Processo
O ciclo anual do horário
Da transição à publicação. Os americanos chamam-lhe schedule build, os britânicos chamam-lhe rollover e os australianos chamam-lhe timetable development — são os mesmos nove meses, e o software ocupa uma parte surpreendentemente pequena deles.
A forma do ano
Um gabinete de horários não constrói um horário uma só vez. Executa um ciclo anual em que a construção em si é uma etapa entre seis, e as etapas que consomem mais tempo de calendário são as que envolvem outras pessoas.
O ciclo tem, em linhas gerais, o mesmo aspeto em todo o lado, o que é o útil nele: uma instituição que se compara com outra compara as mesmas etapas, seja qual for o nome que localmente lhes dão.
As seis etapas e como cada uma se chama
| Etapa | Grã-Bretanha | Estados Unidos | O que realmente acontece |
|---|---|---|---|
| 1 | Rollover | Roll forward | A estrutura do ano anterior é copiada para a base de dados do ano seguinte. Salas, docentes e disciplinas transitam; os horários normalmente não. |
| 2 | Recolha de dados | Schedule build, phase 1 | Os departamentos indicam o que vão lecionar, a quem e com que docentes. É a etapa que se atrasa. |
| 3 | Constraint collection | Instructor preferences | Os pedidos de disponibilidade e indisponibilidade chegam dos docentes, normalmente tarde e normalmente por email. |
| 4 | Generation | Optimizer run, priority phase | A máquina coloca o que consegue. De minutos a horas. |
| 5 | Resolution | Manual phase | Uma pessoa coloca o que a máquina não conseguiu e negoceia as regras que o tornaram impossível. |
| 6 | Publication | Schedule of classes published | Estudantes e docentes veem-no. Na Grã-Bretanha, é tipicamente fixado semanas antes por política; a Macquarie publica oito semanas antes, a ACU quatro. |
Por que razão a etapa dois domina
Todas as instituições que passaram por isto conhecem a resposta e todas as que estão prestes a comprar software esperam que não seja verdade: o gerador é rápido e a recolha de dados não. Um departamento que devolve os seus requisitos de lecionação com três semanas de atraso adia a publicação três semanas, e nenhuma otimização o recupera.
É por isso que as perguntas honestas a fazer a um fornecedor dizem respeito às etapas um a três e não à etapa quatro. Os docentes podem submeter a sua própria disponibilidade, para que não chegue por email? A estrutura do ano anterior pode ser transportada, para que ninguém a reescreva? Um departamento pode ver o que devolveu e o que não devolveu?
Dois pormenores que mordem
Padrões de semanas. Um ano académico britânico não é uma sequência contínua de semanas idênticas: semanas letivas, semanas de estudo, semanas de avaliação e férias intercalam-se, e o número da semana letiva não é a semana do calendário ISO. Uma transição que transporte os antigos intervalos de semanas para um ano cujas datas dos períodos mudaram produz um horário certo na forma e errado por uma semana.
Períodos que não são anos. As instituições australianas transitam por período de estudo, duas ou mais vezes por ano, e as americanas por período letivo. Um ciclo anual é um pressuposto britânico, e um sistema que só compreende uma transição por ano falha silenciosamente nesses mercados.
Onde isto vive no Wise Timetable
A transição é um único ecrã: passar para o ano letivo seguinte semeia a base de dados do ano seguinte a partir desta, mantém as salas e os docentes e elimina os horários do ano anterior. A disponibilidade dos docentes é recolhida junto dos próprios docentes e não por email, e a importação de dados abrange as devoluções dos departamentos.
Um calendário realista para um primeiro ano, com as etapas que dominam assinaladas honestamente, encontra-se em quanto tempo demora a pôr um horário em funcionamento.
Quer ver isto a funcionar?
Marque uma apresentação online de 45 minutos e percorreremos a solução com base no problema de planeamento de horários da sua própria instituição.