Studieplan och register
Program, kurser, studieplanen och studentregistret, med alla ändringar sparade.
Register och antagning
Data in och ut
Ett lärosäte som flyttar från ett annat system för in sina data utan oss, och kan ta ut dem på samma sätt. Elva slags data kommer in via en guide med provkörning och ångra, varje lista går ut som en fil, och en knapp förbereder allt som Wise Ed har för lärosätet.
- En provkörning som bevisar filen, inte en gissning om den
- Ett importerat betyg ogiltigförklaras av en rättelse, raderas aldrig
- Den fullständiga exporten kräver ingen på Wise Technologies
Importguiden
Elva slags data — studenter, kurser, rader i studieplanen, registreringar, betyg från ett annat system, betalningar, CRM-kontakter, lärare och deras docentbehörigheter, avslutade examensarbeten, examensbevis utfärdade på annat håll och fakturor från ett annat system — och samma steg för vart och ett.
Filen
CSV eller Excel, med första raden som anger kolumnerna. Mellanslag före och efter varje värde tas bort. Varje slag har en tom Excel-mall med kolumnerna på läsarens språk och ett blad som förklarar var och en.
Kolumnerna
Varje kolumn gissas utifrån sitt namn på vilket som helst av studieadministrationens tretton språk, eller hämtas från lärosätets senaste import av det slaget. En felaktig gissning rättas en gång.
Raderna
Rad för rad, vad som skulle hända — ny, ändrad, redan så, lämnad orörd, inte skriven — och allt som är fel, med enkla ord. För en post som redan finns väljer studieadministrationen: ändra den med det filen säger, eller lämna den orörd. En tom cell tömmer aldrig en post.
Provkörning
Hela importen görs med varje regel och varje avslag, och tas sedan tillbaka. Ingenting sparas, och det som skulle ha avvisats anges.
Importera, rapportera, ångra
Varje rad skrivs via modulens egna sparfunktioner och loggas, med en rapport att ladda ned. Ångra tar tillbaka det som importen lade till, om inte något använder det nu, och återställer det den ändrade, om inte någon har ändrat det sedan.
Att flytta från ett annat system
- Äldre betyg förs in på de stängda tentamensprotokollen för deras kurs och datum, markerade som importerade. Ett betyg raderas aldrig: att ångra importen för in en rättande post, som studentens historik visar.
- Dubbletter känns igen på sina naturliga nycklar: studentens registreringsnummer, personnummer eller e-post, kursens kod, studenten, kursen och datumet för ett betyg. Samma nyckel två gånger i en fil avvisas på den andra raden.
- Betalningar från ett bokföringsprogram eller en bankfil stäms av mot fakturor på samma sätt som ett kontoutdrag: via referensen, sedan ett fakturanummer i ändamålet, sedan beloppet och betalarens namn. En betalning som redan är registrerad lämnas orörd.
- Personnummer stannar i registret. Importens logg sparar vad en uppdatering ändrade, utom personnummer och skattenummer.
- Det som schemat redan har kräver ingen fil: program, kurser, studieplanen och årets studenter förs över därifrån med en åtgärd — se Studieplan och register.
Ut ur varje lista
- Varje lista i studieadministrationen exporteras till Excel eller CSV — alla sidor under listans aktuella sökning och filter, inte bara sidan på skärmen. För ett annat program upprepar ”ett värde per rad, upprepat” gruppsrubriker på varje rad och delar en cell med flera värden i rader.
- En egen rättighet. När ett lärosäte har roller får bara en roll med bocken ”Exportera listor till Excel / CSV” exportera; API:et avvisar resten, och varje export loggas.
- Filer för bokföring (ERP), under Ekonomi: fakturor, fakturarader, betalningar och öppna saldon för en period, med lärosätets konton och kostnadsställen, i det skiljetecken, det decimaltecken och det datumformat som dess bokföringsprogram läser.
Den fullständiga exporten
Allt som lärosätet har i Wise Ed, i en ZIP-fil, i öppna och dokumenterade format — när lärosätet vill, utan att fråga någon.
Mer om data och integritet.
- En CSV-fil per tabell i Wise Ed; schemats kataloger som posterna pekar på; schemat självt som daterade lektioner och bokningar; och schemats studentmoduler — kursval, praktikplatser, tentadatum, tentamensanmälan och närvaro.
- Filerna som verkliga filer: bilagor till ansökningar, examensarbeten och beslut, namngivna efter den rad som innehåller dem.
- Beskrivet i själva filen: README.txt, format.html med varje tabell och kolumn förklarad, schema.json för program och SHA256SUMS.txt, som visar att ingen fil har ändrats.
- Inloggningsuppgifter lämnas kvar. Lösenord, åtkomstnycklar och andra hemligheter är inte data om någon; deras kolumner förblir tomma, och withheld.csv listar var och en.
- En knapp, några minuter. Servern förbereder filen medan kansliet gör något annat och sparar den i 7 dagar. Varje begäran och nedladdning finns i lärosätets egen logg.
- En egen behörighet bland rollerna. På ett lärosäte utan roller innehas den bara av dem som administrerar Wise Ed.
- Öppen efter att en licens upphört. I 90 dagar efter att en licens upphört leder varje Wise Ed-skärm till exporten, så att lärosätet fortfarande kan ta ut sina data.
Lärare, examensarbeten, examensbevis och fakturor från ett annat system
- Lärare och deras docentkompetenser från lärosätets egen lista: titlar, docentkompetenser, forskningsområden, ORCID. Varje rad matchas mot en lärare i schemat via e-post, annars via namn; en docentkompetens som redan finns i historiken lämnas som den är, och e-post och telefon skrivs inte - de tillhör schemat. Se lärarkortet.
- Avslutade examensarbeten, inskrivna som de försvarades, med handledarna matchade mot era lärare.
- Examensbevis som redan utfärdats på annat håll, med numren bevarade exakt som utfärdade, utanför er egen numrering, och aldrig omtryckta.
- Fakturor utfärdade av ett annat system räknas med i varje saldo och kontoutdrag, och utfärdas aldrig på nytt, numreras aldrig om, skickas aldrig som e-fakturor och skickas aldrig två gånger till er redovisningsbyrå. En betalning som anger ett fakturanummer betalar den fakturan.
- Samma steg som vid varje import: en förhandsvisning av varje rad, en provkörning, en rapport och ångra; en post som redan finns lämnas som den är.
Bra att veta
Fakturor importeras i lärosätets egen valuta, och en kreditnota eller negativ rad i det gamla systemet importeras som det belopp raden uppgick till. En importerad faktura eller ett importerat examensbevis behåller det underlag som det utfärdande systemet använde, och ett importerat examensbevis makuleras, aldrig raderas. Kommittén för ett importerat examensarbete sparas som text. Berätta vad det gamla systemet innehåller innan ni planerar flytten, så säger vi vad det kräver.
Frågor om data in och ut
Kan vi pröva en import utan att ändra något?
Ja. Provkörningen genomför hela importen med alla regler och tar sedan tillbaka den. Och en import som har tillämpats kan fortfarande ångras.
Vad händer om samma student finns två gånger i filen?
Den första raden importeras och den andra avvisas, med skälet angivet i rapporten.
Måste vi be Wise Technologies om våra data?
Nej. Den fullständiga exporten är en knapp bland lärosätets egna inställningar, som ingen modulbrytare kan dölja. Den som har behörigheten trycker på den och laddar ner filen.
Kan vårt redovisningsprogram läsa filerna?
ERP-filerna följer det avgränsningstecken, decimaltecken och datumformat som programmet läser, och innehåller lärosätets konton och kostnadsställen. Vid sidan av dem finns ekonomimodulens egen export för redovisning kvar som den är.
Fungerar med
Varje modul fungerar för sig. Det här är de som den gör mer tillsammans med.
Tentor och betyg
Tentamensprotokoll, betygsregistrering online, regler som anger skäl, attestering och betygsutdraget.
Ekonomi
Prislista, delbetalningar, fakturor med betalnings-QR-kod, betalningar och vem som är skyldig vad.
Data och integritet
Roller, loggar, samtycken, vad som aldrig lämnar Wise Ed och den fullständiga exporten.
Se Wise Ed på ert eget lärosäte
Boka en presentation online. Vi går igenom hur er studieadministration arbetar i dag och visar samma uppgift i Wise Ed — med era program, inte med ett demonstrationsdataset.