Plano curricular e registos
Programas, disciplinas, plano curricular e registo do estudante, com todas as alterações guardadas.
Registos e admissão
Dados de entrada e saída
Uma escola que muda de outro sistema traz os seus dados sem nós, e pode levá-los da mesma forma. Onze tipos de dados entram através de um assistente com simulação e anulação, todas as listas saem como ficheiro, e um botão prepara tudo o que o Wise Ed guarda para a escola.
- Uma simulação que prova o ficheiro, não um palpite sobre ele
- Uma nota importada é anulada por uma correção, nunca apagada
- A exportação completa não precisa de ninguém na Wise Technologies
O assistente de importação
Onze tipos de dados — estudantes, disciplinas, linhas do plano curricular, matrículas, notas de outro sistema, pagamentos, contactos do CRM, docentes e as suas habilitações, teses concluídas, diplomas emitidos noutro lugar e faturas de outro sistema — e os mesmos passos para cada um.
O ficheiro
CSV ou Excel, com a primeira linha a indicar as colunas. Os espaços antes e depois de cada valor são removidos. Cada tipo tem um modelo Excel vazio com as colunas no idioma do leitor e uma folha que explica cada uma.
As colunas
Cada coluna é adivinhada pelo seu nome em qualquer dos treze idiomas da secretaria, ou memorizada da última importação desse tipo feita pela escola. Um palpite errado corrige-se uma vez.
As linhas
Linha a linha, o que aconteceria — novo, alterado, já assim, deixado como está, não escrito — e tudo o que estiver errado, em palavras simples. Para um registo que já existe, a secretaria escolhe: alterá-lo com o que o ficheiro diz, ou deixá-lo como está. Uma célula vazia nunca esvazia um registo.
Simulação
A importação inteira feita com todas as regras e todas as recusas, e depois anulada. Nada é guardado, e o que seria recusado é indicado.
Importar, relatório, anular
Cada linha escrita pelas gravações do próprio módulo e registada, com um relatório para descarregar. A anulação retira o que a importação acrescentou, a menos que entretanto algo o utilize, e repõe o que alterou, a menos que alguém o tenha alterado desde então.
Mudança de outro sistema
- As notas históricas vão para registos de exame encerrados da sua disciplina e data, marcadas como importadas. Uma nota nunca é apagada: anular a importação introduz um lançamento corretivo, que o histórico do estudante mostra.
- Os duplicados são reconhecidos pelas suas chaves naturais: o número de matrícula, a identificação nacional ou o e-mail de um estudante, o código de uma disciplina, o estudante, a disciplina e a data de uma nota. A mesma chave duas vezes no mesmo ficheiro é recusada na segunda linha.
- Os pagamentos de um programa de contabilidade ou de um ficheiro bancário são conciliados com as faturas como um extrato bancário: pela referência, depois por um número de fatura na finalidade, depois pelo montante e pelo nome do pagador. Um pagamento já registado é deixado como está.
- Os números de identificação nacional ficam no registo. O registo da importação guarda o que uma atualização alterou, exceto os números de identificação nacional e fiscal.
- O que o horário já tem não precisa de ficheiro: programas, disciplinas, plano curricular e estudantes deste ano passam de lá numa só ação — ver Plano curricular e registos.
De todas as listas
- Todas as listas da secretaria exportam-se para Excel ou CSV — todas as páginas sob a pesquisa e os filtros atuais da lista, não apenas a página no ecrã. Para outro programa, «um valor por linha, repetido» repete os cabeçalhos de grupo em cada linha e divide uma célula com vários valores em linhas.
- Um direito próprio. Quando uma escola tem funções, só uma função com a marca «Exportar listas para Excel / CSV» pode exportar; a API recusa as restantes e cada exportação fica registada.
- Ficheiros para a contabilidade (ERP), em Finanças: as faturas, linhas de fatura, pagamentos e saldos em aberto de um período, com as contas e centros de custo da escola, no separador, na marca decimal e no formato de data que o seu programa de contabilidade lê.
A exportação completa
Tudo o que a escola guarda no Wise Ed, num só ficheiro ZIP, em formatos abertos e documentados — sempre que a escola o quiser, sem pedir a ninguém.
Mais sobre dados e privacidade.
- Um ficheiro CSV por tabela do Wise Ed; os catálogos do horário para os quais os registos apontam; o próprio horário como aulas e reservas datadas; e os módulos de estudantes do horário — optativas, estágios, datas de exame, inscrição em exames e assiduidade.
- Os ficheiros como ficheiros reais: anexos de pedidos, teses e decisões, nomeados a partir da linha que os contém.
- Descrito no próprio ficheiro: README.txt, format.html com todas as tabelas e colunas explicadas, schema.json para os programas e SHA256SUMS.txt, que prova que nenhum ficheiro foi alterado.
- As credenciais ficam de fora. Palavras-passe, chaves de acesso e outros segredos não são dados sobre ninguém; as respetivas colunas ficam vazias e withheld.csv lista cada uma delas.
- Um botão, alguns minutos. O servidor prepara o ficheiro enquanto a secretaria faz outra coisa e conserva-o durante 7 dias. Cada pedido e cada transferência ficam no registo da própria instituição.
- Um direito próprio nos perfis. Numa instituição sem perfis, apenas as pessoas que administram o Wise Ed o detêm.
- Aberto depois de terminar a licença. Durante 90 dias após o fim de uma licença, todos os ecrãs do Wise Ed conduzem à exportação, para que a instituição possa ainda retirar os seus dados.
Docentes, trabalhos finais, diplomas e faturas de outro sistema
- Docentes e respetivas habilitações a partir da lista da própria instituição: títulos, habilitações, áreas de investigação, ORCID. Cada linha é associada a um docente do horário pelo e-mail ou, na falta dele, pelo nome; uma habilitação já existente no histórico fica como está, e o e-mail e o telefone não são escritos - pertencem ao horário. Ver a ficha do docente.
- Trabalhos finais concluídos, registados tal como foram defendidos, com os orientadores associados aos seus docentes.
- Diplomas já emitidos noutro sistema, com os números mantidos exatamente como foram emitidos, fora da sua numeração e nunca reimpressos.
- As faturas emitidas por outro sistema contam em todos os saldos e extratos e nunca são reemitidas, renumeradas, enviadas como faturas eletrónicas nem enviadas duas vezes ao seu contabilista. Um pagamento que indique o número de uma fatura liquida essa fatura.
- Os mesmos passos de qualquer importação: pré-visualização de cada linha, simulação, relatório e anulação; um registo que já exista fica como está.
Convém saber
As faturas entram na moeda da própria instituição, e uma nota de crédito ou uma linha negativa do sistema antigo entra pelo valor a que a linha chegou. Uma fatura ou um diploma importado mantém o modelo do sistema que o emitiu, e um diploma importado é anulado, nunca eliminado. O júri de um trabalho final importado é conservado como texto. Diga-nos o que o sistema antigo contém antes de planear a migração e indicaremos o que ela exige.
Perguntas sobre dados que entram e saem
Podemos experimentar uma importação sem alterar nada?
Sim. A simulação executa a importação completa com todas as regras e depois desfaz-a. E uma importação que tenha sido aplicada ainda pode ser anulada.
E se o mesmo estudante constar duas vezes no ficheiro?
A primeira linha é importada e a segunda é recusada, com o motivo indicado no relatório.
Temos de pedir os nossos dados à Wise Technologies?
Não. A exportação completa é um botão entre as definições da própria instituição, que nenhum interruptor de módulo pode ocultar. Quem detém o direito prime-o e transfere o ficheiro.
O nosso programa de contabilidade consegue ler os ficheiros?
Os ficheiros ERP adotam o separador, a vírgula decimal e o formato de data que o programa lê, e trazem as contas e os centros de custo da instituição. A par deles, a exportação própria do módulo financeiro para a contabilidade mantém-se como está.
Funciona com
Cada módulo funciona por si só. Estes são aqueles com que faz mais.
Exames e notas
Registos de exames, lançamento de notas online, regras que explicam o porquê, validação e histórico académico.
Finanças
Tabela de preços, prestações, faturas com código QR de pagamento, pagamentos e quem deve o quê.
Dados e privacidade
Funções, registos, consentimentos, o que nunca sai do Wise Ed e a exportação completa.
Veja o Wise Ed na sua escola
Marque uma apresentação online. Mostramos como funciona hoje a sua secretaria académica e o mesmo trabalho no Wise Ed, com os seus programas, não com dados de demonstração.