Processo
Il ciclo annuale dell’orario
Dal rollover alla pubblicazione. Gli americani lo chiamano schedule build, i britannici rollover e gli australiani timetable development — sono gli stessi nove mesi, e il software ne occupa una parte sorprendentemente piccola.
La forma dell'anno
Un ufficio orari non costruisce un orario una volta sola. Svolge un ciclo annuale in cui la costruzione è una fase su sei, e le fasi che consumano più tempo di calendario sono quelle che coinvolgono altre persone.
Il ciclo è più o meno lo stesso ovunque, ed è questo l'aspetto utile: un ateneo che si confronta con un altro confronta le stesse fasi, comunque vengano chiamate localmente.
Le sei fasi, e come si chiamano
| Fase | Gran Bretagna | Stati Uniti | Che cosa accade davvero |
|---|---|---|---|
| 1 | Rollover | Roll forward | La struttura dell'anno scorso viene copiata nel database dell'anno successivo. Aule, personale e moduli passano; gli orari di solito no. |
| 2 | Raccolta dei dati | Schedule build, phase 1 | I dipartimenti indicano che cosa insegnano, a chi e con quale personale. È la fase che slitta. |
| 3 | Constraint collection | Instructor preferences | Le richieste di disponibilità e indisponibilità arrivano dal personale, di solito in ritardo e di solito via email. |
| 4 | Generazione | Optimizer run, priority phase | La macchina colloca ciò che può. Da minuti a ore. |
| 5 | Risoluzione | Manual phase | Una persona colloca ciò che la macchina non è riuscita a collocare e negozia le regole che lo avevano reso impossibile. |
| 6 | Pubblicazione | Schedule of classes published | Studenti e personale lo vedono. In Gran Bretagna di norma viene fissato settimane prima per politica; Macquarie pubblica otto settimane prima, ACU quattro. |
Perché la seconda fase domina
Ogni ateneo che ci è passato conosce la risposta e ogni ateneo sul punto di acquistare un software spera che non sia vera: il generatore è veloce e la raccolta dei dati no. Un dipartimento che restituisce le proprie esigenze didattiche con tre settimane di ritardo sposta la pubblicazione di tre settimane, e nessuna ottimizzazione lo recupera.
Ecco perché le domande oneste da porre a un fornitore riguardano le fasi da uno a tre anziché la fase quattro. Il personale può inserire da sé la propria disponibilità, così non arriva via email? La struttura dell'anno scorso può essere riportata avanti, così nessuno la digita di nuovo? Un dipartimento può vedere che cosa ha restituito e che cosa no?
Due dettagli che mordono
Schemi di settimane. Un anno accademico britannico non è una serie continua di settimane identiche: settimane di lezione, settimane di studio, settimane di valutazione e vacanze si alternano, e il numero della settimana di insegnamento non è la settimana del calendario ISO. Un rollover che porta i vecchi intervalli di settimane in un anno le cui date dei periodi si sono spostate produce un orario giusto nella forma e sbagliato di una settimana.
Periodi che non sono anni. Gli atenei australiani fanno il rollover per periodo di studio, due o più volte l'anno, e quelli americani per periodo. Un ciclo annuale è un presupposto britannico, e un sistema che comprende un solo rollover l'anno fallisce silenziosamente in quei mercati.
Dove si colloca in Wise Timetable
Il passaggio è una sola schermata: passare all'anno accademico successivo popola il database dell'anno successivo a partire da questo, mantiene aule e docenti e scarta gli orari dell'anno scorso. La disponibilità dei docenti viene raccolta dai docenti stessi anziché via email, e l'importazione dei dati copre i resoconti dei dipartimenti.
Una tempistica realistica per un primo anno, con le fasi che dominano segnalate onestamente, è in quanto tempo serve per mettere in linea un orario.
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