos veces a su contador. Un pago que nombra un número de factura paga esa factura.
- Los mismos pasos que toda importación: una vista previa de cada fila, una prueba, un informe y deshacer; un registro que ya existe se deja como está.
Conviene saber
Las facturas entran en la moneda propia de la institución, y una nota de crédito o una línea negativa del sistema anterior entra como lo que la línea sumaba. Una factura o un título importado conserva el papel del sistema que lo emitió, y un título importado se anula, nunca se borra. El tribunal de una tesis importada se guarda como texto. Cuéntenos qué guarda el sistema anterior antes de planificar el traslado, y le diremos lo que requiere.
Preguntas sobre datos de entrada y salida
¿Podemos probar una importación sin cambiar nada?
Sí. La prueba hace toda la importación con cada regla y luego la deshace. Y una importación que ya se aplicó todavía puede deshacerse.
¿Qué pasa si el mismo estudiante está dos veces en el archivo?
Se importa la primera fila y se rechaza la segunda, con su motivo en el informe.
¿Tenemos que pedirle nuestros datos a Wise Technologies?
No. La exportación completa es un botón entre los ajustes propios de la institución, que ningún interruptor de módulo puede ocultar. Quien tiene el permiso lo presiona y descarga el archivo.
¿Nuestro programa contable puede leer los archivos?
Los archivos ERP toman el separador, la marca decimal y el formato de fecha que lee el programa, y llevan las cuentas y centros de costo de la institución. Junto a ellos, la exportación contable propia del módulo de finanzas sigue como está.
Funciona con
Cada módulo funciona por sí solo. Estos son aquellos con los que hace más.
Exámenes y calificaciones
Actas de examen, ingreso de calificaciones en línea, reglas que dicen por qué, cierre y certificado de notas.
Finanzas
Lista de precios, cuotas, facturas con código QR de pago, pagos y quién debe qué.
Datos y privacidad
Roles, registros, consentimientos, lo que nunca sale de Wise Ed, y la exportación completa.
Vea Wise Ed en su propia institución
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