Proceso
El ciclo anual del horario
Del traspaso a la publicación. Los estadounidenses lo llaman la construcción del horario, los británicos el traspaso y los australianos el desarrollo del horario — son los mismos nueve meses, y el software ocupa una parte sorprendentemente pequeña.
La forma del año
Una oficina de horarios no construye un horario una sola vez. Ejecuta un ciclo anual en el que la construcción es una etapa entre seis, y las etapas que más tiempo de calendario consumen son las que involucran a otras personas.
El ciclo es más o menos el mismo en todas partes, que es lo útil de él: una institución que se compara con otra compara las mismas etapas, se llamen como se llamen localmente.
Las seis etapas, y cómo se llama cada una
| Etapa | Reino Unido | Estados Unidos | Qué ocurre realmente |
|---|---|---|---|
| 1 | Traspaso | Roll forward | La estructura del año pasado se copia a la base de datos del año siguiente. Las aulas, el personal y los módulos pasan; los horarios normalmente no. |
| 2 | Recopilación de datos | Construcción del horario, fase 1 | Los departamentos indican qué enseñan, a quién y con qué personal. Esta es la etapa que se retrasa. |
| 3 | Recogida de restricciones | Preferencias de los instructores | Las solicitudes de disponibilidad y no disponibilidad llegan del personal, normalmente tarde y normalmente por correo electrónico. |
| 4 | Generación | Ejecución del optimizador, fase prioritaria | La máquina coloca lo que puede. De minutos a horas. |
| 5 | Resolución | Fase manual | Una persona coloca lo que la máquina no pudo, y negocia las reglas que lo hicieron imposible. |
| 6 | Publicación | Calendario de clases publicado | Estudiantes y personal lo ven. En el Reino Unido esto suele comprometerse con semanas de antelación por política; Macquarie publica ocho semanas antes, ACU cuatro. |
Por qué domina la segunda etapa
Toda institución que ha pasado por esto conoce la respuesta y toda institución a punto de comprar software espera que no sea cierta: el generador es rápido y la recogida de datos no. Un departamento que devuelve sus necesidades docentes con tres semanas de retraso retrasa la publicación tres semanas, y ninguna optimización lo recupera.
Por eso las preguntas honestas que hay que hacer a un proveedor son sobre las etapas uno a tres y no sobre la cuatro. ¿Puede el personal enviar su propia disponibilidad, para que no llegue por correo? ¿Puede la estructura del año pasado pasar al siguiente, para que nadie la reescriba? ¿Puede un departamento ver lo que ha devuelto y lo que no?
Dos detalles que muerden
Patrones de semanas. Un año académico británico no es una sucesión continua de semanas idénticas: semanas lectivas, semanas de lectura, semanas de evaluación y vacaciones se intercalan, y el número de semana lectiva no es la semana del calendario ISO. Un traspaso que lleva los rangos de semanas antiguos a un año cuyas fechas de periodos se han movido produce un horario correcto en su forma y equivocado por una semana.
Periodos que no son años. Las instituciones australianas hacen el traspaso por periodo de estudio, dos o más veces al año, y las estadounidenses por trimestre. Un ciclo anual es una suposición británica, y un sistema que solo entiende un traspaso al año falla en silencio en esos mercados.
Dónde está esto en Wise Timetable
La transición es una sola pantalla: la herramienta de paso al siguiente año académico siembra la base de datos del año siguiente a partir de esta, conserva las aulas y los docentes y descarta los horarios del año pasado. La disponibilidad de los docentes se recoge de los propios docentes y no por correo, y la importación de datos cubre las devoluciones de los departamentos.
Un calendario realista para un primer año, con las etapas que dominan señaladas con honestidad, está en cuánto tarda en ponerse en marcha un horario.
¿Quiere verlo funcionando?
Reserve una presentación en línea de 45 minutos y la recorreremos con el propio problema de programación de su institución.